ビデオ通話サポートを受けられる名刺管理ソフト

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名刺管理ソフトは、個人利用向けとチームや複数人利用向けの製品に大別できます。個人利用向けの製品は、名刺のファイリングに特化したタイプの製品と、ビジネス向けのSNSを備えたタイプの製品があります。前者は名刺ファイルを電子化する用途に適しており、後者は名刺を利用して人脈を広げたり、転職活動する用途に適しています。複数人利用向けの製品は、主に名刺ファイリングを目的としていますが、使用目的に応じた、SFAやCRMとの連携、スマートフォンの着信情報と名刺データの連動など、他カテゴリとの製品との連携機能を備えています。特にビデオ通話サポートを提供する製品は、チーム全体での情報共有やミーティング中の名刺情報の共有に役立ちます。

名刺の電子化方法には、スマートフォンのカメラで取り込んで電子化する方法と専用のスキャナーで取り込んで電子化する方法があります。スマートフォンで取り込むタイプは外出先など、場所を選ばずに名刺を電子化できるメリットがあります。一方、専用スキャナーで取り込むタイプは、専用スキャナがあるオフィスなどにスキャンできる場所が限られますが、スマートフォンで取り込むタイプに比べてスキャンの精度や速度に優れる傾向にあります。営業担当者の外出頻度や、電子化したい名刺の枚数などに応じて自社に適した方法を選択しましょう。ビデオ通話サポートを利用する場合、迅速に名刺情報をデジタル化して共有するために、スマートフォンでの取り込みが特に便利です。

一部の名刺管理ソフトでは、名刺情報と顧客とのやりとりを記録することができます。名刺管理ソフトを簡易的な顧客管理システムとして利用したい企業におすすめです。記録できるやりとりは以下です。 ・コンタクト履歴 名刺情報に紐づけてメールや電話などの履歴が閲覧できます。ビデオ通話サポートを提供するソフトでは、ビデオ通話の履歴やメモも紐付けられるため、通話後のフォローアップがスムーズに行えます。 ・商談、報告内容 名刺情報に紐づけて商談内容などをテキストで登録し、閲覧できます。日報や議事録などの用途にも利用できます。ビデオ通話中にこれらの情報を即座に確認できるため、商談やミーティングの質が向上します。 ・スケジュール登録 名刺情報に紐づけてスケジュールを登録できます。打ち合わせ、納期などの日程を確認できます。ビデオ通話サポートを利用する際には、通話中にスケジュールを確認し、次回の打ち合わせを迅速に設定することが可能です。

名刺管理ソフトの中には、外部のデータベースを利用できる製品があります。例えば、企業データベースと連携して、名刺交換した相手の企業の詳細を調べる事ができる製品があります。他にも、リスクデータベースと連携し、反社会的勢力のチェックや違法行為、コンプライアンス違反などのリスクを調査できる製品もあります。名刺管理ソフトの中で、企業情報の収集やリスク調査などを完結させたい場合はおすすめです。特にビデオ通話中に相手の企業情報を即座に確認できる機能は、ミーティングの質を高めるために非常に有用です。