映画館向けのワークフローシステム（シェア上位）
ワークフローシステムとは？
更新：2024年10月30日
ワークフローシステムは、映画館運営における業務プロセスを電子化し、効率化するためのツールです。映画館では日常的に様々な申請や承認が行われますが、これらをデジタル化することで、手続きが簡素化されます。例えば、映画の上映スケジュールの承認や、宣伝ポスターの制作依頼、設備の修理申請など、ペーパーレスで行えるようになります。これにより、リモートワークの促進や内部統制の強化が可能になります。申請書の電子化、承認ルートの設定、文書の自動仕分けと保管などが主な機能です。スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、映画館のスタッフは場所を問わず利用できます。
導入メリット
申請、承認の手間削減
映画館では、多くの申請書類が発生しますが、ワークフローシステムを導入することで、印刷や郵送が不要となり、システム上で承認者や関係者の回覧が自動化されます。例えば、新しい映画の上映に関する申請や、キャンペーンの実施許可などが簡単に行えます。
決裁スピードの向上
スマートフォンやタブレットでの申請、承認が可能なので、映画館のマネージャーが外出中でも業務が進行できます。これにより、映画の上映スケジュールやイベントの決定が迅速化し、承認のための出社や承認者の来社待ちの時間もなくなります。
内部統制の強化
映画館内の権限規定に従って承認経路が作成されるため、適切な承認経路で承認することができます。例えば、予算超過のイベント申請や設備の高額修理など、承認が必要なケースでの不正防止や規定外の申請を防ぐことができます。
導入注意点
申請書、承認ルートの整理
映画館の運営では多岐にわたる申請書と承認ルートが存在します。ワークフローシステムを導入する前に、必要な申請書と設定したい承認経路の条件を事前に整理しておきましょう。例えば、映画の上映決定に関する承認ルートや、イベント開催の申請フローなどを見直し、簡素化を図ることが望ましいです。
システム連携の制限
映画館で使用している他のシステム（例えば、チケット販売システムや顧客管理システム）とワークフローシステムが連携できない場合、非効率な重複入力が発生する恐れがあります。導入前に、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。
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ワークフローシステムの選び方
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ワークフローシステムのタイプで選ぶ
ワークフローシステムは、以下の3つのタイプに別れます。映画館の運営目的に応じて適したタイプを検討しましょう。 ワークフロー専用タイプ 映画館の運営に特化した製品です。上映スケジュールの承認フローや宣伝活動の計画承認など、複雑な業務フローに対応しています。日本独自の商習慣が残っている映画館にも適しています。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。映画館のスタッフが社内ポータル上でワークフローにアクセスできるメリットがあり、トータルコストの削減も可能です。 バックオフィス系の機能タイプ 経費精算システムや請求書管理ソフトなどの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。映画館の規模が小さく、特定の業務でしか承認が必要ない場合に適しています。
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承認フローの複雑さで選ぶ
映画館の運営に必要な承認フローの複雑さに応じて、適した製品を選びましょう。例えば、上映スケジュールの変更や、新しい映画の導入承認など、複雑なフローに対応できる製品を選びます。
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申請書の作成方法で選ぶ
ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートを利用する方法と、別のツールでデザインから作成する方法があります。映画館の申請書の見た目や機能に応じて、適した方法を選びましょう。
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内部統制に関する機能から選ぶ
映画館の組織管理機能により、承認フローや権限管理を効率的に行うことができます。組織変更や人事異動に伴うメンテナンスの手間を削減するため、大規模な映画館や組織変更が頻繁に行われる場合に適しています。
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他のカテゴリの製品との連携から選ぶ
映画館では多くのシステムが使用されています。例えば、人事システムやメールソフト、ビジネスチャットツールなどと連携することで、ワークフローシステムの効果を最大化できます。自社の使用している製品との連携を確認しましょう
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