名刺管理ソフトとは？
名刺管理ソフトは、名刺をデータ化し、名刺の管理を効率的に行うためのソフトです。有料の名刺管理ソフトは、無料版に比べて高い機能性やサポート体制が充実している傾向があります。特に有料版は、OCR技術の精度が高く、データの保存容量や共有機能が強化されていることが多いです。また、SFAやCRMといった顧客管理システムとの連携機能や、セキュリティ面での強化が図られている場合が多いです。近年、一部の名刺管理ソフトはビジネス向けSNSを統合しており、SNS上で顧客と接点を持ち、名刺交換を完結できる製品もあります。
有料の名刺管理ソフト（シェア上位）
名刺管理ソフトとは？
更新：2024年10月30日
名刺管理ソフトは、名刺をデータ化し、名刺の管理を効率的に行うためのソフトです。有料の名刺管理ソフトは、無料版に比べて高い機能性やサポート体制が充実している傾向があります。特に有料版は、OCR技術の精度が高く、データの保存容量や共有機能が強化されていることが多いです。また、SFAやCRMといった顧客管理システムとの連携機能や、セキュリティ面での強化が図られている場合が多いです。近年、一部の名刺管理ソフトはビジネス向けSNSを統合しており、SNS上で顧客と接点を持ち、名刺交換を完結できる製品もあります。
導入メリット
効率的な情報検索と整理
有料の名刺管理ソフトの導入により、紙の名刺をOCR技術でデータ化して一元管理することで、情報の検索や登録作業が効率化します。有料版は特にOCRの精度が高く、データ化のスピードも向上しているため、瞬時に必要な情報を見つけることができます。また、データのバックアップ機能や、他の担当者が交換した名刺の情報をリアルタイムで共有する機能も充実しています。
マルチデバイス利用
有料の名刺管理ソフトは、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からも名刺情報にアクセスできるため、外出先でも名刺情報の閲覧や登録が可能です。これにより、営業先への迅速な対応が可能になります。さらに、有料版ではモバイルアプリの機能が充実しており、オフラインでもデータを参照できる場合があります。
導入注意点
名刺のデータ化精度
有料の名刺管理ソフトは、OCR技術の精度が高く、スキャンした名刺の文字を正確に読み取ることができます。データ化の精度が不正確だと、二重チェックによる工数増加や顧客の情報を間違った状態で連絡するなどの問題が起こる可能性があります。有料版ではOCRの精度が99％以上のものや、人力によるデータチェックをアウトソーシングできる製品も多いため、データ化の精度を懸念する場合はこれらの製品を検討しましょう。
情報の取り扱い
名刺情報は取引先の重要な情報であり、漏洩は信用を失う重大なリスクになります。有料の名刺管理ソフトは、セキュリティ対策が強化されていることが多く、運営会社のセキュリティ要件を確認することが重要です。また、サービスの終了や乗り替え時における名刺情報のデータ引継ぎ、および引継ぎ後の取り扱いについても、有料版では専任のサポートが提供される場合が多く、安心して利用できます。
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名刺管理ソフトの選び方
1
個人利用または複数人の利用で選ぶ
有料の名刺管理ソフトは、個人利用向けとチームや複数人利用向けの製品に大別できます。個人利用向けの製品は、名刺のファイリングに特化したタイプの製品と、ビジネス向けのSNSを備えたタイプの製品があります。前者は名刺ファイルを電子化する用途に適しており、後者は名刺を利用して人脈を広げたり、転職活動する用途に適しています。 複数人利用向けの製品は、主に名刺ファイリングを目的としていますが、使用目的に応じた、SFAやCRMとの連携、スマートフォンの着信情報と名刺データの連動など、他カテゴリとの製品との連携機能を備えています。有料版のソフトウェアは、特にチーム全体での同期や共有機能が強化されていることが多いです。
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名刺の電子化方法で選ぶ
名刺の電子化方法には、スマートフォンのカメラで取り込んで電子化する方法と専用のスキャナーで取り込んで電子化する方法があります。有料の名刺管理ソフトは、どちらの方法でも高い精度と速度を提供することが多いです。スマートフォンで取り込むタイプは外出先など、場所を選ばずに名刺を電子化できるメリットがあります。一方、専用スキャナーで取り込むタイプは、専用スキャナがあるオフィスなどにスキャンできる場所が限られますが、スマートフォンで取り込むタイプに比べてスキャンの精度や速度に優れる傾向にあります。
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名刺情報と紐付けられるやりとりで選ぶ
一部の有料名刺管理ソフトでは、名刺情報と顧客とのやりとりを記録することができます。これにより、名刺管理ソフトを簡易的な顧客管理システムとして利用したい企業におすすめです。記録できるやりとりは以下です。 ・コンタクト履歴 名刺情報に紐づけてメールや電話などの履歴が閲覧できます。 ・商談、報告内容 名刺情報に紐づけて商談内容などをテキストで登録し、閲覧できます。日報や議事録などの用途にも利用できます。 ・スケジュール登録 名刺情報に紐づけてスケジュールを登録できます。打ち合わせ、納期などの日程を確認できます。
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外部データベースが利用できるサービスを選ぶ
有料の名刺管理ソフトの中には、外部のデータベースを利用できる製品があります。例えば、企業データベースと連携して、名刺交換した相手の企業の詳細を調べることができる製品があります。他にも、リスクデータベースと連携し、反社会的勢力のチェックや違法行為、コンプライアンス違反などのリスクを調査できる製品もあります。名刺管理ソフトの中で、企業情報の収集やリスク調査などを完結させたい場合はおすすめです。有料版ではこれらの機能が充実していることが多いです。
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他カテゴリとの連携要件で選ぶ
有料の名刺管理ソフトは、MAツール、SFAやCRM、請求書発行システムなどのカテゴリと相性が良いため、これらのカテゴリと連携できる製品があります。これにより、名刺交換した相手をリードとして登録したり、請求書の発行時に名刺情報を参照したデータ入力を行うことで、データ入力の手間やミスを削減できます。有料版では、特にこれらの連携機能が強化されており、ビジネスプロセス全体を効率化することが可能です
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