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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。特にパルプ製造業においては、製造ラインのシフト管理や工場勤務の特定のニーズに対応した機能が求められます。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

パルプ製造業では、多くの従業員が工場で働いており、シフト管理が重要です。人事システムを使用することで、従業員情報に紐付けて情報を管理し、シフト管理も一元化できます。これにより、2重管理や転記が必要だった情報の入力の工数を削減し、業務の効率化を実現します。

手続きの効率化

製造業の現場では、紙やメールでの作業が一般的ですが、人事システムを導入することで煩雑な処理がシステム化されます。これにより、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減でき、データ品質の向上が見込めます。また、過去の書類をシステム管理することで、書類を探す時間も大幅に短縮できます。

勤怠管理の効率化

パルプ製造業では、工場勤務の従業員の勤怠管理が重要です。人事システムを導入すると、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。また、データに基づいた客観的な勤怠・打刻情報を元に、高負荷な社員を上司・人事部門が見つけることができます。

人事評価、人材配置の効率化

パルプ製造業では、従業員の技術スキルや経験が生産効率に直結します。人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができ、効率的な人事考課やデータ蓄積が可能です。これにより、適切な人材配置が実現し、製造ラインの生産効率を高めることができます。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

パルプ製造業では、生産管理システムや在庫管理システムなどとの連携が重要です。人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されるため、機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

パルプ製造業においては、シフト管理や技能評価など特有のニーズがあります。人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。まずは、従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとして、それ以外の機能の要否を定めましょう。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 従業員管理特化タイプ パルプ製造業においても、入退社の手続き、個人情報や身上情報の管理、組織図の発令管理、年末調整、マイナンバー管理などの機能を備えています。 従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。給与の計算だけでなく、給与明細や源泉徴収票の発行機能も含まれます。 従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。パルプ製造業では、シフト制が一般的なため、このタイプのシステムは特に有効です。 従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。このタイプも、運営会社が同シリーズで会計ソフトを運営しているタイプの製品が多い傾向にあります。 従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。パルプ製造業では、技術スキルや経験を評価し、適切な配置を行うために特に適しています。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 雇用契約手続き 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。 入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。過去の配置との比較や、移動前の配置のシミュレーションなどをすることができます。 従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。グループ会社や子会社の情報も一元管理したい企業に適しています。パルプ製造業においても、複数の工場や関連会社を持つ企業には有用です

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