金融機関や医療機関など、顧客の個人情報や機密性の高いデータを扱う企業に適しています。オンプレミス型では、ホームページ制作に関わるすべてのデータを自社の管理下に置けるため、外部サービスへの情報流出リスクを抑えられます。クラウド型では、データがサービス提供会社のサーバーに保存されますが、オンプレミス型なら自社のセキュリティ基準に沿った管理が可能です。社内のネットワークから切り離した環境で制作作業を行うこともでき、情報漏洩対策を徹底できます。

官公庁や大企業など、組織独自のセキュリティ基準や情報管理規定を持つ組織に向いています。オンプレミス型なら、組織の定めるセキュリティポリシーに完全に準拠した環境を構築できます。具体的には、使用するソフトウェアのバージョン管理、アクセス権限の細かな設定、監査ログの取得方法などを自由に決められます。外部サービスの利用が制限されている組織でも、自社の基準を満たした形でホームページ作成環境を整えられます。

社内の顧客管理システムや在庫管理システムなど、既存システムとホームページを連携させたい企業に適しています。オンプレミス型では、社内ネットワーク上にある他のシステムと直接データをやり取りする仕組みを作りやすくなります。たとえば、在庫データをリアルタイムでホームページに反映させる、顧客情報と連動した会員専用ページを作るといった高度な連携が実現できます。クラウド型でも連携は可能ですが、セキュリティやネットワーク構成の制約から実現が難しい場合があります。

通信環境が不安定な地域に拠点がある企業や、通信障害のリスクを避けたい企業に向いています。オンプレミス型では、ソフトウェアが自社の機器にインストールされているため、インターネットに接続できない状況でもホームページの制作作業を進められます。制作した内容は社内のサーバーに保存され、インターネット接続が回復したタイミングで公開用サーバーに転送すればよいのです。クラウド型はインターネット接続が前提となるため、通信が途切れると作業ができなくなります。

あらかじめ用意されたデザインの型を選んで、文章や画像を入れ替えることでホームページを作るタイプです。専門知識がなくても見栄えの良いホームページを短時間で作成できるため、初めてホームページを作る担当者でも扱いやすくなっています。業種別や目的別に多数のテンプレートが用意されており、企業紹介サイト、商品紹介サイト、採用サイトなど、用途に合わせて選べます。ただし、デザインの自由度は限られるため、独自性の高いデザインを求める場合には向いていません。

HTMLやCSSといったホームページを作るための専門的な言語を直接記述して制作するタイプです。デザインや機能の自由度が非常に高く、思い通りのホームページを作ることができます。その一方で、専門知識を持った担当者が必要となり、制作には時間と技術力が求められます。細かなデザイン調整や独自機能の実装が可能なため、既存のテンプレートでは実現できない表現を求める企業に適しています。

画面上で直接文字や画像を配置しながら、視覚的にホームページを作るタイプです。実際の見た目を確認しながら編集できるため、完成イメージを持ちながら作業を進められます。専門的なコードを書く必要がなく、マウス操作で要素を配置したり、大きさを変えたりできるため、初心者でも扱いやすい仕組みです。しかし、複雑な機能やデザインを実現する場合には、限界があることもあります。

複数の部署や多数のページを管理する必要がある大規模なホームページ制作に特化したタイプです。ページの承認フロー機能、複数人での同時編集機能、権限管理機能などが充実しており、組織的な運用に対応しています。数百から数千ページにおよぶ企業サイトでも、効率的に管理できる仕組みが整っています。導入や運用には専門知識が必要となりますが、大規模な情報発信を行う企業には欠かせない機能が揃っています。

特定の業種や用途に特化した機能を持つタイプです。不動産業向けには物件検索機能、飲食業向けにはメニュー表示や予約機能、製造業向けには製品カタログ機能など、業種特有のニーズに対応した機能があらかじめ組み込まれています。業種に必要な機能を最初から備えているため、追加開発の手間やコストを抑えられます。業界の商習慣に合わせた設計がされているため、使い勝手も良くなっています。

