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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれています。銃製造業では、特に厳格な規制やセキュリティ管理が求められるため、情報管理の精度とセキュリティ機能が非常に重要です。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

人事システムを使用することで、従業員情報に紐付けて情報を管理することができます。銃製造業では、従業員の資格やスキル、訓練履歴などの詳細な情報管理が求められるため、システムを活用することで2重管理や転記の必要がなくなり、効率的に業務を進めることができます。

手続きの効率化

紙やメールでの作業と比較すると、煩雑でボリュームのある処理がシステム化されるため、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減でき、データ品質の向上が見込めます。特に銃製造業では、従業員のセキュリティクリアランスや法令遵守に関する情報も管理されるため、システム管理によって過去の書類の検索が迅速に行えます。

勤怠管理の効率化

紙やExcelでの管理と比較すると、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。銃製造業では、特定の作業に対する勤怠管理が重要であり、システムを活用することで、従業員が適切に休憩を取れているか、過労がないかを効果的に監視できます。

人事評価、人材配置の効率化

人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができます。銃製造業では、従業員のスキルや資格が業務の品質と安全性に直結するため、適切な評価と配置が求められます。これにより、適材適所の人材配置が実現し、生産性の向上が見込めます。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。銃製造業では、特にセキュリティ関連のシステムや製造管理システムとの連携が重要です。機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。銃製造業では、従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとして、それ以外の機能の要否を定める際に、特にセキュリティと法令遵守の観点からの評価が必要です。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 ・従業員管理特化タイプ 従業員情報を管理することに特化したタイプです。銃製造業では、資格の管理やセキュリティクリアランスの管理も非常に重要です。これらの機能を備えたシステムを選びましょう。 ・従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。銃製造業では、特定の業務ごとの給与計算が必要な場合もあり、そのような要件に対応できるシステムを選ぶことが重要です。 ・従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。銃製造業では、勤怠管理もセキュリティと法令遵守の観点から非常に重要です。 ・従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。銃製造業の特定の要件に対応できるシステムを選ぶことで、全体的な管理が容易になります。 ・従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。銃製造業では、従業員のスキルや資格の評価が非常に重要です。これにより、適切な人材配置が可能となります。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 ・雇用契約手続き 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。銃製造業では、特定の条件や法令への準拠が求められるため、これをシステムで効率化できます。 ・入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。銃製造業では、退職者の情報管理も重要です。 ・個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。銃製造業では、セキュリティクリアランスの管理が含まれることが多いため、これを効率的に行えるシステムを選びましょう。 ・組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。銃製造業では、セキュリティ階層や職務分掌を明確にした組織図が必要です。 ・従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。銃製造業では、特定の訓練を受けた従業員の異動が重要です。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。銃製造業では、グループ会社や子会社の情報を一元管理することで、全体的なセキュリティ管理が強化されるため、この機能が特に有用です

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