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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。鉄鋼業界では、特に労務管理や安全管理が重要な課題となるため、人事システムの導入はこれらの業務を効率化する上で非常に役立ちます。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの機能が含まれており、鉄鋼業特有のニーズに対応することが求められます。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。

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導入メリット

人事業務の効率化

鉄鋼業は大規模な工場や多くの従業員を抱えることが多く、人事システムを使用することで、従業員情報に紐付けて情報を管理することができます。これにより、2重管理や転記が必要だった情報の入力の工数を削減し、業務の効率化を実現します。

手続きの効率化

鉄鋼業の現場では、紙やメールを使った作業が多く、これが非効率的な場合があります。人事システムを導入することで、煩雑でボリュームのある処理がシステム化され、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減できます。また、過去書類の検索もシステム上で迅速に行えるため、必要な情報をすぐに見つけ出すことが可能です。

勤怠管理の効率化

鉄鋼業ではシフト勤務や時間外労働が頻繁に発生するため、勤怠管理が特に重要です。人事システムを利用することで、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上が見込めます。さらに、高負荷な社員を上司・人事部門がデータに基づいて見つけることができます。

人事評価、人材配置の効率化

鉄鋼業では、技術者や作業員のスキルセットが重要です。人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができるため、人事考課の効率化や人事評価に伴うデータを蓄積することができます。これにより、適切に人材を配置することが可能となります。

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導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

鉄鋼業では、ERPシステムや生産管理システムなど多くのシステムが稼働しています。人事システムの従業員情報は、これらのシステムのマスタとして頻繁に利用されるため、機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。鉄鋼業では特に労務管理や安全管理が重要になるため、これらの機能を重点的にチェックすることが推奨されます。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 従業員管理特化タイプ 従業員情報を管理することに特化したタイプです。鉄鋼業の現場では入退社の手続き、個人情報や身上情報の管理、組織図の発令管理、年末調整、マイナンバー管理などの機能が重要です。 従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。鉄鋼業の給与計算は複雑な場合が多いため、給与明細や源泉徴収票の発行機能も含まれるこのタイプが適しています。 従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。鉄鋼業ではシフト勤務や時間外労働が多いため、このタイプのシステムが特に有効です。 従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。鉄鋼業の複雑な労務管理を一元化するために最適です。 従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。鉄鋼業では、技術者のスキル管理や育成が重要となるため、このタイプのシステムが適しています。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。鉄鋼業の特性やニーズに合わせて最適な製品を選ぶことが重要です。 雇用契約手続き 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。鉄鋼業では多くの契約が発生するため、この機能が便利です。 入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。鉄鋼業の大規模な組織変更にも対応できます。 従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。鉄鋼業では、グループ会社や子会社の情報も一元管理したい場合が多いため、これらの機能を備えた製品が適しています

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