ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムは、企業内での届出申請、承認、決済を電子化し、効率化するためのツールです。総務部門においては、日常的に多くの申請や承認手続きを扱うため、ワークフローシステムの導入は特に有効です。これにより、申請や承認の手続きが簡素化され、ペーパーレス化、リモートワークの促進、内部統制の強化が可能になります。総務関連の申請書の電子化、承認ルートの設定、文書の自動仕分けと保管などが主な機能です。スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、場所を問わず利用できます。
総務向けのワークフローシステム（シェア上位）
ワークフローシステムとは？
更新：2024年10月30日
ワークフローシステムは、企業内での届出申請、承認、決済を電子化し、効率化するためのツールです。総務部門においては、日常的に多くの申請や承認手続きを扱うため、ワークフローシステムの導入は特に有効です。これにより、申請や承認の手続きが簡素化され、ペーパーレス化、リモートワークの促進、内部統制の強化が可能になります。総務関連の申請書の電子化、承認ルートの設定、文書の自動仕分けと保管などが主な機能です。スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、場所を問わず利用できます。
導入メリット
申請、承認の手間削減
総務部門では、日常的に各種申請書の処理が多く発生します。ペーパーレス化により申請書の印刷や郵送が不要となり、システム上で承認者や関係者の回覧が自動化されるため、提出手間が削減されます。特に総務の業務効率化には大きな効果があります。
決裁スピードの向上
スマートフォンやタブレットでの申請、承認が可能で、外出中でも業務が進行できるため、決裁までが迅速化します。承認のための出社や承認者の来社待ちの時間もなくなります。総務部門の業務は社内全体に影響することが多いため、迅速な決裁は全社の業務効率向上にも繋がります。
内部統制の強化
総務部門は社内の権限規定やコンプライアンスを厳守する必要があります。ワークフローシステムでは、社内の権限規定などに従って承認経路が作成されるため、適切な承認経路で承認することができます。文書の改ざん防止や規定外の申請、承認を防ぎ、内部統制が強化されます。
導入注意点
申請書、承認ルートの整理
ワークフローシステムは、申請書の項目や承認経路の複雑さが製品ごとに異なります。総務部門では、様々な種類の申請書が存在するため、必要な申請書と設定したい承認経路の条件は事前に整理しておきましょう。承認経路の事前整理においては、洗い出しだけでなく、見直しもしておくことが望ましいです。見直しでは、承認経路が過剰なケースが多いため、簡素化の観点で見直しを行うことが推奨されます。
システム連携の制限
ワークフローシステムと外部システムと連携できない場合、それぞれのシステムからの転記など非効率な重複入力が発生する恐れがあります。例えば、人事システムと連携できない場合、従業員マスタのダブルメンテが必要になります。特に総務部門は他部門との連携が多いため、他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。
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ワークフローシステムの選び方
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ワークフローシステムのタイプで選ぶ
ワークフローシステムは、以下の3つのタイプに別れます。用途、目的に応じて自社に合ったタイプを検討しましょう。 ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。特化している分、他のタイプに比べると高機能で、複雑な承認フローや柔軟な権限管理に対応しています。日本独自の商習慣が残っている企業や組織が複雑化して他の2つタイプのワークフロー機能で対応できなくなった場合は、特におすすめです。総務部門が扱う多様な申請や承認フローにも柔軟に対応できます。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。ワークフロー専用タイプの小規模から中規模向け製品程度の機能を備えている傾向にあります。特化型の製品と比べて、社内ポータル上でワークフローにアクセスできるメリットがあります。総務部門が他部門と連携しやすく、トータルコスト、従業員情報のメンテナンスコスト、ID管理コストを削減できるメリットがあります。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。コスト面で優位であり、総務部門が特定の業務でしか承認が必要ない場合には適しています。
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承認フローの複雑さで選ぶ
設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なります。総務部門が扱う申請や承認フローが複雑な場合、例えば、フローの分岐条件を申請書や申請金額で分岐させたり、申請者の所属や役職に応じて承認フローを自動分岐させる機能がある製品が適しています。初期設定コストは、ワークフローの使用頻度が高い総務部門ほど回収しやすくなります。
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申請書の作成方法で選ぶ
ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートやtext・数値・日付等の入力項目や表示専用項目等の部品(モジュール)の組み合わせを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する2つの方法に大別されます。総務部門が扱う申請書の種類や見た目の重要度に応じて選びましょう。
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内部統制に関する機能から選ぶ
組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。総務部門では、組織変更や人事異動に伴う承認経路、承認者、権限委譲のメンテナンスの手間を削減することができます。組織の規模が大きい企業、組織の過渡期で人員の増減や組織の改変が多い企業には特に適しています。
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他のカテゴリの製品との連携から選ぶ
ワークフローは重要な意思決定の際に必要になるため、多くの製品カテゴリが候補にあがります。代表的なものは以下です。これらのカテゴリの自社の製品との連携に対応していることを確認しましょう。 人事システム 人事システムと連携することで、人事システムの組織、従業員情報を用いてワークフローシステムの設定を行うことができます。また、組織再編や異動が合った際にも、人事システムのメンテナンスだけで済みます。初期設定コストや管理コストを抑えることができるため、人事システムとの連携も検討しましょう。 メールソフト、ビジネスチャットツール メールソフトまたはビジネスチャットと連携することで、承認プロセスの通知を自動で連絡することができます。承認し忘れなどを防ぐことができます。 電子契約システム 電子契約ソフトと連携することで、契約締結に関する社内の承認プロセスを電子化することができます。ワークフローシステムで申請、申請内容のチェック、承認とそれらの証跡管理を行い、承認後の契約書を電子契約システムに自動でアップロードし、契約の締結後に社内承認の関係者にメールで通知することができます。社内承認から契約締結までのフローを電子化することで、工数削減、不正防止に繋がります
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