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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。特に化学繊維製造業では、多数の従業員が各工程で働いており、シフト管理や労働時間の追跡が重要です。そのため、業務効率化と正確なデータ管理が求められます。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

人事システムを使用することで、化学繊維製造業における多くの従業員情報を一元管理できます。これにより、情報の二重管理や転記の手間を削減し、業務全体の効率化を実現します。例えば、シフト管理や資格・技能管理が容易になります。

手続きの効率化

紙やメールでの作業と比較すると、煩雑でボリュームのある処理がシステム化されるため、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減できます。特に化学繊維製造業では、労働法に基づく各種法令遵守が必要で、書類をシステム管理することにより、法定書類の検索や提出が容易になります。

勤怠管理の効率化

紙やExcelでの管理と比較すると、自動的に時間外労働や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上が期待できます。化学繊維製造業では、交代制勤務が一般的であり、システムが導入されることで、勤務時間の管理が正確かつ迅速に行えます。

人事評価、人材配置の効率化

人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができるため、人事考課の効率化や人事評価に伴うデータを蓄積できます。特に化学繊維製造業では、特定の技能や資格を持つ人材の適切な配置が重要であり、システムでそれを支援できます。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。化学繊維製造業では、製造管理システムや品質管理システムとの連携が重要です。機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。化学繊維製造業では、従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとして、それ以外の機能の要否を定めましょう。例えば、資格管理や安全衛生管理に特化した機能が必要かどうかを確認します。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 ・従業員管理特化タイプ 従業員情報を管理することに特化したタイプです。化学繊維製造業では、資格管理や安全衛生管理が必要な場合、このタイプが適しています。 ・従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。給与の計算だけでなく、給与明細や源泉徴収票の発行機能も含まれます。化学繊維製造業では、交代制勤務の給与計算が自動化されることで効率が上がります。 ・従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。化学繊維製造業においては、シフト管理が重要であり、このタイプは特に有用です。 ・従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。このタイプも、運営会社が同シリーズで会計ソフトを運営しているタイプの製品が多い傾向にあります。化学繊維製造業では、統合されたソリューションが一元管理を容易にします。 ・従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。化学繊維製造業では、特定の技能や資格を持つ従業員の評価と配置が重要であり、このタイプはそれを支援します。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 ・雇用契約手続き 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。 ・入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 ・個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 ・組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。過去の配置との比較や、移動前の配置のシミュレーションなどをすることができます。 ・従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。化学繊維製造業では、特定の技能を持つ従業員の異動が生産性に直結するため、重要な機能です。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。化学繊維製造業の企業グループや子会社の情報も一元管理したい場合に適しています。これにより、統一された人事戦略と情報管理が可能になります

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