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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。貴金属製品製造業においては、特有の労働時間やシフト、技能評価などの管理が必要となるため、人事システムの導入は特に有益です。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

人事システムを使用することで、従業員情報に紐付けて情報を管理することができます。貴金属製品製造業では、職人や技術者のスキル情報や資格の管理が重要です。これらの情報をシステム化することで、2重管理や転記が必要だった情報の入力の工数を削減し、業務の効率化を実現します。

手続きの効率化

紙やメールでの作業と比較すると、煩雑でボリュームのある処理がシステム化されるため、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減できます。貴金属製品製造業では、特に職人の作業報告や品質管理の書類が多く、これらをシステムで管理することで過去書類の検索時間も大きく短縮できます。

勤怠管理の効率化

紙やExcelでの管理と比較すると、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。貴金属製品製造業では、特に繁忙期や特注品の対応で勤怠管理が複雑になることが多いため、システム化によるメリットは大きいです。

人事評価、人材配置の効率化

人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができます。貴金属製品製造業では、職人や技術者の技能評価や適切な配置が業務の効率化と品質向上に直結するため、これらの機能は非常に重要です。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。貴金属製品製造業では、製造管理システムや品質管理システムとの連携が特に重要です。機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。貴金属製品製造業では、特に技能評価や資格管理、シフト管理に重点を置くことが考えられます。まずは、従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとして、それ以外の機能の要否を定めましょう。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 従業員管理特化タイプ 従業員情報を管理することに特化したタイプです。貴金属製品製造業では、職人や技術者の情報管理が重要であり、個人情報や技能情報の管理が重視されます。 従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。特に、異なる技能レベルやシフトに対応した給与計算が求められる貴金属製品製造業においては、このタイプが適しています。 従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。貴金属製品製造業では、特殊なシフトや繁忙期の管理が必要なため、このタイプのシステムが役立ちます。 従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。統合されたソリューションを提供する製品が多いため、貴金属製品製造業のように複雑な管理が必要な業種に適しています。 従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。貴金属製品製造業では、職人の技能評価や育成が重要であり、このタイプのシステムが特に適しています。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。貴金属製品製造業では、特に以下の機能が重要となります。 雇用契約手続き 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。貴金属製品製造業では、職人や技術者の雇用契約が頻繁に発生するため、この機能は便利です。 入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。貴金属製品製造業では、技能情報や資格情報の管理が重要です。 組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。過去の配置との比較や、移動前の配置のシミュレーションなどをすることができます。 従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。貴金属製品製造業では、多くの関連会社や子会社を持つ企業も多いため、グループ会社や子会社の情報も一元管理できるシステムが適しています

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