IT、インターネット業界では、リモートワークやフレックスタイム制度の導入が進んでいます。従業員がオフィス、自宅、コワーキングスペースなど、さまざまな場所で業務を行っているため、緊急時の連絡先や所在地の把握が困難になっています。災害発生時には、誰がどこにいるのかを瞬時に判断できず、安全確認に時間がかかってしまいます。勤務場所が固定されていないため、従来の電話連絡や訪問確認では対応しきれない状況が生まれています。

データセンターやクラウドサービスの運営では、昼夜を問わずシステムの監視と運用が必要です。深夜や早朝に災害が発生した場合でも、サービスの継続性を確保するため、担当者の安否確認と参集指示を迅速に行わなければなりません。シフト勤務や当番制を採用している企業では、誰が対応可能な状態にあるのかをリアルタイムで把握する必要があります。通常の業務連絡手段では、緊急時の迅速な対応が難しくなっています。

IT、インターネット企業の多くは、海外拠点や外国籍の従業員を抱えています。災害発生時には、時差のある海外拠点との連携や、多言語での安否確認が必要になります。日本語のみの連絡手段では、外国籍従業員が内容を理解できず、適切な対応が取れない可能性があります。拠点ごとに異なる連絡体制を整備する必要があり、統一的な管理が課題となっています。

地震や台風などの自然災害が発生すると、通信インフラやサーバー設備にも影響が及ぶ可能性があります。IT企業にとっては、従業員の安全確保と同時に、システムの復旧対応も求められます。災害時には、誰がシステム復旧作業に参加できるのか、どの拠点の設備が稼働しているのかを把握する必要があります。安否確認とシステム状況の確認を並行して行わなければならず、情報管理の負担が大きくなっています。

IT、インターネット業界向けの安否確認システムは、クラウド上で動作する形式が主流です。自社のサーバーにソフトウェアを導入する必要がなく、インターネット接続があればどこからでもアクセスできます。既存の人事システムや勤怠管理システムとの連携機能も備えており、従業員情報の自動同期が可能です。アプリケーション間のデータ連携により、管理業務の負担を軽減できます。

スマートフォンアプリやWebブラウザからの利用に対応しており、勤務場所を問わず安否報告ができます。位置情報機能を活用して、報告時の所在地を自動的に記録する仕組みも搭載されています。在宅勤務やモバイルワークが常態化している業界の特性に合わせて、さまざまなデバイスから柔軟に利用できる設計になっています。通知方法も、メール、アプリ通知、SMSなど複数の手段を組み合わせることができます。

管理画面や通知メッセージを、英語や中国語など複数の言語で表示できる機能が備わっています。外国籍の従業員が多い企業では、母国語での安否確認が可能になり、回答率の向上につながります。時差のある海外拠点に対しては、現地時間に合わせた通知設定ができます。グローバルに事業を展開する企業にとって、国境を越えた一元管理が実現できる点が大きな特徴です。

クラウド型の安否確認システムは、サービス提供会社のサーバー上でシステムが動作します。自社でサーバーを用意する必要がなく、初期費用を抑えて導入できる点が特徴です。インターネット接続があればどこからでも利用でき、システムの更新やメンテナンスも提供会社が行います。 一方で、オンプレミス型は自社のサーバー内にシステムを構築する形式です。セキュリティポリシーが厳格な企業や、既存システムとの深い連携が必要な場合に選択されます。自社の管理下でデータを保管できるため、情報管理の自由度が高くなります。

専用アプリ型は、スマートフォンやタブレットに専用アプリケーションをインストールして利用します。プッシュ通知機能により、緊急時の連絡を確実に受け取れます。位置情報の取得やオフライン時の動作など、端末の機能を最大限に活用できます。 対照的に、Webブラウザ型はアプリのインストールが不要で、インターネットブラウザから直接アクセスします。パソコンからの利用に適しており、大量のデータを一覧で確認したい管理者に向いています。

自動配信型は、地震や気象警報などの情報と連動して、自動的に安否確認の通知を送信します。システムが24時間監視を行い、基準値を超える事象が発生すると即座に配信が開始されます。深夜や休日でも人的作業を必要とせず、迅速な初動対応が可能です。 これに対し、手動配信型は管理者が状況を判断して、必要なタイミングで通知を送信します。システム障害や社内トラブルなど、自動検知できない事象に対応できます。配信対象や内容を柔軟にカスタマイズできる利点があります。

