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販売管理システムとは?

更新:2024年07月10日

販売管理システムは、店舗運営における受注管理、売上管理、仕入管理、債権債務管理などを取り扱うシステムです。特に店舗を運営する企業にとって、商品と金銭の動きを適切に管理することは、在庫管理や売上分析に直結する重要な要素です。販売管理システムにより、各店舗のパフォーマンスをリアルタイムで把握し、経営判断を迅速に行うことが可能になります。

pros

導入メリット

販売管理業務が自動化、標準化される

店舗運営において、販売管理は財務会計の一環であり、正確な処理が求められます。店舗間の物理的距離や複数の部門の関与から、ヒューマンエラーや連携ミスが発生しやすいです。販売管理システムを導入することで、業務プロセスがシステムに従って自動的に実行され、作業の自動化と標準化が促進されます。これにより、法律を遵守しつつ、店舗運営の効率性が向上します。

リアルタイムで状況を把握できる

販売管理システムにより、各店舗のデータが一元化され、リアルタイムで売上や在庫状況を把握できます。顧客からの問い合わせに対して、正確な在庫や見積もりデータを即座に確認できるため、顧客サービスの向上につながります。また、売上や収益に応じた迅速な経営判断が可能になります。

売上、購買データを経営判断に活用できる

販売管理システムに蓄積されたデータを活用することで、受注予測や販売予測を精度高く行うことが可能です。これにより、適切な生産計画を立案し、必要な在庫レベルを正確に把握することができ、適切な在庫の確保につながります。特に複数店舗を展開している場合、全店舗のデータを一元化することで、全体のトレンドを把握しやすくなります。

cons

導入注意点

導入難易度が非常に高い

販売管理システムの導入は、システムの規模が大きくなるほど難易度が増します。特に複数店舗を運営している場合、各店舗の業務内容を明らかにし、その優先順位を設定する必要があります。この優先順位の設定は、店舗運営の全体最適化を目指す上で重要です。これには販売管理に関する深い知識が求められます。また、複数の店舗間で利害関係を調整するためには、高い折衝能力とリーダーシップが必要です。これらの条件を満たす専門人材を確保してからシステムの導入を進めるべきです。

将来を見越した導入が必要

販売管理システムは、多くの関係者が関与するシステムであり、初期費用も高いため、頻繁にシステムを入れ替えることは困難です。そのため、導入する際には、現時点だけでなく将来の店舗運営がどのように変わるかも考慮に入れ、長期的に対応可能な製品を選ぶ必要があります。たとえば、オンプレミス型の場合は、将来的なサーバー容量の増加や老朽化への対策を予め検討することが重要です。また、クラウド版を選択する場合は、事業の拡大に伴うプランの移行が可能かどうかを事前に確認しておくべきです。

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販売管理システムの選び方

販売管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

特定の業種、販売形態向けの販売管理システムを選ぶ

販売管理システムには、特定の業種や販売形態に特化して設計された製品が存在します。以下の業種に該当する場合、それぞれのニーズに適したシステムを選定することをおすすめです。特に複数店舗を展開している場合、店舗ごとのニーズに合わせたシステムを選ぶことが重要です。 ・レンタル業、リース業 ・飲食業(ケータリングサービスを提供する宿泊業も含む) ・出版業 ・製造業 ・小売業、卸売業 ・ECサイト運営

2

販売管理システムでカバーしたい業務で選ぶ

店舗運営における販売管理業務は多岐にわたります。以下の業務の中から、対応したい業務を決めて、製品ごとの対応状況を販売管理システム診断でチェックしましょう。 ・販売見積 ・受注管理 ・出荷、納品管理 ・請求管理 ・売上管理 ・売上分析 ・契約管理 ・販売計画 ・仕入れ管理

3

販売単価管理方法から選ぶ

販売単価には、数量に基づく数量単価と製品やサービスごとに一定の固定単価の他に、以下のような単価設定方法があります。店舗運営において、どの単価設定方法が最も適しているかを考慮しましょう。 ・期間単価設定 期間単価設定は、一定期間に提供される商品やサービスに適用される価格設定です。時間依存型のサービスや商品、例えばサブスクリプションサービスやレンタル商品などに最適です。 ・重量単価設定 重量単価設定は、商品の重量に基づいて価格を設定します。農産物、鉱物、化学製品、食品(肉、魚、穀物)や建材など、重量で取引される商品の価格決定に使用されます。 ・取引先別単価設定 取引先ごとに特定の単価を設定する方法です。長期的な取引がある得意先や、発注量に基づいて価格を調整する場合に有効です。

4

設定できる品目の付帯情報で選ぶ

販売管理システムでは、製品によって設定可能な品目の付帯情報が異なります。品目の付帯情報は、基本的な概要や価格に加えて製品の特性などを理解するための情報です。店舗運営において、以下の情報が適切に管理できるシステムを選ぶことが重要です。 ・品目属性 ・重量 ・販売単位 ・不定貫管理 ・ロット管理 ・荷姿管理 ・SKU管理 ・アレルゲン情報管理

5

在庫管理で必要な情報で選ぶ

販売管理システムの中には、在庫管理機能に対応した製品があり、以下のような在庫管理情報を記録できる機能を持っています。店舗運営において、どの在庫管理情報が必要かを明確にし、それをサポートする製品を選ぶことが重要です。 ・トレーサビリティ管理 ・使用期限、有効期限管理 ・賞味期限管理 ・委託在庫、受託在庫の管理

6

対応できる請求管理業務で選ぶ

販売管理システムでの請求管理機能は製品によってカバー範囲が異なります。具体的には、以下の3つの業務カテゴリに分けられます。特に店舗運営において、これらの業務がスムーズに行えるシステムを選ぶことが重要です。 ・請求書作成 ・回収予定管理 ・入金消込

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