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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。製氷業においては、季節労働やシフト制が多用されるため、特に勤怠管理や労務手続きの効率化が求められます。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

製氷業の特性上、従業員の出入りが激しい場合があります。人事システムを使用することで、従業員情報を一元管理し、入退社手続きや異動手続きを効率化できます。これにより、2重管理や転記が必要だった情報の入力の工数を削減し、業務の効率化を実現します。

手続きの効率化

が求められます。 導入メリット 人事業務の効率化 製氷業の特性上、従業員の出入りが激しい場合があります。人事システムを使用することで、従業員情報を一元管理し、入退社手続きや異動手続きを効率化できます。これにより、2重管理や転記が必要だった情報の入力の工数を削減し、業務の効率化を実現します。 手続きの効率化 製氷業では、季節ごとに従業員数が変動することが多く、手続きも煩雑になりがちです。紙やメールでの作業と比較すると、人事システムを導入することで、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減でき、データ品質の向上が見込めます。また、システム管理による過去書類の検索が容易になるため、書類を探す時間も大きく短縮できます。

勤怠管理の効率化

製氷業では繁忙期と閑散期が明確で、シフト管理や時間外労働の管理が重要です。人事システムを使用することで、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出でき、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。また、データに基づいた客観的な勤怠・打刻情報を元に、高負荷な社員を上司・人事部門が見つけることができます。

人事評価、人材配置の効率化

製氷業では特定の技能や経験が求められることが多いです。人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムを導入することで、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができます。これにより、人事考課の効率化や人事評価に伴うデータを蓄積することができます。タレントマネジメント機能を備えている場合、従業員の能力やスキルを管理でき、適切に人材を配置することができます。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

製氷業においても、人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。例えば、製造管理システムや在庫管理システムなどと連携することが考えられます。機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

製氷業の特性に合わせたシステム選定が重要です。人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。まずは、従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとして、それ以外の機能の要否を定めましょう。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

製氷業のニーズに合った人事システムを選ぶために、以下のタイプを検討しましょう。 ・従業員管理特化タイプ 入退社の手続き、個人情報や身上情報の管理、年末調整、マイナンバー管理など、従業員情報の管理に特化したタイプです。製氷業では従業員の出入りが多いため、これらの機能が役立ちます。 ・従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。繁忙期の時間外労働やシフト勤務の管理に対応するため、給与計算機能が重要です。 ・従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。製氷業ではシフト制が多い場合があるため、勤怠管理機能が非常に有用です。 ・従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。統合されたソリューションを提供することで、特に製氷業の複雑な労務管理を効率化できます。 ・従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。特定の技能や経験が求められる製氷業では、従業員の育成や適切な配置に役立ちます。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

製氷業の特性に合わせた業務の電子化を目指すため、以下の機能を検討しましょう。 ・雇用契約手続き オンライン上で雇用契約を作成し、締結できます。季節労働者の多い製氷業では利便性が高いです。 ・入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 ・個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 ・組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができ、移動前の配置のシミュレーションなどが可能です。 ・従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。製氷業の特定のシーズンに応じた人員配置に役立ちます。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

製氷業の中には複数の製造拠点や関連会社を持つ企業も存在します。そのため、グループ会社や子会社の情報を一元管理できる人事システムが適しています

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