他サービスとの連携がわかる文書管理システム診断（シェア上位）
文書管理システムとは？
更新：2024年11月11日
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。特に「連携」や「API連携」を重視するユーザーにとって、文書管理システムは他の業務システムと統合することで更に強力なツールとなります。API連携を活用することで、文書管理システムは他のソフトウェアとシームレスにデータを交換し、自動化や効率化を実現します。例えば、CRMやERPシステムと連携することで、文書データがリアルタイムに他の業務プロセスと同期されるため、業務の一貫性と精度が向上します。FitGapの文書管理システム診断では、API連携に対応した製品も含めて、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。
導入メリット
検索性の向上
文書管理システムによって、文書の格納場所が整理されたり、文書の検索機能により必要な文書を素早く探し出せるため、業務の生産性向上が期待できます。API連携を用いることで、他のシステムと連携してデータベースを横断的に検索することも可能になります。
内部統制、情報セキュリティの強化
文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、文書の機密性、可用性が高くなります。また、タイムスタンプ機能や版管理機能などにより、文書の情報の完全性を高めることができます。API連携を用いることで、他のセキュリティシステムとも連携し、セキュリティレベルを一層強化することが可能です。
ペーパレス化
文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。API連携を通じて電子署名や電子認証システムと統合することで、完全なデジタルワークフローを構築することができます。
導入注意点
文書の管理のルール整備
文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。特にAPI連携を考慮する場合、他のシステムとの連携プロセスを明確にし、それに基づいた運用ルールを策定することが重要です。API連携のための設定やメンテナンスには専門知識が必要なため、リソースの確保も検討する必要があります。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
文書管理システムには、契約書や帳票などの機密性の高い文書が保管されており、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。API連携の場合、データの流通経路が増えるため、その分セキュリティリスクも増加します。APIの認証方法やデータ暗号化の対応状況を確認することが重要です。
かんたんな質問に答えてぴったりの文書管理システムをチェック
文書管理システムの選び方
1
汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ
文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。API連携を考慮する場合、自社の業務フローに最も適したタイプを選ぶことが重要です。特化タイプのシステムであれば、特定の業務プロセスに深く連携できるAPIが提供されていることが多いです。
2
書類の登録機能から選ぶ
文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。API連携を活用することで、書類の登録プロセスも自動化が可能です。 複合機からの自動登録 特定のフォルダからの自動登録 書類の自動仕分け
3
書類の閲覧、検索機能から選ぶ
文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。API連携を利用することで、他のシステムのデータも統合して検索することが可能です。 全文検索 サムネイル表示 ランキング表示 検索条件に合う文書の自動通知
4
書類の期限管理機能から選ぶ
文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。API連携により、他のカレンダーやタスク管理システムと統合することができます。 アラート設定 自動破棄 自動更新
5
権限管理、セキュリティ要件から選ぶ
文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能は特に重要です。API連携を活用することで、より細かい権限設定やセキュリティ管理が可能となります。 閲覧、編集、ダウンロードの制限 印刷の制限 削除権限 パスワード設定 透かし文字の表示 ログ管理 タイムスタンプ 電子帳簿保存法対
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