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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。原油・天然ガス鉱業のような特殊な業界では、特にフィールドワーカーや本社スタッフの管理が重要となります。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

原油・天然ガス鉱業では、多くの従業員が異なる地域や現場で働いていることが一般的です。人事システムを使用することで、遠隔地の従業員情報を一元管理し、2重管理や転記が必要だった情報の入力の工数を削減し、業務の効率化を実現します。

手続きの効率化

紙やメールでの作業と比較すると、煩雑でボリュームのある処理がシステム化されるため、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減でき、データ品質の向上が見込めます。原油・天然ガス鉱業の現場では、迅速な対応が求められるため、書類をシステム管理することで過去書類の検索が可能となり、書類を探す時間も大きく短縮できます。

勤怠管理の効率化

原油・天然ガス鉱業では、シフト勤務や長時間勤務が多いため、勤怠管理が複雑になりがちです。人事システムを用いることで、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出でき、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。また、データに基づいた客観的な勤怠・打刻情報を元に、高負荷な社員を上司や人事部門が見つけ出し、適切に対処することができます。

人事評価、人材配置の効率化

人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができるため、人事考課の効率化や人事評価に伴うデータを蓄積することができます。原油天然ガス鉱業では、特定の技術や資格を持つ人材が重要となるため、タレントマネジメント機能を活用して、適切な人材配置を行うことができます。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

原油・天然ガス鉱業の特殊な業務環境では、人事システムの従業員情報が他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

原油天然ガス鉱業においては、従業員の安全管理や資格管理も重要です。人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。まずは、従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとして、それ以外の機能の要否を定めましょう。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 従業員管理特化タイプ 従業員情報を管理することに特化したタイプです。原油・天然ガス鉱業では、入退社の手続き、個人情報や身上情報の管理、組織図の発令管理、年末調整、マイナンバー管理などの機能が特に重要です。 従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。給与の計算だけでなく、給与明細や源泉徴収票の発行機能も含まれます。 従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。原油・天然ガス鉱業では、シフト制や長時間勤務が多いため、勤怠管理が特に重要です。 従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。このタイプも、運営会社が同シリーズで会計ソフトを運営しているタイプの製品が多い傾向にあります。 従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。原油・天然ガス鉱業では、特定の技術や資格を持つ人材が重要であるため、このタイプのシステムが特に適しています。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 雇用契約手続き 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。原油・天然ガス鉱業では、多くの契約社員がいるため、効率的な契約管理が求められます。 入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。過去の配置との比較や、移動前の配置のシミュレーションなどをすることができます。 従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。原油・天然ガス鉱業では、海外赴任が多いため、異動管理が特に重要です。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。原油・天然ガス鉱業ではグローバルな事業展開が一般的であり、グループ会社や子会社の情報も一元管理したい企業に適しています

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