人事システムとは？
人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。特に中小企業にとっては、限られたリソースで効率的に人事業務を行うために非常に有効です。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。
中小企業向けの労務管理システム（シェア上位）
人事システムとは？
更新：2024年07月10日
人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。特に中小企業にとっては、限られたリソースで効率的に人事業務を行うために非常に有効です。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。
導入メリット
人事業務の効率化
中小企業が人事システムを使用することで、従業員情報に紐付けて情報を管理することができます。これにより、2重管理や転記が必要だった情報の入力の工数を削減し、業務の効率化を実現します。リソースが限られている中小企業にとって、業務の効率化は非常に大きなメリットです。
手続きの効率化
紙やメールでの作業と比較すると、煩雑でボリュームのある処理がシステム化されるため、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減でき、データ品質の向上が見込めます。また、書類をシステム管理することで過去書類の検索が可能となるため、書類を探す時間も大きく短縮できます。中小企業では特に、少人数で多くの業務をこなす必要があるため、これらの効率化は大きな利点です。
勤怠管理の効率化
紙やExcelでの管理と比較すると、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。また、データに基づいた客観的な勤怠・打刻情報を元に、高負荷な社員を上司・人事部門が見つけることができます。中小企業では、従業員一人一人の負担をしっかりと把握し、適切な対応をすることが重要です。
人事評価、人材配置の効率化
人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができるため、人事考課の効率化や人事評価に伴うデータを蓄積することができます。タレントマネジメント機能を備えている場合は、従業員の能力やスキルを管理できるため、上記の人事評価などと合わせて、適切に人材を配置することができます。中小企業では、適材適所の配置が特に重要です。
導入注意点
他カテゴリとのシステム連携
人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。中小企業では、既存のシステムとの連携がスムーズに行えるかどうかが特に重要です。
人事管理システムの導入目的
人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。まずは、従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとして、それ以外の機能の要否を定めましょう。中小企業では、必要最低限の機能に絞って導入することで、コストを抑えることができます。
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人事システムの選び方
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人事システムのタイプで選ぶ
人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。中小企業にとっては、以下の各タイプの特徴を把握し、最も適したものを選ぶことが重要です。 **従業員管理特化タイプ** 従業員情報を管理することに特化したタイプです。入退社の手続き、個人情報や身上情報の管理、組織図の発令管理、年末調整、マイナンバー管理などの機能を備えています。 **従業員管理、給与計算タイプ** 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。給与の計算だけでなく、給与明細や源泉徴収票の発行機能も含まれます。 **従業員管理、勤怠管理タイプ** 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。このタイプの製品を提供する運営会社は、同じシリーズで会計ソフトも提供しており、統合されたソリューションを提供する傾向があります。 **従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ** 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。このタイプも、運営会社が同シリーズで会計ソフトを運営しているタイプの製品が多い傾向にあります。 **従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ** 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。人事評価シートの作成、評価の取得、分析機能、目標や進捗管理機能、組織図、組織アンケートなどの機能を備えています。入社手続きから育成や人材配置、退職までをカバーしたい企業に特に適しています。
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従業員管理に関する機能で選ぶ
人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。中小企業では、特に以下の機能を考慮すると良いでしょう。 **雇用契約手続き** 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。 **入退職手続き** 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 **個人情報、身上情報管理** オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 **組織図の作成** 従業員情報から組織図を作成することができます。過去の配置との比較や、移動前の配置のシミュレーションなどをすることができます。 **従業員の異動管理** 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。
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グループ会社の管理機能で選ぶ
人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。グループ会社や子会社の情報も一元管理したい企業に適しています。ただし、中小企業ではこのような機能が必要かどうかを慎重に判断し、必要に応じて選択することが重要です。 中小企業が労務管理システムを導入する際には、自社の規模や業務内容に最適なシステムを選び、コスト効率よく運用することが求められます
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