FitGap | 【2025年】文書管理システムの連携メリットのおすすめ10製品（全108製品）を徹底比較！

文書管理システムとは？

文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。特に「連携」や「API連携」を重視するユーザーにとって、文書管理システムは他の業務システムと統合することで更に強力なツールとなります。API連携を活用することで、文書管理システムは他のソフトウェアとシームレスにデータを交換し、自動化や効率化を実現します。例えば、CRMやERPシステムと連携することで、文書データがリアルタイムに他の業務プロセスと同期されるため、業務の一貫性と精度が向上します。FitGapの文書管理システム診断では、API連携に対応した製品も含めて、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。

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他サービスとの連携がわかる文書管理システム診断（シェア上位）

DocuWorks

富士フイルムビジネスイノベーション社が提供する文書管理システム「DocuWorks」は、紙文書と電子文書を一元的に扱えるドキュメントハンドリングソフトウェアです。スキャンした紙資料やPDF、Officeファイルなど様々な形式の文書をデジタルデスク上で束ねたり、仕分けしたり、付箋を貼ってメモを書き込むなど、まるで紙の書類を扱うような感覚で管理できます。電子印鑑による決裁や注釈の追加機能も備え、紙を使わないペーパーレス業務フローを推進します。文書はフォルダで整理し、全文検索で必要な資料を即座に見つけ出せるため、情報共有や過去資料の参照がスムーズです。クラウドサービスとの連携やモバイル対応により、オフィス内外問わずドキュメントにアクセスでき、テレワーク環境でも威力を発揮します。日本国内で数十万ライセンス以上の導入実績があり、中小企業から大企業、官公庁まで幅広い組織で活用されています。長年の信頼と安定性を誇るソフトウェアで、紙と電子のハイブリッドな文書管理を実現し、業務効率化と情報共有の促進に貢献します。

コスト

月額￥357～

無料プラン

IT導入補助金

〇

無料トライアル

〇

全102サービス中2位

事業規模

中小企業 23％

中堅企業 29％

大企業 48％

メリット・注意点

仕様・機能

invoiceAgent 文書管理

コスト

月額￥30,000～

無料プラン

IT導入補助金

無料トライアル

〇

全102サービス中3位

事業規模

中小企業 19％

中堅企業 36％

大企業 45％

メリット・注意点

仕様・機能

box

コスト

月額￥1,881～

無料プラン

〇

IT導入補助金

〇

無料トライアル

〇

全102サービス中44位

事業規模

中小企業 0％

中堅企業 14％

大企業 86％

メリット・注意点

仕様・機能

mitoco

コスト

月額￥770～

無料プラン

IT導入補助金

〇

無料トライアル

〇

全102サービス中78位

事業規模

中小企業 0％

中堅企業 100％

大企業 0％

メリット・注意点

仕様・機能

J-MOTTO

J-MOTTOは、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供するクラウド型グループウェアです。1ユーザーあたり月額220円（税込）という低コストで、スケジュール管理、設備予約、掲示板、ワークフロー申請、勤怠管理など全26種類にも及ぶ機能を標準提供します。自社サーバーや専用ソフトの用意が不要で、初期費用もゼロのため、グループウェアを手軽に導入したい企業に最適です。スマートフォンやタブレットからも直感的に操作できる見やすい画面デザインで、ITに詳しくない方でも安心して利用できます。約20年以上にわたり中堅・中小企業を中心に4,000社以上で導入された実績があり、安定したサービス運用と丁寧なサポート体制も魅力です。まずは小規模チームからグループウェアを試してみたい場合にもピッタリの入門サービスと言えます。

コスト

月額￥110～

無料プラン

IT導入補助金

〇

無料トライアル

〇

全102サービス中78位

事業規模

中小企業 100％

中堅企業 0％

大企業 0％

メリット・注意点

仕様・機能

NI Collabo 360

株式会社ＮＩコンサルティングが提供するグループウェアです。高度な機能と低価格を両立しており、社内外問わずPC・スマホからいつでもアクセスできます。スケジュール共有や社内SNS、ワークフロー、経費精算など企業活動に必要な33種のアプリを標準搭載し、これ一つで多くの業務をカバー可能です。全ての機能がモバイルでも使いやすいレスポンシブデザインを採用しており、現場から経営層まで円滑に利用できます。月額360円/ユーザー～という導入しやすい価格設定も魅力で、IT専任者が少ない中小企業でも手軽に全社展開が可能です。もちろん大規模企業でも情報共有基盤として活用でき、幅広い規模の組織に適しています。また、災害時の安否確認やグループ企業間の情報共有機能も備えており、有事や複数組織での利用にも対応します。

コスト

月額￥360～

無料プラン

IT導入補助金

〇

無料トライアル

〇

全102サービス中78位

事業規模

中小企業 0％

中堅企業 100％

大企業 0％

メリット・注意点

仕様・機能

Microsoft 365

日本マイクロソフト株式会社が提供するオフィススイートです。WordやExcel、PowerPointといったお馴染みのオフィスアプリに加え、メール（Outlook）やオンライン会議（Teams）、クラウドストレージ（OneDrive）などビジネスに必要な機能を統合提供しています。クラウドサービスとデスクトップアプリが連携し、社内外問わずどこからでも作業できる環境を実現します。WindowsだけでなくMacやスマートフォンからも利用でき、社外や移動中でも高い生産性を維持できます。多くの企業で標準ツールとして採用されており、高度なセキュリティ管理機能も備えるため、機密性の高い業務でも安心です。個人事業主や小規模チーム向けから数万ユーザーのエンタープライズ向けまでプランが揃っており、組織の規模を問わず利用できます。

