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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。特に鉱業においては、従業員が遠隔地や複数の採掘現場で働くことが多いため、統一されたシステムで管理することが非常に重要です。人事システムには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

人事システムを使用することで、鉱業における遠隔地の多くの従業員情報を一元管理することができます。これにより、現場ごとの情報の二重管理や転記が必要だった情報の入力工数を削減し、業務の効率化を実現します。

手続きの効率化

紙やメールでの作業と比較すると、煩雑でボリュームのある処理がシステム化されるため、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減でき、データ品質の向上が見込めます。特に鉱業では、現場ごとの手続きが多く発生するため、これらの手続きをシステムで統一管理することで大幅な効率化が期待できます。

勤怠管理の効率化

紙やExcelでの管理と比較すると、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。 また、データに基づいた客観的な勤怠・打刻情報を元に、高負荷な社員を上司・人事部門が見つけることができます。鉱業では特に、シフト勤務や遠隔地勤務が多いため、勤怠管理の正確性が業務の効率化に直結します。

人事評価、人材配置の効率化

人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができるため、人事考課の効率化や人事評価に伴うデータを蓄積することができます。タレントマネジメント機能を備えている場合は、従業員の能力やスキルを管理できるため、上記の人事評価などと合わせて、適切に人材を配置することができます。鉱業では特に、専門技術を持つ従業員の適材適所が重要ですので、この機能が大いに役立ちます。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。特に鉱業では、安全管理システムや設備管理システムとの連携が重要です。機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。まずは、従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとして、それ以外の機能の要否を定めましょう。鉱業では特に、現場ごとの勤怠管理や安全管理に重点を置く必要があります。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 **従業員管理特化タイプ**: 従業員情報を管理することに特化したタイプです。入退社の手続き、個人情報や身上情報の管理、組織図の発令管理、年末調整、マイナンバー管理などの機能を備えています。鉱業では、複数現場の情報を統一管理するのに役立ちます。 **従業員管理、給与計算タイプ**: 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。給与の計算だけでなく、給与明細や源泉徴収票の発行機能も含まれます。鉱業では、現場ごとの給与計算も自動化できます。 **従業員管理、勤怠管理タイプ**: 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。このタイプの製品を提供する運営会社は、同じシリーズで会計ソフトも提供しており、統合されたソリューションを提供する傾向があります。鉱業のシフト管理や遠隔地勤務の勤怠管理に適しています。 **従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ**: 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。このタイプも、運営会社が同シリーズで会計ソフトを運営しているタイプの製品が多い傾向にあります。鉱業の複雑な管理業務に対応できます。 **従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ**: 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。人事評価シートの作成、評価の取得、分析機能、目標や進捗管理機能、組織図、組織アンケートなどの機能を備えています。入社手続きから育成や人材配置、退職までをカバーしたい企業に特に適しています。鉱業では、専門技術を持つ従業員の適材適所を見極めるのに役立ちます。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 **雇用契約手続き**: 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。 **入退職手続き**: 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 **個人情報、身上情報管理**: オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 **組織図の作成**: 従業員情報から組織図を作成することができます。過去の配置との比較や、移動前の配置のシミュレーションなどをすることができます。 **従業員の異動管理**: 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。グループ会社や子会社の情報も一元管理したい企業に適しています。鉱業では、複数の採掘現場や関連会社がある場合、一元管理が業務効率化に寄与します

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