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マニュアル作成ツールとは？

更新：2024年12月10日

マニュアル作成ツールとは、業務のノウハウや手順などをまとめた文書、動画などの資料を作成するためのツールです。運輸業や郵便業においては、業務プロセスが多岐にわたり、現場での作業手順や安全対策、機器の操作方法などを明確に文書化することが求められます。マニュアル作成ツールを使用することで、これらの情報を統一されたフォーマットで効率的に作成・管理することができます。一部の製品では、作成したマニュアルをノウハウとして蓄積することも可能です。各種オフィススイートやメモツールなどでもマニュアルを作成できますが、マニュアル作成専用のテンプレートやガイドを備えているものを選ぶことで、より効率的な管理が可能です。

pros

導入メリット

マニュアル作成コストの削減

マニュアル作成ツールにより、運輸業や郵便業における業務手順を統一されたフォーマットで作成することができます。これにより、必要な情報の検索が簡単になるだけでなく、新しいマニュアルの追加や更新もスムーズに行えるようになります。特に、頻繁に変わる運行ルートや新しい郵便規則の更新など、変化の多い業務に対応するためのコスト削減が期待できます。

複数人での編集

オンラインベースで複数人が同時に編集やコメントを行えるマニュアル作成ツールでは、運輸業や郵便業の現場に適したマニュアルを効率的に作成することができます。例えば、ドライバー、整備士、オフィススタッフがそれぞれの視点から意見を出し合い、役割を分担して作業を進めることが可能です。これにより、現場の声を反映した実用的なマニュアルが作成できます。

cons

導入注意点

マニュアル管理のルール整備

マニュアル作成ツールは簡単にマニュアルを作成できるため、マニュアルが増えすぎて、どれが最新なのか、どこにマニュアルがあるのかわからないといった事態になる恐れがあります。特に運輸業や郵便業においては、安全対策や緊急時の対応マニュアルなど、重要な情報が多岐にわたります。これらを適切に管理するために、定期的なマニュアルの整理やバージョン管理、フォーマットや保管場所のルールを整備することが重要です。

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eye

マニュアル作成ツールの選び方

1

マニュアルの公開先で選ぶ

運輸業や郵便業では、社内向けのマニュアルだけでなく、業務委託先や協力会社にもマニュアルを共有することが求められる場合があります。社外向けのツールでは、ファイルやフォルダーに対して権限を設定できたり、QRコードでの出力やSNSへの公開など、多様な方法で情報を公開することができます。

2

PC操作のマニュアル作成機能で選ぶ

PC画面上の操作方法をマニュアル化する機能も重要です。例えば、運輸業では運行管理システムの操作方法、郵便業では郵便追跡システムの操作方法などをマニュアル化する必要があります。以下の機能を備えた製品を選びましょう。 PC画面の録画 PCの画面のキャプチャ PC操作の自動キャプチャと説明文の自動作成

3

動画マニュアル作成で選ぶ

運輸業や郵便業では、機器の操作方法や安全対策の手順を動画で説明することが非常に有効です。以下の機能を備えた製品を選びましょう。 動画編集機能 スマホアプリを利用した動画撮影 字幕の自動生成機能 テキストから音声への変換 外部音声（ボイスオーバー）の動画への挿入 静止画を使用した動画の作成

4

マニュアルの出力形式から選ぶ

作成したマニュアルを以下の形式で出力できるツールを選びましょう。運輸業や郵便業では、現場での閲覧に適した形式を選ぶことが重要です。 Microsoft Word形式 Microsoft Excel形式 Microsoft PowerPoint形式 Google Docs形式 Google Sheets形式 PDF形式 MP4形式 HTML形

able

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