従業員情報の登録予約機能対応のワークフローシステム(シェア上位)
ワークフローシステムとは?
更新:2024年10月30日
ワークフローシステムは、企業内での届出申請、承認、決済を電子化し、効率化するためのツールです。これにより、申請や承認の手続きが簡素化され、ペーパーレス化、リモートワークの促進、内部統制の強化が可能になります。特に「従業員情報の登録予約機能」を持つワークフローシステムは、人事関連の手続きを効率化し、従業員情報の適切な管理と更新を支援します。申請書の電子化、承認ルートの設定、文書の自動仕分けと保管などが主な機能であり、スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、場所を問わず利用できます。
導入メリット
申請、承認の手間削減
ペーパーレス化により申請書の印刷や郵送が不要となり、システム上で承認者や関係者の回覧が自動化されるため、提出手間が削減されます。従業員情報の登録予約機能を活用することで、従業員自身が情報を事前に入力・予約できるため、人事部門の負担も軽減されます。
決裁スピードの向上
スマートフォンやタブレットでの申請、承認が可能で、外出中でも業務が進行できるため、決裁までが迅速化します。従業員情報の登録がタイムリーに行われることで、新入社員の登録や異動手続きもスムーズに進行します。
内部統制の強化
社内の権限規定などに従って承認経路が作成されるため、適切な承認経路で承認することができます。従業員情報の変更や登録においても、適切な承認を経て行われるため、内部統制の強化に寄与します。
導入注意点
申請書、承認ルートの整理
ワークフローシステムは、申請書の項目や承認経路の複雑さが製品ごとに異なります。そのため、必要な申請書と設定したい承認経路の条件は事前に整理しておきましょう。特に従業員情報の登録予約機能を活用する場合、登録内容や承認フローの整理が重要です。
システム連携の制限
ワークフローシステムと外部システムと連携できない場合、それぞれのシステムからの転記など非効率な重複入力が発生する恐れがあります。例えば、人事システムと連携できない場合、従業員マスタのダブルメンテが必要になります。従業員情報の登録予約機能を最大限に活用するためには、人事システムや他の関連システムとの連携が重要です。
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ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ワークフローシステムのタイプで選ぶ
ワークフローシステムは、以下の3つのタイプに別れます。用途、目的に応じて自社に合ったタイプを検討しましょう。 ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。特化している分、他のタイプに比べると高機能で、複雑な承認フローや柔軟な権限管理に対応しています。従業員情報の登録予約機能も高度にカスタマイズ可能な場合が多いです。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。従業員情報の登録予約機能も含め、トータルコストやメンテナンスコストを削減するための選択肢として有効です。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。コスト面で優位で、従業員情報の登録予約機能も基本的な機能として含まれている場合があります。
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承認フローの複雑さで選ぶ
設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なります。従業員情報の登録予約機能においても、シンプルなフローから複雑な承認ルートまで対応できるかを確認しましょう。
3
申請書の作成方法で選ぶ
ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートやtext・数値・日付等の入力項目や表示専用項目等の部品(モジュール)の組み合わせを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する2つの方法に大別されます。従業員情報の登録予約機能においても、どのような入力項目が必要かを考慮して選びましょう。
4
内部統制に関する機能から選ぶ
組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。従業員情報の登録予約機能でも、組織変更や人事異動に伴う情報更新が容易に行える機能があるかを確認しましょう。
5
他のカテゴリの製品との連携から選ぶ
ワークフローは重要な意思決定の際に必要になるため、多くの製品カテゴリが候補にあがります。代表的なものは以下です。これらのカテゴリの自社の製品との連携に対応していることを確認しましょう。 人事システム 人事システムと連携することで、人事システムの組織、従業員情報を用いてワークフローシステムの設定を行うことができます。従業員情報の登録予約機能も、人事システムと連携することで、情報の一元管理が可能です。 メールソフト、ビジネスチャットツール メールソフトまたはビジネスチャットと連携することで、承認プロセスの通知を自動で連絡することができます。従業員情報の登録予約機能においても、登録のリマインド通知機能などが利用できます。 電子契約システム 電子契約ソフトと連携することで、契約締結に関する社内の承認プロセスを電子化することができます。従業員情報の登録予約機能と連携することで、契約締結後の情報更新もスムーズに行えます。 以上のポイントを確認することで、従業員情報の登録予約機能を最大限に活用できるワークフローシステムを選定することができます
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