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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

繊維工業において人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。繊維工業の特性に合わせて、シフト管理や労働時間の柔軟な対応が求められることが多いため、人事システムは非常に重要です。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

繊維工業では多くの従業員がシフト勤務を行っているため、従業員情報の一元管理が特に重要です。人事システムを使用することで、従業員情報に紐付けて情報を管理することができます。これにより、2重管理や転記が必要だった情報の入力の工数を削減し、業務の効率化を実現します。

手続きの効率化

繊維工業では紙やメールでの作業がまだ多く残っているケースが見受けられます。人事システムを導入することで、煩雑でボリュームのある処理がシステム化され、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減できます。これにより、データ品質の向上が見込め、書類を探す時間も大きく短縮できます。

勤怠管理の効率化

シフト勤務や変則的な労働時間が一般的な繊維工業では、勤怠管理の自動化が特に有効です。紙やExcelでの管理と比較すると、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。また、高負荷な従業員を見つけることができ、労働環境の改善にも役立ちます。

人事評価、人材配置の効率化

人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができます。繊維工業では技術や経験が重要なため、タレントマネジメント機能を活用して従業員のスキルや能力を管理することが特に有効です。これにより、適切な人材配置が可能となり、生産効率の向上が期待できます。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

繊維工業においては、生産管理システムや在庫管理システムとの連携が重要です。人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタデータとして頻繁に利用されます。機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

繊維工業特有の要件を満たすために、人事システムの導入目的を明確にすることが重要です。例えば、シフト管理の効率化や技能管理の強化など、具体的なニーズに応じて適切な製品を選ぶことが求められます。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 従業員管理特化タイプ 従業員情報を管理することに特化したタイプです。入退社の手続き、個人情報や身上情報の管理、組織図の発令管理、年末調整、マイナンバー管理などの機能を備えています。繊維工業においては、従業員の異動やシフト変更が多いため、これらの機能が特に役立ちます。 従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。給与の計算だけでなく、給与明細や源泉徴収票の発行機能も含まれます。労働時間が変動する繊維工業では、給与計算が複雑になることが多いため、このタイプが有効です。 従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。このタイプの製品を提供する運営会社は、同じシリーズで会計ソフトも提供しており、統合されたソリューションを提供する傾向があります。繊維工業では勤怠管理の自動化が労務管理の効率化に直結します。 従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。このタイプも、運営会社が同シリーズで会計ソフトを運営しているタイプの製品が多い傾向にあります。繊維工業ではこの統合型が非常に役立ちます。 従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。人事評価シートの作成、評価の取得、分析機能、目標や進捗管理機能、組織図、組織アンケートなどの機能を備えています。入社手続きから育成や人材配置、退職までをカバーしたい企業に特に適しています。繊維工業では技能や経験が重視されるため、このタイプも有効です。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 雇用契約手続き 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。 入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。過去の配置との比較や、移動前の配置のシミュレーションなどをすることができます。 従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。グループ会社や子会社の情報も一元管理したい企業に適しています。繊維工業のように多拠点展開している企業では、グループ管理機能が非常に有用です

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