コスト

月額￥989～

無料プラン

IT導入補助金

〇

無料トライアル

全-サービス中-位

事業規模

ー

メリット・注意点

仕様・機能

Garoon

サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。Garoonは300名以上の大規模組織を念頭に置いて設計されており、スケーラビリティや管理機能、カスタマイズ性に優れるエンタープライズ向け製品です。クラウドサービスとして利用できるほか、自社サーバーに設置して運用することも可能で、セキュリティポリシーに応じた柔軟な導入が行えます。組織階層が複雑な企業でも運用しやすいよう、アクセス権限の細かな設定や多言語対応など大企業ニーズに応える機能を網羅しています。また、既存システムとのデータ連携や他サービスとの統合もしやすく、企業全体の情報基盤として信頼性が高い点も魅力です。数百名規模から数万名の大企業まで対応可能で、大規模でも安定動作するため、成長に合わせて長期利用できるグループウェアとなっています。大企業向けグループウェアの定番として国内の多くの有名企業で採用されており、エンタープライズIT環境に適したソリューションです。

コスト

月額￥911～

無料プラン

IT導入補助金

〇

無料トライアル

〇

全-サービス中-位

事業規模

ー

メリット・注意点

仕様・機能

Microsoft OneDrive

コスト

月額￥749～

無料プラン

〇

IT導入補助金

無料トライアル

〇

全-サービス中-位

事業規模

ー

メリット・注意点

仕様・機能

ZAC

株式会社オロが提供するクラウドERPシステム「ZAC」は、案件・契約・プロジェクト単位で業務が進行するIT・Web開発業、広告業、コンサル業などに最適化されたシステムです。案件ごとの売上・原価・経費を一元管理でき、プロジェクト別の損益をリアルタイムに可視化して経営判断を支援します。受注前の見込段階から売上・利益予測が可能で、将来の経営数値を精度高く把握できます。標準搭載の電子承認・ワークフロー機能により承認漏れを防ぎ、証跡管理で内部統制の強化にも役立ちます。管理会計機能やダッシュボードも充実し、全社・案件別の経営指標を一元把握可能です。中堅～中小規模のプロジェクト型ビジネス企業に最適です。

コスト

要問合せ

無料プラン

IT導入補助金

無料トライアル

〇

全-サービス中-位

事業規模

ー

メリット・注意点

仕様・機能

文書管理システムとは？

更新：2024年11月11日

導入メリット

検索性の向上

文書管理システムによって、文書の格納場所が整理されたり、文書の検索機能により必要な文書を素早く探し出せるため、業務の生産性向上が期待できます。API連携を用いることで、他のシステムと連携してデータベースを横断的に検索することも可能になります。

内部統制、情報セキュリティの強化

文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、文書の機密性、可用性が高くなります。また、タイムスタンプ機能や版管理機能などにより、文書の情報の完全性を高めることができます。API連携を用いることで、他のセキュリティシステムとも連携し、セキュリティレベルを一層強化することが可能です。

ペーパレス化

文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。API連携を通じて電子署名や電子認証システムと統合することで、完全なデジタルワークフローを構築することができます。

導入注意点

文書の管理のルール整備

文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。特にAPI連携を考慮する場合、他のシステムとの連携プロセスを明確にし、それに基づいた運用ルールを策定することが重要です。API連携のための設定やメンテナンスには専門知識が必要なため、リソースの確保も検討する必要があります。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

文書管理システムには、契約書や帳票などの機密性の高い文書が保管されており、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。API連携の場合、データの流通経路が増えるため、その分セキュリティリスクも増加します。APIの認証方法やデータ暗号化の対応状況を確認することが重要です。

かんたんな質問に答えてぴったりの文書管理システムをチェック

文書管理システムの選び方

汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ

文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。API連携を考慮する場合、自社の業務フローに最も適したタイプを選ぶことが重要です。特化タイプのシステムであれば、特定の業務プロセスに深く連携できるAPIが提供されていることが多いです。

書類の登録機能から選ぶ

文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。API連携を活用することで、書類の登録プロセスも自動化が可能です。複合機からの自動登録特定のフォルダからの自動登録書類の自動仕分け

書類の閲覧、検索機能から選ぶ

文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。API連携を利用することで、他のシステムのデータも統合して検索することが可能です。全文検索サムネイル表示ランキング表示検索条件に合う文書の自動通知

書類の期限管理機能から選ぶ

文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。API連携により、他のカレンダーやタスク管理システムと統合することができます。アラート設定自動破棄自動更新

権限管理、セキュリティ要件から選ぶ

文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能は特に重要です。API連携を活用することで、より細かい権限設定やセキュリティ管理が可能となります。閲覧、編集、ダウンロードの制限印刷の制限削除権限パスワード設定透かし文字の表示ログ管理タイムスタンプ電子帳簿保存法対

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