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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。製本印刷加工業においても、これらの機能を活用することで、特有の業務プロセスを効率化することができます。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

製本印刷加工業では、多くの従業員が異なるスキルセットを持ち、多様な作業を行っています。人事システムを使用することで、各従業員のスキルや資格、作業履歴を一元管理できます。これにより、適切な人材配置が可能となり、効率的な業務運営が実現します。

手続きの効率化

製本印刷加工業では、紙ベースの作業が多く、手続きが煩雑になりがちです。人事システムを導入することで、従来の紙やメールでの手続きをデジタル化し、データチェックや給与計算の効率化が図れます。これにより、書類を探す時間や入力ミスが大幅に減少し、データ品質の向上が期待できます。

勤怠管理の効率化

製本印刷加工業では、シフト勤務や時間外労働が頻繁に発生します。人事システムで勤怠管理を行うことで、正確な労働時間の記録や休暇管理が可能となり、集計工数が削減されます。また、データに基づいた客観的な勤怠情報により、高負荷な社員を早期に発見し、適切な対応を行うことができます。

人事評価、人材配置の効率化

製本印刷加工業では、従業員のスキルや経験が業務の質に大きく影響します。人事システムを使って人事評価やタレントマネジメントを行うことで、従業員の能力やスキルを適切に評価し、最適な人材配置が可能となります。これにより、生産性の向上や従業員満足度の向上が期待できます。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

製本印刷加工業では、製造管理システムや在庫管理システムなど、他の業務システムとの連携が重要です。人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタ情報として利用されるため、連携要件を整理し、自社で使用しているツールとの互換性を確認することが必要です。

人事管理システムの導入目的

人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。製本印刷加工業では、従業員の技能や資格の管理が特に重要であり、これに対応したシステムを選定することが求められます。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 **従業員管理特化タイプ**: 入退社の手続き、個人情報や身上情報の管理、組織図の発令管理、年末調整、マイナンバー管理などの機能を備えています。製本印刷加工業では、従業員のスキルや資格の管理に特化したシステムが適しています。 **従業員管理、給与計算タイプ**: 給与の計算だけでなく、給与明細や源泉徴収票の発行機能も含まれます。給与計算が複雑な製本印刷加工業には、このタイプが有効です。 **従業員管理、勤怠管理タイプ**: 勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。シフト勤務が多い製本印刷加工業に適しています。 **従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ**: 給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。 **従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ**: 人事評価シートの作成、評価の取得、分析機能、目標や進捗管理機能、組織図、組織アンケートなどの機能を備えています。製本印刷加工業では、特定のスキルセットを持つ従業員の育成や配置に役立ちます。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 **雇用契約手続き**: オンライン上で雇用契約を作成し、締結できます。 **入退職手続き**: 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 **個人情報、身上情報管理**: オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 **組織図の作成**: 従業員情報から組織図を作成することができます。過去の配置との比較や、移動前の配置のシミュレーションなどをすることができます。 **従業員の異動管理**: 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。製本印刷加工業のグループ会社や子会社を一元管理したい企業に適しています。これにより、全社的な人材資源の最適配置が可能となります

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