オンライン商談ツール（シェア上位）
オンライン商談ツールとは？
更新：2024年10月31日
オンライン商談ツールとは、汎用的なWeb会議システムとは異なり、オンラインでの商談に特化したツールです。主な機能には、ビデオ通話や画面共有、商談メモの作成などがあります。リモートワークが増加する中で、時間や場所を問わずビジネスを進めるために活用が広がっています。
オンライン商談に関する課題
オンラインでの商談に課題を感じている企業や組織は多いです。ここでは、多くの企業が抱えるオンライン商談に関する課題をピックアップして紹介します。
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感情やニュアンスの伝達が難しい
オンライン上では、相手の細かな表情変化や、身振り手振りといった非言語のコミュニケーションが把握しづらく、ニュアンスの伝達が難しくなります。特に商談における重要な局面では、相手の本意や感触を十分に読み取れないことで、商談の進め方の判断が難しくなることがあります。
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相手の様子が把握できない
オンライン上では、参加者の表情やリアクションがわかりづらく、集中力の低下や離席などの把握が困難です。また、画面共有中は参加者の様子が確認しにくいため、説明内容が相手に十分に伝わっているか判断が難しい状況が発生します。
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資料共有時にセキュリティリスクがある
商談時の機密資料や見積書などの重要書類を、オンライン上で安全に共有・保管する方法に課題があります。特に、取引先との間で利用可能なクラウドストレージやセキュリティポリシーが異なる場合は、円滑な資料共有が難しくなります。
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オンライン商談ツールの機能
上記の課題を解決するために、オンライン商談ツールにはさまざまな機能が備わっています。ここでは、オンライン商談ツールの基本機能と、特定の製品に付属している機能を整理して紹介します。
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オンライン商談ツールの基本機能
・ビデオ通話 インターネットを通じて顔を見ながらリアルタイムで会話を行える ・チャット 商談中にテキストメッセージをリアルタイムで送受信できる ・画面共有 自分のデスクトップやアプリ画面を相手に共有できる ・ファイル共有 商談中に必要な資料やファイルを簡単に共有できる ・スケジューリング 商談の日時を設定し、相手に通知できる
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特定のオンライン商談ツールに付属している機能
・バーチャル背景 自宅やオフィスの背景を変更できる ・ホワイトボード 仮想のボードに書き込みを行い、アイデアを視覚的に共有できる ・会話録音 商談の内容を録音し、後で確認できる ・自動字幕生成 話された言葉をリアルタイムで字幕に変換する ・CRM連携 顧客管理システムと連携し、商談の履歴や情報を自動で記録する
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オンライン商談ツールの導入メリット
上記で紹介した機能を踏まえ、オンライン商談ツールを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
移動時間とコストを削減できる
オンライン商談ツールを導入すると、取引先への移動時間や交通費が不要となり、営業活動の効率が大幅に向上します。特に遠方の取引先との商談では、移動による時間的・金銭的負担を大きく削減できるため、より多くの商談機会を創出できます。
商談記録をスムーズに共有できる
オンライン商談ツールの商談内容の録画や議事録の自動作成機能により、商談後の情報整理や社内共有の手間を削減できます。また、商談履歴や資料がデータとして一元管理されるため、次回の商談準備や他メンバーへの引き継ぎがスムーズになります。
柔軟にスケジュールを調整できる
オンライン商談ツールには、場所の制約がないため、取引先と営業担当者双方の予定に合わせた柔軟な日程調整が可能になります。また、急な商談依頼にも素早く対応でき、商談機会の損失を最小限に抑えられます。
オンライン商談ツールを導入する際の注意点
オンライン商談ツールの導入にはメリットがある一方で、しっかりと事前に確認しないといけない注意点もあります。
取引先の使いやすさを確認する
導入するオンライン商談ツールは、自社の要件だけでなく、取引先にとっての使いやすさも十分に考慮する必要があります。特に、アカウント登録の手間や操作の複雑さは、取引先との商談機会の損失につながる可能性があるため、事前に検証することが重要です。
インターネットの接続環境を確認する
オンライン商談をスムーズに進めるためには、安定したインターネット接続が不可欠です。接続が途切れたり、遅延が発生したりすると商談に支障をきたします。商談場所のインターネット環境を確認し、必要に応じて回線の見直しを行いましょう。オンライン商談ツールが要求する最低限の接続速度やシステム要件を確認し、適切な環境を整備することも重要です。
