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安否確認システムとは?

更新:2024年11月21日

運輸や郵便業界において、安否確認システムは従業員の安全確保と迅速な業務再開を支える重要なツールです。災害時や緊急事態発生時に従業員の安否を確認し、事業継続のために必要な情報を速やかに把握することができます。このシステムはメール、電話、アプリ、SNSなど複数の連絡手段を提供し、安否確認の自動配信や集計機能を備えています。特に運輸業界では、ドライバーや配送スタッフの位置や状況を迅速に確認することが求められ、郵便業界では広範囲に分散する従業員の状況把握が課題となります。また、感染症対策として従業員の健康状態を確認するアンケート機能も含まれることがあります。

pros

導入メリット

複数の連絡手段の確保

安否確認システムは、メール、電話、アプリ、SNS、自動音声ガイダンスなど、複数の連絡手段に対応しています。運輸や郵便業界では、従業員が移動中や異なる場所で業務を行っているため、これらの複数の連絡手段が特に有効です。これにより、災害時の通信遅延を減らし、安否確認連絡の到達率を高めることができます。従業員が自身の連絡先を入力・変更できるため、情報の更新漏れによる連絡不能のリスクを減らします。

安否確認の一元化

安否確認システムを導入することで、安否確認に関する連絡が1つのツールに集約されます。運輸や郵便業界では、従業員が広範囲に分散しているため、安否確認の一元化は業務効率を大幅に向上させます。災害情報に連動し、自動で安否確認を配信し、結果を自動集計する機能があるため、迅速な対応が可能です。

事業継続計画への対応

安否確認システムは、緊急事態発生時の安否確認、業務の体制に関する連絡などを迅速に行うことができます。運輸や郵便業界では、業務の停止が社会インフラに大きな影響を与えるため、事業継続計画(BCP)の策定と遂行が非常に重要です。安否確認システムは、企業の事業継続や早期復旧を図るための重要なツールとなります。

cons

導入注意点

稼働安定性、稼働実績

安否確認システムは、ネットワークが不安定になる災害時にも安定稼働することが重要です。運輸や郵便業界では、稼働実績の確認が特に重要です。データセンターの拠点数、地域や、過去の大きな災害での稼働実績などを確認しましょう。

個人情報の取り扱い

安否確認には個人の連絡先が使用されることがあり、プライバシーの懸念が生じることがあります。運輸や郵便業界では、多くの従業員が関与するため、特に注意が必要です。従業員が自ら情報を入力するタイプのシステムでは、個人情報を管理者に知られる心配が少なく、プライバシーの懸念や情報漏えいのリスクが軽減されます。

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安否確認システムの選び方

安否確認システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

安否確認システムのタイプから選ぶ

**安否確認特化タイプ** 安否確認に特化したタイプです。運輸や郵便業界では、従業員の広範囲な移動や分散を考慮し、平時も使用できるタイプが適しています。日々の健康管理ツールとしても利用できるため、感染症対策にも役立ちます。 **コミュニケーションツールタイプ** ビジネスチャットやグループウェアなどのコミュニケーションツールの1機能として安否確認機能を備えている製品があります。運輸や郵便業界では、既存のコミュニケーションツールを活用することでコストを抑えることができます。

2

対応する災害から選ぶ

安否確認システムは主に、地震に特化したものと、地震以外の災害にも対応できる製品があります。運輸や郵便業界では、荒天の頻度が高い地域に重要拠点がある場合などは、地震以外の災害にも対応できるシステムを選ぶことが重要です。

3

安否確認の対象範囲で選ぶ

安否確認をする対象は、従業員のみ、従業員とその家族までを対象とする製品で別れます。運輸や郵便業界では、広範囲にわたる従業員とその家族の安否確認が求められる場合があります。

4

安否確認の連絡手段で選ぶ

安否確認の主な方法には、メール、電話、SNS、専用のアプリ、LINEなどがあります。運輸や郵便業界では、従業員がさまざまな環境で働いているため、複数の連絡方法を提供しているシステムを選ぶことが望ましいです。

5

自動化機能から選ぶ

安否確認システムの中には、以下のような自動化する機能を備えている製品があります。自動化することで、対応スピードの向上や属人性を排除することができ、緊急時の対応がスムーズになります。 **安否確認の自動配信**:気象庁の災害情報に連動して、安否確認を自動配信することができます。運輸や郵便業界では、迅速な情報伝達が求められるため、自動配信機能が特に有効です。 **回答の自動集計**:安否確認やアンケートの回答を自動で集計します。災害状況がリアルタイムに反映されるため、状況確認の即時性を重要視する場合におすすめです。 **位置情報の取得**:安否確認の連絡と併せて、従業員の端末から位置情報を取得します。運輸業界では特に、ドライバーの位置情報を把握することで、迅速な対応が可能となります

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