名刺管理ソフトとは？
名刺管理ソフトは、名刺をデータ化し、名刺の管理を効率的に行うためのソフトです。特に「管理のみ（SNSでつながらない）」の名刺管理ソフトは、名刺のデータ化、保存、検索といった基本的な管理機能に特化しています。これにより、SNSでのつながりや外部プラットフォームとの連携を避け、情報のセキュリティやプライバシーに配慮した管理が可能です。特に社内での共有や協力が必要な場合でも、SNSの影響を受けずに効率的な情報管理が実現します。
管理のみ（SNSでつながらない）名刺管理ソフト（シェア上位）
名刺管理ソフトとは？
更新：2024年10月30日
名刺管理ソフトは、名刺をデータ化し、名刺の管理を効率的に行うためのソフトです。特に「管理のみ（SNSでつながらない）」の名刺管理ソフトは、名刺のデータ化、保存、検索といった基本的な管理機能に特化しています。これにより、SNSでのつながりや外部プラットフォームとの連携を避け、情報のセキュリティやプライバシーに配慮した管理が可能です。特に社内での共有や協力が必要な場合でも、SNSの影響を受けずに効率的な情報管理が実現します。
導入メリット
効率的な情報検索と整理
名刺管理ソフトの導入により、紙の名刺をOCR技術でデータ化して一元管理することで、情報の検索や登録作業が効率化します。「管理のみ（SNSでつながらない）」の名刺管理ソフトは、SNSとの連携がないため、純粋に名刺情報の管理に集中でき、余計な機能に煩わされることがありません。そのため、必要な情報に迅速にアクセスでき、業務効率が向上します。
マルチデバイス利用
スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からも名刺管理ソフトにアクセスできるため、外出先でも名刺情報の閲覧や登録が可能です。特に「管理のみ（SNSでつながらない）」のソフトは、SNSに依存しないため、どこでも安心して名刺情報を管理できます。これにより、営業先への迅速な対応が可能になります。
導入注意点
名刺のデータ化精度
名刺管理ソフトのデータ化機能は、OCR技術を用いてスキャンした名刺の文字を読み取る方法が一般的ですが、データ化の精度が不正確になる製品があります。「管理のみ（SNSでつながらない）」のソフトを選ぶ際は、OCRの精度が高いものを選ぶことが重要です。データ化の精度が不正確だと、二重チェックによる工数増加や顧客の情報を間違った状態で連絡するなどの問題が起こる可能性があります。OCRの精度が99％以上のものや、人力によるデータチェックをアウトソーシングできる製品もあるため、データ化の精度を懸念する場合はこれらの製品を検討しましょう。
情報の取り扱い
名刺情報は取引先の重要な情報で漏洩は信用を失う重大なリスクになります。「管理のみ（SNSでつながらない）」の名刺管理ソフトは、SNSとの連携がないため、情報漏洩のリスクをさらに低減できます。そのため、運営会社のセキュリティ要件を確認し、導入前に社内で名刺データの取り扱いルールを定めておく必要があります。また、サービスの終了や乗り替え時における名刺情報のデータ引継ぎ、および引継ぎ後の取り扱いについても、導入決定前に事前に協議しておくことが重要です。
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名刺管理ソフトの選び方
1
個人利用または複数人の利用で選ぶ
名刺管理ソフトは、個人利用向けとチームや複数人利用向けの製品に大別できます。「管理のみ（SNSでつながらない）」の製品は、個人利用向けでも複数人利用向けでも、名刺のファイリングに特化しています。これにより、SNSでのつながりを気にせずに名刺情報を管理でき、情報の一元化や共有がスムーズに行えます。
2
名刺の電子化方法で選ぶ
名刺の電子化方法には、スマートフォンのカメラで取り込んで電子化する方法と専用のスキャナーで取り込んで電子化する方法があります。「管理のみ（SNSでつながらない）」の名刺管理ソフトも同様に、これらの方法を選択できます。スマートフォンで取り込むタイプは外出先など、場所を選ばずに名刺を電子化できるメリットがあります。一方、専用スキャナーで取り込むタイプは、専用スキャナがあるオフィスなどにスキャンできる場所が限られますが、スマートフォンで取り込むタイプに比べてスキャンの精度や速度に優れる傾向にあります。営業担当者の外出頻度や、電子化したい名刺の枚数などに応じて自社に適した方法を選択しましょう。
3
名刺情報と紐付けられるやりとりで選ぶ
一部の名刺管理ソフトでは、名刺情報と顧客とのやりとりを記録することができます。「管理のみ（SNSでつながらない）」の名刺管理ソフトでも、名刺情報とやりとりを記録する機能があり、簡易的な顧客管理システムとして利用したい企業におすすめです。記録できるやりとりは以下です。 ・コンタクト履歴 名刺情報に紐づけてメールや電話などの履歴が閲覧できます。 ・商談、報告内容 名刺情報に紐づけて商談内容などをテキストで登録し、閲覧できます。日報や議事録などの用途にも利用できます。 ・スケジュール登録 名刺情報に紐づけてスケジュールを登録できます。打ち合わせ、納期などの日程を確認できます。
4
外部データベースが利用できるサービスを選ぶ
名刺管理ソフトの中には、外部のデータベースを利用できる製品があります。「管理のみ（SNSでつながらない）」の名刺管理ソフトでも、企業データベースやリスクデータベースと連携することで、名刺交換した相手の企業の詳細を調べる事ができる製品があります。これにより、企業情報の収集やリスク調査などを名刺管理ソフト内で完結させたい場合におすすめです。
5
他カテゴリとの連携要件で選ぶ
名刺管理ソフトは、MAツール、SFAやCRM、請求書発行システムなどのカテゴリと相性が良いため、これらのカテゴリと連携できる製品があります。「管理のみ（SNSでつながらない）」の名刺管理ソフトでも、これらの外部システムと連携することで、名刺交換した相手をリードとして登録したり、請求書の発行時に名刺情報を参照したデータ入力を行うことで、データ入力の手間やミスを削減できます
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