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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。特に畜産食料品製造業においては、季節労働者やパートタイム従業員の管理が重要となるため、これらの人事システムの導入は労務管理の効率化に大きく寄与します。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

畜産食料品製造業では、多様な労働形態(フルタイム、パートタイム、季節労働者など)が存在するため、従業員情報の管理が非常に複雑になります。人事システムを使用することで、これらの情報を一元管理でき、2重管理や転記の必要がなくなり、業務の効率化を実現します。

手続きの効率化

畜産食料品製造業では、労働者の入退社が頻繁に発生するため、手続きの効率化が重要です。紙やメールでの作業と比較すると、システム化された処理によりデータチェックや給与システムへのインプット工数が削減され、データ品質の向上が見込めます。また、書類をシステム管理することで過去書類の検索が容易になり、書類を探す時間も大幅に短縮できます。

勤怠管理の効率化

畜産食料品製造業では、シフト勤務や長時間労働が一般的です。紙やExcelでの管理に比べて、人事システムを利用することで自動的に時間外労働や休暇取得日数を算出でき、集計工数の削減やデータ品質の向上が期待できます。また、データに基づいた客観的な勤怠・打刻情報を元に、高負荷な社員を早期に発見し、適切な対策を講じることができます。

人事評価、人材配置の効率化

畜産食料品製造業では、特定の技能や経験が求められるため、人材の適切な配置が重要です。人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムにより、人事評価のためのフォーマット作成、回収、集計が簡単になり、効率化が図れます。従業員の能力やスキルを管理することで、適切に人材を配置できるようになります。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

畜産食料品製造業では、品質管理システムや生産管理システムと連携することが重要です。人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタデータとして頻繁に利用されるため、連携要件を整理し、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

畜産食料品製造業では、労務管理やシフト管理が特に重要です。人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。まずは、従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとして、それ以外の機能の要否を定めましょう。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 従業員管理特化タイプ 従業員情報を管理することに特化したタイプです。入退社の手続き、個人情報や身上情報の管理、組織図の発令管理、年末調整、マイナンバー管理などの機能を備えています。 従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。給与の計算だけでなく、給与明細や源泉徴収票の発行機能も含まれます。 従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。このタイプの製品を提供する運営会社は、同じシリーズで会計ソフトも提供しており、統合されたソリューションを提供する傾向があります。 従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。このタイプも、運営会社が同シリーズで会計ソフトを運営しているタイプの製品が多い傾向にあります。 従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。人事評価シートの作成、評価の取得、分析機能、目標や進捗管理機能、組織図、組織アンケートなどの機能を備えています。入社手続きから育成や人材配置、退職までをカバーしたい企業に特に適しています。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 雇用契約手続き 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。 入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。過去の配置との比較や、移動前の配置のシミュレーションなどをすることができます。 従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。グループ会社や子会社の情報も一元管理したい企業に適しています。畜産食料品製造業では、複数の工場や店舗を持つ場合が多いため、この機能が特に有用です

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