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マニュアル作成ツールとは?

更新:2024年10月30日

マニュアル作成ツールとは、業務のノウハウや手順などをまとめた文書や動画などの資料を作成し、社内で効率的に共有するためのツールです。これらのツールは、マニュアル作成を効率化するテンプレートやガイド機能を備えているだけでなく、社内共有機能を通じて、作成したマニュアルを迅速かつ簡単に組織全体に展開することができます。

pros

導入メリット

マニュアル作成コストの削減

マニュアル作成ツールにより、統一されたフォーマットでマニュアルを作成できるため、必要な情報の検索が簡単になります。また、社内共有機能を活用することで、作成したマニュアルを迅速に組織内で共有でき、新しいマニュアルの追加や更新もスムーズに行えます。

複数人での編集

オンラインベースで複数人が同時に編集やコメントを行える機能があるため、チームで効率的にマニュアルを作成できます。社内共有機能を活用することで、作業の進捗状況をリアルタイムで共有でき、役割分担や議論を通じて効率的に作業が進められます。

cons

導入注意点

マニュアル管理のルール整備

マニュアル作成ツールは簡単にマニュアルを作成できる反面、マニュアルが増えすぎて管理が難しくなる恐れがあります。社内共有機能を活用する際には、マニュアルのバージョン管理や整理方法、保管場所のルールを定めることが重要です。これにより、最新のマニュアルが常に閲覧可能であり、情報の一元管理が実現します。

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マニュアル作成ツールの選び方

マニュアル作成ツールを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

マニュアルの公開先で選ぶ

マニュアル作成ツールは、主に社内向けと社外向けの用途に分かれます。特に社内共有機能が重要な場合、社内向けのツールを選ぶことで、組織内での情報共有が効率的に行えます。社内共有機能が充実しているツールは、権限設定やアクセス制御が容易で、セキュリティ面でも安心です。

2

PC操作のマニュアル作成機能で選ぶ

PC画面上の操作を記録し、マニュアルとして共有する機能があるツールは、特にIT部門やカスタマーサポート部門で重宝されます。社内共有機能を活用することで、作成したマニュアルを迅速に全員に配布し、新しい手順や操作方法を即座に周知できます。

3

動画マニュアル作成で選ぶ

動画マニュアルを作成する機能があるツールは、視覚的に理解しやすい資料を提供するために役立ちます。特に社内共有機能が充実しているツールでは、動画を一元管理し、全社的に共有することが可能です。これにより、従業員がどこにいても統一された情報を受け取ることができます。

4

マニュアルの出力形式から選ぶ

マニュアル作成ツールは、さまざまな出力形式に対応しています。特に社内共有機能が優れているツールを選ぶことで、異なる部門やデバイス間での互換性を確保し、スムーズな情報伝達が可能です。例えば、PDF形式やHTML形式での出力に対応しているツールは、閲覧環境に依存せずに情報を共有できます。 社内共有機能を重視するユーザーにとって、これらのポイントを考慮することで、最適なマニュアル作成ツールを選ぶことができます

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