導入前に、自社がホームページ作成ソフトに求める機能や条件を詳細に洗い出すことが重要です。どのような規模のホームページを作るのか、誰が編集作業を行うのか、どのシステムと連携する必要があるのかなどを明確にします。たとえば、複数部署で分担して編集する場合は権限管理機能が必要、既存の顧客管理システムとデータ連携したい場合は連携機能が必要といった具合です。関係部署の担当者へのヒアリングを行い、現場のニーズを正確に把握することが成功への第一歩です。要件が曖昧なまま導入を進めると、後から追加開発や製品変更が必要になり、コストと時間が無駄になります。

いきなり全社展開するのではなく、小規模な範囲から始めて徐々に拡大する方法が効果的です。最初は特定の部署やプロジェクトでの試験運用を行い、問題点を洗い出して改善します。一例として、まず広報部門だけで導入し、運用ノウハウを蓄積してから他部署に展開するという進め方があります。試験運用では、操作性の確認、既存システムとの連携テスト、運用管理の負担測定などを行います。問題が見つかれば、本格導入前に対策を講じることができ、全社展開時のトラブルを防げます。

ソフトウェアを実際に使う担当者に対して、十分な教育を行うことが円滑な運用に繋がります。操作方法の研修、マニュアルの配布、質問窓口の設置などを計画的に実施します。実際には、集合研修で基本操作を学んだ後、実際の業務を想定した演習を行い、操作に慣れてもらうという流れが効果的です。また、導入初期はわからないことが多いため、気軽に質問できる体制を整えることが大切です。教育が不十分だと、担当者が使いこなせずに業務効率が下がったり、誤操作によるトラブルが発生したりする可能性があります。

ソフトウェアをどのように使うかのルールを明文化し、関係者に周知することが重要です。編集作業の手順、承認フロー、公開前のチェック項目、データのバックアップ方法などを定めます。たとえば、ページ公開前には必ず上司の承認を得る、毎週金曜日にデータのバックアップを取る、といった具体的なルールを決めます。ルールがないと、担当者ごとに作業方法が異なり、ミスや混乱が生じやすくなります。また、操作マニュアルやトラブルシューティングガイドを用意しておくと、担当者が自己解決できる範囲が広がります。

ソフトウェアの使用中に発生した問題やエラーについて、専門の担当者に相談できるサポートです。電話、メール、Web上の問い合わせフォームなど、複数の連絡手段が用意されていることが一般的です。一例として、ソフトウェアが正常に動作しない、特定の機能が使えない、エラーメッセージの意味がわからないといった場合に利用できます。対応時間は製品によって異なり、平日の営業時間内のみの場合や、24時間対応の場合があります。オンプレミス型では、自社のサーバー環境に起因する問題もあるため、環境に関する情報を提供しながら相談することが重要です。

ソフトウェアの新しいバージョンがリリースされた際に、更新内容や改善点の情報が提供されます。新機能の追加、セキュリティの強化、不具合の修正などが主な更新内容です。たとえば、セキュリティの脆弱性が見つかった場合、修正版のソフトウェアと適用方法が案内されます。オンプレミス型では、バージョンアップを自社で実施する必要があるため、詳細な手順書やインストールプログラムが提供されることが重要です。定期的な情報提供により、常に安全で最新の機能を利用できる環境を維持できます。

ソフトウェアを初めて導入する際に、インストールや初期設定の支援を受けられるサポートです。サーバーへのインストール手順、データベースの設定、ネットワークの構成、管理者アカウントの作成などを支援してもらえます。実際に、技術者が訪問して設定作業を行う訪問サポートや、リモート接続で遠隔から支援を受けるリモートサポートがあります。オンプレミス型では、自社のサーバー環境に合わせた細かな設定が必要なため、専門家の支援があると導入がスムーズに進みます。導入時のトラブルを防ぎ、早期に運用を開始できます。

ソフトウェアを使う担当者に対して、操作方法を教える研修やトレーニングを提供するサポートです。集合研修、個別指導、オンライン研修など、さまざまな形式があります。具体的には、基本的な操作方法を学ぶ初級研修、高度な機能を使いこなすための上級研修、管理者向けの運用管理研修などが用意されています。オンプレミス型では、自社の運用ルールに合わせたカスタマイズ内容を含めた研修を依頼できる場合もあります。担当者のスキルアップにより、ソフトウェアを有効活用でき、業務効率が向上します。