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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれています。鍛冶業のような専門技術を要する業界でも、従業員の技能や経験を正確に把握するために、人事システムは非常に有用です。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

人事システムを使用することで、従業員情報に紐付けて情報を管理することができます。鍛冶業では特定の技能や資格が重要なため、これらの情報を一元管理することで、適切な人材配置や技能の把握が容易になります。これにより、2重管理や転記が必要だった情報の入力工数を削減し、業務の効率化を実現します。

手続きの効率化

紙やメールでの作業と比較すると、煩雑でボリュームのある処理がシステム化されるため、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減でき、データ品質の向上が見込めます。鍛冶業では、労働時間や作業内容が多岐にわたるため、システムによる一元管理が特に有効です。また、書類をシステム管理することで過去書類の検索が可能となり、書類を探す時間も大きく短縮できます。

勤怠管理の効率化

紙やExcelでの管理と比較すると、自動的に時間外労働時間や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。鍛冶業では長時間労働や特殊な勤務時間が発生することがあるため、データに基づいた客観的な勤怠・打刻情報を元に、高負荷な社員を上司・人事部門が見つけることができます。

人事評価、人材配置の効率化

人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができるため、人事考課の効率化や人事評価に伴うデータを蓄積することができます。鍛冶業では特定の技能や経験が重要視されるため、タレントマネジメント機能を活用することで、従業員の能力やスキルを適切に管理し、適切な人材を適所に配置することができます。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。鍛冶業では、生産管理システムや品質管理システムと連携することが重要です。機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。鍛冶業では、特に技能や資格の管理、労務関連の手続きが重要となるため、これらの機能を重視して選択しましょう。まずは、従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとして、それ以外の機能の要否を定めましょう。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 ・従業員管理特化タイプ 従業員情報を管理することに特化したタイプです。鍛冶業では、特定の技能や資格の管理、組織図の発令管理、年末調整、マイナンバー管理などの機能が重要です。 ・従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。鍛冶業の労働条件に合わせた給与計算が可能なシステムを選ぶことが重要です。 ・従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。鍛冶業の特性上、勤務時間の正確な管理が求められます。 ・従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。鍛冶業の労働環境に合わせた柔軟な管理が可能なシステムが理想です。 ・従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。鍛冶業では、特定の技術や経験を持つ従業員の評価や育成が重要です。これらの機能を活用することで、組織全体のスキルアップが期待できます。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 ・雇用契約手続き 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。鍛冶業のような職場では、特殊な契約条件もあるため、柔軟に対応できるシステムが求められます。 ・入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 ・個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。鍛冶業では、従業員の技能や資格情報も重要な管理項目となります。 ・組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。鍛冶業では、技能レベルや経験に基づいた組織図の作成が有効です。 ・従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。鍛冶業でも、プロジェクトや業務内容に応じた適切な人材配置が求められます。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。鍛冶業の企業がグループ会社や子会社を持つ場合、これらの情報を一元管理できるシステムが適しています

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