汎用的なWeb会議システムとの比較検討を行う
商談に特化したツールを導入する前に、汎用的なWeb会議システムで十分かどうかを検討する必要があります。多くの取引先が利用に慣れている汎用ツールの方が、新たなツールの導入よりもスムーズに商談を開始できる可能性があります。
セキュリティ対策を徹底する
商談データや顧客情報の保護のため、オンライン商談ツールのセキュリティ機能や情報の保管方法の十分な確認が必要です。また、社内でのセキュリティガイドラインを整備し、従業員への教育を行うことで、情報漏洩リスクを最小限に抑える必要があります。
ツールの統合性を確認する
オンライン商談ツールが、既存のCRMや業務システムと統合できるかを確認しましょう。システム連携により、商談データを効率的に管理できるため、営業プロセスをスムーズに進められます。また、データの二重入力を防ぎ、時間と労力の節約にもつながります。システム間の連携が円滑に行えるか事前に検証しておくと、導入後の運用がスムーズになります。
費用対効果を分析する
オンライン商談ツールのコストと、その機能がもたらす価値を比較検討することが大切です。初期費用だけでなく、ランニングコストや追加機能の料金も考慮し、長期的な費用対効果を評価しましょう。
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オンライン商談ツールの料金相場
オンライン商談ツールの料金相場は、提供機能や導入規模により異なります。小規模ビジネス向けの基本プランは、月額1,000?5,000円程度です。中規模以上の企業向けには、多機能で高度なセキュリティのプランがあり、月額1?3万円程度が一般的です。利用者数や使用時間に応じた従量課金制を採用するツールもあります。無料プランもありますが、機能が制限されることが多いです。
オンライン商談ツールの選び方
オンライン商談ツールは、企業のビジネス活動を効率的に進めるための重要なツールです。選ぶ際には、以下のポイントを考慮しましょう。
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商談の参加人数
ツールによっては一度の商談に参加できる人数に制限があるため、想定される最大参加人数をカバーできるかの確認が必要です。また、取引先側の参加人数が変動する可能性も考慮し、余裕をもった人数設定ができるツールを選びましょう。
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ビジネスモデル
自社のビジネスモデルによっても、選ぶべきツールは異なります。BtoBでは、オンライン名刺交換や画面共有、資料の事前共有、商談議事録の作成などの機能が求められます。一方でBtoCでは、直感的で使いやすいインターフェースが求められます。また、顧客の画面をリモートで操作できる機能があると、商品説明やトラブル対応をスムーズに行えるため便利です。
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招待方法
メールやSMSなど、オンライン商談ツールには招待方法が複数あります。自社にマッチした招待方法が用意されているツールを選ぶとよいでしょう。 ・メールでの招待 商談の詳細や参加方法を明確に伝えられるため、準備がしやすいです。BtoBでよく利用されます。 ・SMSでの招待 緊急の商談や即時対応が必要な場合に便利で、開封率の高さが特徴です。BtoBでは、会社携帯を持たないクライアントにはSMSを送付できないため、BtoCで多く利用されています。 ・口頭での招待 電話での問い合わせ対応からスムーズにオンライン商談に移行できます。
4
日程調整と商談リクエスト対応
ツール上で商談可能日を公開し、予約を受け付ける機能があると、スケジュール管理を効率化できます。また、顧客リクエストに対応して即座に商談を開始できる機能があれば、商談の機会損失を防げます。
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サポート体制
オンライン商談ツールを選ぶ際は、サポート体制の確認も重要です。電話やチャット、メールなどを通じた操作面でのサポートに加えて、商談効率アップや契約率アップに向けた施策支援など、細かな要望に対応できるかどうかも確認するとよいでしょう。
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オンライン商談ツール選びに迷った場合は？
オンライン商談ツールを導入することで、商談をスムーズに行え、記録や内容も組織内ですぐに共有できます。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、オンライン商談ツール選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適なオンライン商談ツールを選ぶために、ぜひFitGapをご利用ください。
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