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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。鉄道車輌・同部品製造業においては、特に多様なスキルセットや資格の管理が重要となります。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。

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導入メリット

人事業務の効率化

鉄道車輌・同部品製造業では、多くの専門職が関わるため、従業員情報の管理が複雑化しがちです。人事システムを使用することで、特定のスキルや資格を持つ従業員情報を一元管理でき、2重管理や転記が必要だった情報の入力の工数を削減し、業務の効率化を実現します。

手続きの効率化

紙やメールでの作業と比較すると、煩雑でボリュームのある処理がシステム化されるため、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減できます。鉄道車輌・同部品製造業では、過去の作業履歴や資格更新情報を素早く検索する必要があるため、書類をシステム管理することで、書類を探す時間も大きく短縮できます。

勤怠管理の効率化

紙やExcelでの管理と比較すると、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上が見込めます。また、鉄道車輌・同部品製造業では、シフト勤務が多いことから、データに基づいた客観的な勤怠・打刻情報を元に、高負荷な社員を上司・人事部門が見つけることが重要です。

人事評価、人材配置の効率化

人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができます。鉄道車輌同部品製造業では、技術者や現場作業員のスキルセットの評価が重要であり、適切に人材を配置するためのデータ蓄積が可能です。

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導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。鉄道車輌・同部品製造業では、製造管理システムや品質管理システムとの連携が特に重要です。機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。鉄道車輌同部品製造業では、特にスキル管理と資格更新の機能が重要となるため、これをベースに他の機能の要否を定めましょう。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 従業員管理特化タイプ 従業員情報を管理することに特化したタイプです。鉄道車輌・同部品製造業では、スキルや資格の管理が重要なため、これをサポートする機能があるか確認しましょう。 従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。特にシフト勤務が多い鉄道車輌・同部品製造業では、給与計算の自動化が大きな利点となります。 従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。このタイプの製品を提供する運営会社は、同じシリーズで会計ソフトも提供しており、統合されたソリューションを提供する傾向があります。 従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。このタイプも、運営会社が同シリーズで会計ソフトを運営しているタイプの製品が多い傾向にあります。 従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。鉄道車輌・同部品製造業では、技術者のスキル評価や育成計画が重要であり、これをサポートする機能が求められます。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。鉄道車輌・同部品製造業の特性に合わせた機能を持つ製品を選びましょう。 雇用契約手続き 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。 入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。鉄道車輌・同部品製造業では、特に技術者の退職手続きが煩雑になりがちです。 個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。過去の配置との比較や、移動前の配置のシミュレーションなどをすることができます。 従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。鉄道車輌・同部品製造業では、特に異動が多いことから、この機能が重宝されます。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。鉄道車輌・同部品製造業では、グループ会社や子会社の情報も一元管理したいケースが多いため、この機能がある製品を選ぶと良いでしょう

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