システムを導入する理由と、従業員にとってのメリットを丁寧に説明します。災害時の安全確保が目的であることを伝え、個人情報の取り扱いについても透明性を持って説明します。操作方法については、動画マニュアルや図解入りの手順書を用意すると、従業員が理解しやすくなります。IT業界の従業員は技術に精通していますが、新しいシステムの操作には慣れが必要です。導入時の丁寧な説明により、システムへの理解と協力を得られます。

全社展開の前に、特定の部署やプロジェクトチームで試験的に導入します。一例として、情報システム部門や総務部門など、システムに理解のある部署から始めることで、問題点を早期に発見できます。先行グループからのフィードバックを収集し、設定の調整や運用ルールの見直しを行います。段階的な展開により、全社導入時のトラブルを最小限に抑えられます。

年に複数回、安否確認の訓練を実施し、従業員の対応力を高めます。訓練後には、回答率や所要時間を分析し、改善点を特定します。具体的には、回答率が低い部署に対しては、追加の説明会を開催するなどの対応を行います。訓練を通じて、緊急時の手順が従業員に定着し、実際の災害時に迅速な対応が可能になります。継続的な改善により、システムの実効性が高まります。

安否確認システムを、既存の事業継続計画や危機管理マニュアルに組み込みます。災害発生時の対応フローを見直し、システムを活用した新しい手順を明確にします。たとえば、安否確認の結果をもとに、誰が緊急対策本部に参集するかを決定するルールを定めます。システム単体ではなく、全体的な危機管理体制の一部として位置づけることで、効果的な運用が実現します。

システムの導入時には、企業の組織構成や運用方針に合わせた初期設定が必要です。従業員情報の登録方法、部署や拠点の階層構造の設定、通知条件のカスタマイズなどを、提供会社の担当者が支援します。一例として、既存の人事システムからデータを移行する際には、データ形式の変換作業をサポートしてもらえます。IT業界では、複雑な組織構造や多様な雇用形態があるため、専門的な設定支援が重要です。

災害は昼夜を問わず発生するため、24時間体制でのサポート窓口が提供されます。システムの動作不具合や、操作方法の問い合わせに対して、電話やメールで迅速に対応します。具体的には、深夜に地震が発生してシステムを起動する際に、操作方法が分からない場合でも即座に問い合わせできます。24時間体制でサービスを運用する業界では、いつでもサポートを受けられる体制が必須です。

従業員向けの操作研修や、管理者向けの運用トレーニングを提供します。オンライン形式や訪問形式など、企業の希望に応じた研修方法が選択できます。訓練実施の際には、シナリオの作成や当日の運営をサポートしてもらえます。たとえば、初めて訓練を行う企業に対しては、通知文面の作成アドバイスや、結果分析の方法を指導してもらえます。

提供会社は、定期的にシステムのバージョンアップを行い、新機能を追加します。セキュリティの強化や、操作性の改善、新しいデバイスへの対応などが継続的に提供されます。実際に、法令の改正や新しい技術の登場に合わせて、システムが自動的に更新されます。利用企業側で特別な作業を行わなくても、常に最新の状態でシステムを利用できます。

米国のAlertMedia社は2025年、緊急通知の文章を数秒で自動作成・編集・翻訳するAIツールを発表しました。生成AIを活用することで、災害時の案内文や安否確認メールを迅速に用意でき、英語・中国語など多言語への即時翻訳も可能になります。今後は日本語で作成したメッセージを高度なAI翻訳で瞬時に他言語に変換する技術が標準化される見込みです。

現在、多くのシステムでSlackやTeamsなど社内チャットとの連携により安否確認が行えます。将来はAIチャットボットや音声エージェントが24時間体制で安否応答を担い、被災者自身が必要に応じてAIに電話やチャットで連絡する双方向システムに進化します。例えばソウル市ではAIが定期電話する仕組みが、ユーザーからのコールを受ける双方向型にアップグレードされ、Everbridgeも緊急通知に埋め込んだチャットボットで24時間情報提供を目指しています。

回答データの自動集計・可視化機能が普及し、災害時の安否情報をリアルタイムで把握できるようになっています。今後は機械学習による高度な分析で、集まった回答やセンサーデータから被災リスクや支援優先地域を予測・提示する機能が強化されます。例えば、AIが回答傾向や地域リスクを解析し、即座に必要支援先を示すことで意思決定が大幅に高速化することが期待されます。

GPSによる社員位置把握やビーコンを使った安否確認は既に導入例があります。今後はスマートウォッチや各種IoTデバイスが被災時に自動的に心拍・位置情報を送信し、本人が応答できなくても異常検知で自動起動するシステムが実現します。こうした技術により、災害発生直後から自動で安否確認が始まり、初動対応の遅れを防ぐことが可能になります。