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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。特に茶製造業においては、季節労働者やパートタイム従業員が多く、これらの従業員の情報を効率的に管理することが求められます。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

茶製造業では、繁忙期と閑散期が明確に分かれており、従業員の出入りも多いため、従業員情報の管理が重要です。人事システムを使用することで、従業員情報を一元管理し、採用から退職までのプロセスを効率化できます。これにより、繁忙期でも迅速に対応できるようになります。

手続きの効率化

従業員の入退社や契約更新が頻繁に行われる茶製造業では、紙やメールでの手続きが煩雑になることが多いです。人事システムを導入することで、これらの手続きをシステム上で一元管理でき、データチェックや給与システムへのインプット工数が大幅に削減されます。また、過去の書類を簡単に検索できるため、書類を探す時間も短縮できます。

勤怠管理の効率化

茶製造業では、季節ごとに異なる勤務時間やシフトを管理する必要があります。紙やExcelでの管理と比較すると、人事システムを使うことで自動的に勤務時間や休暇取得日数を算出でき、集計工数を削減し、データの正確性を高めることができます。これにより、高負荷な社員を迅速に把握し、適切な対策を講じることが可能になります。

人事評価、人材配置の効率化

茶製造業では、従業員のスキルや経験を基にした適切な人材配置が求められます。人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムを利用することで、人事評価のプロセスを簡素化し、評価データを蓄積できます。これにより、適切な人材を適切なポジションに配置することが可能になります。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

茶製造業に特有の生産管理システムや在庫管理システムとの連携が重要です。人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されるため、機能要件の整理と連携要件の整理が必要です。自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

茶製造業における人事システムの導入目的を明確にすることが重要です。従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースに、必要な機能を選定しましょう。例えば、季節労働者の管理や繁忙期における人員配置が重要な場合、それに対応した機能を持つシステムを選ぶ必要があります。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 従業員管理特化タイプ 茶製造業において、季節労働者やパートタイム従業員の管理が重要です。入退社の手続きや個人情報の管理、年末調整、マイナンバー管理などの機能を備えています。 従業員管理、給与計算タイプ 給与計算機能を含むタイプです。給与の計算だけでなく、給与明細や源泉徴収票の発行機能も含まれ、従業員の給与計算を効率化できます。 従業員管理、勤怠管理タイプ 勤務時間や休暇、欠勤の管理が特に重要な茶製造業に適しています。勤務時間の記録やシフト管理を効率化できます。 従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記の給与計算と勤怠管理の両方を備えるタイプです。統合されたソリューションを提供するため、システムの統合性が高まります。 従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 茶製造業において、従業員のスキルや経験を基に適切な人材配置を行うための機能を備えています。評価シートの作成、評価の取得、分析機能を持ち、入社手続きから育成や人材配置、退職までをカバーします。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

茶製造業のニーズに合わせた以下の手続きや管理に対応している製品を選びましょう。 雇用契約手続き 雇用契約をオンライン上で作成し、締結できます。 入退職手続き 各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行などに対応しています。 個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報や身上情報の変更手続きを行えます。 組織図の作成 従業員情報から組織図を作成し、過去の配置との比較やシミュレーションができます。 従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理できます。辞令の出力に対応する製品もあります。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

茶製造業では、複数の工場や事業所を持つケースが多いため、組織を複数管理できる製品が適しています。グループ会社や子会社を一元管理したい場合に有効です。 茶製造業における人事システムの導入は、業務の効率化と従業員管理の精度向上に大いに貢献します。自社のニーズに合ったシステムを選び、効果的に活用しましょう

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