Excelの申請書フォーム取込機能対応のワークフローシステム

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ワークフローシステムは、以下の3つのタイプに分かれます。用途、目的に応じて自社に合ったタイプを検討しましょう。 ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。特化している分、他のタイプに比べると高機能で、複雑な承認フローや柔軟な権限管理に対応しています。Excelの申請書フォーム取込機能を備えた製品も多く、既存のExcel申請書をそのまま利用したい企業には特におすすめです。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。Excelの申請書フォーム取込機能を持つ製品もあり、社内ポータル上でワークフローにアクセスできる利便性があります。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。Excelの申請書フォーム取込機能を持つ製品もあり、特定の業務でしか承認が必要ない企業などにはおすすめです。

設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なります。Excelの申請書を取り込んだ後、フローの分岐条件を申請書や申請金額で分岐させたり、申請者の所属や役職に応じて承認フローを自動分岐させる機能があるか確認しましょう。

ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートやtext・数値・日付等の入力項目や表示専用項目等の部品(モジュール)の組み合わせを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する2つの方法に大別されます。 規定のテンプレートやモジュールの組み合わせを利用する方法 この方法は、申請書作成のハードルやスピードが最も早いメリットがあります。Excelの申請書フォーム取込機能があると、既存の申請書をそのまま利用できるため、申請書の作成がさらに合理化されます。 別のツールで作成するタイプ Excelで作成した申請書をCSV形式で取り込んで利用するタイプと、専用の申請書作成ツールでデザインやレイアウトなどを自由に作成できるタイプに別れます。Excelの申請書フォーム取込機能を持つ製品は、申請書の見た目が変わらず、取引先との調整や社内からの問い合わせが頻発する懸念を軽減できます。

組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。Excelの申請書フォーム取込機能を活用することで、既存の申請書フォーマットを維持しながら電子化でき、内部統制の強化が図れます。