【個人事業主向け】経費精算機能を備えた会計ソフト（シェア上位）
会計ソフトとは？
更新：2024年09月02日
会計ソフトとは、財務諸表や税務申告などの事業で発生したお金の動きを管理するためのツールです。特に個人事業主にとっては、経費精算機能が重要な役割を果たします。会計ソフトを使用することで、簿記や帳簿の作成、金銭の出入り管理、売上や経費の管理などが、紙での手作業に比べてより簡単に行うことができます。さらに、経費精算機能が充実しているソフトを選ぶことで、個人事業主は経費の管理がスムーズに行え、時間を節約できるだけでなく、正確な経費管理が可能となります。
導入メリット
業務効率化
会計ソフトを使用することで、手作業で行う会計業務を自動化することでき、時間を大幅に節約できます。これは特に個人事業主にとって重要で、経費精算機能を活用することで、日々の経費記録や領収書の整理が簡単に行えます。また、計算ミスやデータ入力ミスなどのヒューマンエラーのリスクを下げることができます。
財務状況をリアルタイムで把握
会計ソフトは、入力されたデータを自動で集計して賃借対照表や損益計算書などの決算書を作成することができます。経費精算機能を活用することで、リアルタイムで経費の状況を把握でき、適切な経営判断に繋がります。個人事業主は特に、日々の経費管理を徹底することでキャッシュフローの健全性を保つことができます。
導入注意点
電子帳簿書類の保管
電子帳簿保存法に対応するためにシステム側が要件を満たしているかを確認する必要があります。特に個人事業主にとっては、経費精算機能がしっかりと電子帳簿保存法に対応しているかどうかが重要です。帳簿書類と言われるものの中には、仕訳帳や総勘定元帳などの「帳簿」、貸借対照表や損益計算書などの「計算書」、契約書や領収書などの「書類」があります。「電子帳簿保存に対応」と謳われた製品がありますが、中には「書類」の電子帳簿保存にしか対応していない製品もあり、「帳簿」や「計算書」を電子ファイルで保存したい場合は注意が必要です。
導入設定
会計ソフトを使い始めるには設定が必要です。個人事業主にとっては、経費精算機能の設定が簡単であることが望まれます。会社名や口座、前期繰越金の登録など、すぐに登録できることから計算や調べないとわからないことまでいくつもあります。個人事業主向けのクラウド会計ソフトでは、設定項目が比較的少ないこともあり、個人や経理担当者が自分で設定できるように補助する機能が用意されています。一方で、大企業向けのERPでは、設定項目が多く、設定順序が複雑であったり設定同士が複雑に影響しています。そのため、導入するシステムを専門に扱うコンサルタントに委託することになります。
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会計ソフトの選び方
会計ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
初心者向け機能、サポートがある製品を選ぶ
会計ソフトの中には、取引を入力することで仕訳を自動的に行われる製品と、取引に対して仕訳情報を直接入力する製品とがあります。経費精算機能が分かりやすく、初心者にも使いやすい製品を選ぶことで、簿記の知識がなくても円滑に経費管理が可能です。また、仕訳についてのサポートを設けている製品もあるため、仕訳担当者の簿記の知見に応じて製品を選びましょう。
2
クラウド型とインストール型から選ぶ
クラウド型のメリットは、デバイスに依存せず、複数のPC、タブレット、スマホから使用できてネット環境があればどこでもアクセスできます。特に個人事業主は、自宅や外出先でも経費精算が行えるため、クラウド型が便利です。また、自動でバージョンアップやデータのバックアップがされるため、法改正やデータのバックアップなどの対応が必要がありません。クラウド型のデメリットは、ネット環境がないと使えないことです。インストール型のメリットはネット環境がなくても使えて、回線の速度が原因の動作や処理の遅延がおこらないことです。インストール型のデメリットは法改正に自分で対応する必要があります。また、動作がデバイスに依存するため、PCの故障などに備えてデータのバックアップをこまめに取る必要があります。
3
他のカテゴリの製品との連携から選ぶ
会計業務は事業運営においてあらゆる業務の中心にあるため、多くの製品カテゴリが候補にあがります。特に経費精算機能を重視する個人事業主は、以下のカテゴリの製品との連携も考慮すると良いでしょう。販売管理、購買管理：事業に関わる物品やサービスの授受を統括する製品です。物やサービスの授受には当然金銭が発生するため、会計ソフトとの連携をすることで仕訳の自動化が図れます。給与計算：取引先とのモノやサービスの授受だけでなく、従業員への給与の支払いも取引の一部です。給与計算ソフトと連携することでこの取引の登録を簡易化することができます。請求発行管理、請求書受領管理：請求書の発行、請求書の受領などを別製品で行っている場合は会計ソフトと連携することで仕訳の自動化が図れます。会計ソフトによっては請求管理の機能も包含している製品もあります。原価管理：原価計算を行い、予算や実績を会計ソフトに連携します。材料1つ1つの在庫評価など綿密な原価計算を行うことは難しく、会計ソフトに包含されることはありません。
4
海外会計基準への対応から選ぶ
日本会計基準以外に、米国会計基準、国際会計基準（IFRS）、その他海外の会計基準に対応する必要がある場合、対応した製品がおすすめです。
5
専用の決算書が必要な業種用の製品を選ぶ
「製造業」または個人事業主の「不動産業」、「農業」を営んでいる場合は専用の決算書が必要です。対応していない会計ソフトもあるため、上記の3つの業種に該当する場合は、ソフトの対応状況を事前に確認しましょう。また、建設業は、建設業向けの勘定科目や完成工事原価報告書を作成する必要があるため、建設業特化の会計ソフトを選択しましょう
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