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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に園芸サービス業においては、現場スタッフとオフィススタッフとの連絡や、顧客とのコミュニケーションが迅速かつ効率的に行える点が重要です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。園芸サービス業では、現場スタッフが急に必要な資材の注文や現場の状況確認などで迅速な対応が求められることが多いため、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されるビジネスチャットは非常に有効です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。たとえば、園芸サービス業では、スケジュール管理やタスク管理、顧客からの依頼内容などを一つのチャットツールで確認できるため、各スタッフが個別のツールをチェックする必要がなくなります。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。園芸サービス業では、特定の植物のケア方法や病害虫対策についての情報を共有する際に、話題ごとにメッセージが集約されることで、情報の検索が容易になり、特定の知識を持つスタッフを探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。園芸サービス業では、フォーマルな顧客対応や契約書の送付にはメールを使い、日常の業務連絡や現場スタッフとの迅速なコミュニケーションにはチャットを使うなど、明確な使い分けが必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。園芸サービス業で、全スタッフに一斉連絡をする場合、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があるため、メールの方が効率的な場合もあります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。園芸サービス業では、契約内容や重要な顧客情報のやり取りはメールを利用する方が適しています。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。園芸サービス業では、スケジュール管理やタスク管理が重要なため、グループウェアタイプを選ぶと便利です。一方で、現場スタッフが多く、迅速な連絡が必要な場合は、チャットに特化したタイプが適しています。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。園芸サービス業では、顧客とのコミュニケーションが重要ですので、以下の2つのパターンから自社に合ったものを選びましょう。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどが該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。園芸サービス業において特に有用な連携ツールは以下です。 ・web会議システム 現場スタッフとオフィススタッフがリモートで会議を行う際に便利です。 ・タスク管理ツール 各作業の進捗や期限を確認できます。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 ・勤怠管理システム 現場スタッフの勤怠管理が効率化されます。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 ・チャットボット よくある質問や業務の手順を迅速に確認できます。 ・メールソフト 重要な連絡を一元管理できます。 ・受付システム 来客通知がチャットに届き、迅速に対応できます。 これらのポイントを考慮しながら、園芸サービス業に最適なビジネスチャットツールを選びましょう

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