マニュアル作成ツールとは？
更新：2024年12月10日
マニュアル作成ツールとは、業務のノウハウや手順などをまとめた文書、動画などの資料を作成するためのツールです。特に金融・保険業界では、規制やコンプライアンスに関連する複雑な手順が多く存在します。これにより、正確で一貫性のあるマニュアルが求められます。マニュアル作成ツールは、これらの要件を満たすために、標準化されたフォーマットやテンプレートを提供し、ノウハウを蓄積することができます。各種オフィススイートやメモツールでマニュアルを作成することも可能ですが、特に金融・保険業界に特化したマニュアル作成ツールを選ぶことで、業務効率の向上が期待できます。
導入メリット
マニュアル作成コストの削減
金融・保険業界では、細かい規制や法令遵守が求められるため、マニュアル作成に多大なコストがかかることがあります。マニュアル作成ツールにより、統一されたフォーマットでマニュアルを作成することで、これらのコストを削減できます。これにより、必要な情報の検索が容易になり、新しいマニュアルの追加もスムーズに行えるようになります。
複数人での編集
オンラインベースで複数人での同時編集やコメント機能があるマニュアル作成ツールでは、金融保険業界の専門知識を持つ複数の担当者が協力してマニュアルを作成できます。役割を分担したり、議論しながら作業することで、効率的にマニュアルを作成することができます。これは特に、法規制や業界標準が頻繁に更新される場合に有効です。
導入注意点
マニュアル管理のルール整備
金融保険業界においては、マニュアルの正確性と最新性が非常に重要です。マニュアル作成ツールは簡単にマニュアルを作成できるため、マニュアルが増えすぎて、どれが最新なのかわからない、どこにマニュアルがあるのかわからない、といった事態になる恐れがあります。そのため、マニュアル管理のルールの整備が重要です。定期的なマニュアルの整理でバージョン管理を行い、マニュアルの検索性を高めるためのフォーマットや保管場所のルールを合わせて検討しましょう。
かんたんな質問に答えてぴったりのマニュアル作成ツールをチェック
マニュアル作成ツールの選び方
1
マニュアルの公開先で選ぶ
金融・保険業界では、機密情報を扱うことが多いため、セキュリティが非常に重要です。マニュアル作成ツールは、社内向けのマニュアル作成ツールと社外向けのマニュアル作成ツールに大別されます。社外向けのツールでは、ファイルやフォルダーに対して権限を設定できるか、QRコードでの出力やSNSへの公開など、多様な方法で情報を公開できるかを確認しましょう。ただし、公開方法にはセキュリティ対策が必要です。
2
PC操作のマニュアル作成機能で選ぶ
金融・保険業界では、PC操作のマニュアルが重要です。例えば、特定のソフトウェアの使い方やデータ入力手順を詳細に説明する必要があります。以下の機能に対応した製品を選びましょう。 PC画面の録画 PCの画面のキャプチャ PC操作の自動キャプチャと説明文の自動作成
3
動画マニュアル作成で選ぶ
動画マニュアルを作成したい場合、金融・保険業界向けの特定の手順や操作方法をわかりやすく説明するために、以下の機能で必要な機能に対応した製品を選びましょう。 動画編集機能 スマホアプリを利用した動画撮影 字幕の自動生成機能 テキストから音声への変換 外部音声（ボイスオーバー）の動画への挿入 静止画を使用した動画の作成
4
マニュアルの出力形式から選ぶ
マニュアル作成ツールでは、金融・保険業界でよく使用されるソフトや機器に合った形式で出力できる製品を選択しましょう。以下の形式で出力できるツールが一般的です。 Microsoft Word形式 Microsoft Excel形式 Microsoft PowerPoint形式 Google Docs形式 Google Sheets形式 PDF形式 MP4形式 HTML形
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