承認者による申請の修正機能対応のワークフローシステム（シェア上位）
ワークフローシステムとは？
更新：2024年10月30日
ワークフローシステムは、企業内での届出申請、承認、決済を電子化し、効率化するためのツールです。これにより、申請や承認の手続きが簡素化され、ペーパーレス化、リモートワークの促進、内部統制の強化が可能になります。申請書の電子化、承認ルートの設定、文書の自動仕分けと保管などが主な機能です。特に「承認者による申請の修正機能」が備わっているワークフローシステムでは、承認者が申請内容を直接修正することができるため、申請者とのやり取りが減り、業務がさらに効率化されます。スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、場所を問わず利用できます。
導入メリット
申請、承認の手間削減
ペーパーレス化により申請書の印刷や郵送が不要となり、システム上で承認者や関係者の回覧が自動化されるため、提出手間が削減されます。さらには「承認者による申請の修正機能」があれば、申請内容に不備があっても承認者が直接修正できるため、再提出の手間も省けます。
決裁スピードの向上
スマートフォンやタブレットでの申請、承認が可能で、外出中でも業務が進行できるため、決裁までが迅速化します。承認のための出社や承認者の来社待ちの時間もなくなります。「承認者による申請の修正機能」があれば、申請内容の修正が即座に行われるため、さらにスピーディーな決裁が可能です。
内部統制の強化
社内の権限規定などに従って承認経路が作成されるため、適切な承認経路で承認することができます。文書の改ざん防止や規定外の申請、承認を防ぎ、内部統制が強化されます。また、「承認者による申請の修正機能」を利用することで、承認者が直接修正した記録が残るため、透明性の高い運用が可能です。
導入注意点
申請書、承認ルートの整理
ワークフローシステムは、申請書の項目や承認経路の複雑さが製品ごとに異なります。そのため、必要な申請書と設定したい承認経路の条件は事前に整理しておきましょう。特に「承認者による申請の修正機能」を活用する際には、どの承認者がどの範囲まで修正できるかを明確にしておくことが重要です。見直しでは、承認経路が過剰なケースが多いため、簡素化の観点で見直しを行うことが推奨されます。
システム連携の制限
ワークフローシステムと外部システムと連携できない場合、それぞれのシステムからの転記など非効率な重複入力が発生する恐れがあります。例えば、人事システムと連携できない場合、従業員マスタのダブルメンテが必要になります。他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。「承認者による申請の修正機能」がある場合でも、連携システムからのデータの一貫性を保つことが重要です。
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ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
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ワークフローシステムのタイプで選ぶ
ワークフローシステムは、以下の3つのタイプに別れます。用途、目的に応じて自社に合ったタイプを検討しましょう。 ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。特化している分、他のタイプに比べると高機能で、複雑な承認フローや柔軟な権限管理に対応しています。「承認者による申請の修正機能」が充実している場合が多く、特に詳細な修正が必要な場合に有効です。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。特化型の製品と比べて、社内ポータル上でワークフローにアクセスできるメリットがあります。「承認者による申請の修正機能」が必要な場合は、機能の有無を確認することが重要です。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。コスト面で優位ですので、小規模な企業や特定の業務でしか承認が必要ない企業に適しています。「承認者による申請の修正機能」を必要とする場合は、対応しているかどうかを確認しましょう。
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承認フローの複雑さで選ぶ
設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なります。例えば、フローの分岐条件を申請書や申請金額で分岐させたり、申請者の所属や役職に応じて承認フローを自動分岐させる機能があります。複雑な承認フローを必要とする場合、「承認者による申請の修正機能」を持つ製品を選ぶことで、申請内容の精度を高めつつ、効率的な承認プロセスを実現できます。
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申請書の作成方法で選ぶ
ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートやtext・数値・日付等の入力項目や表示専用項目等の部品(モジュール)の組み合わせを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する2つの方法に大別されます。申請書の作成方法や修正のしやすさ、「承認者による申請の修正機能」の対応状況などを考慮して選びましょう。
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内部統制に関する機能から選ぶ
組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。承認フロー、承認者などの自動設定に利用したり、権限移譲を階層で整理することができます。組織変更や人事異動に伴う承認経路、承認者、権限委譲のメンテナンスの手間を削減するため、「承認者による申請の修正機能」を持つ製品を選ぶことで、さらに柔軟な運用が可能となります。
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他のカテゴリの製品との連携から選ぶ
ワークフローは重要な意思決定の際に必要になるため、多くの製品カテゴリが候補にあがります。これらのカテゴリの自社の製品との連携に対応していることを確認しましょう。「承認者による申請の修正機能」がある場合、その修正内容が他のシステムにも反映されるか確認することも重要です。 人事システム 人事システムと連携することで、人事システムの組織、従業員情報を用いてワークフローシステムの設定を行うことができます。組織再編や異動があった際にも、人事システムのメンテナンスだけで済みます。「承認者による申請の修正機能」がある場合には、人事情報の反映も自動化されると便利です。 メールソフト、ビジネスチャットツール メールソフトまたはビジネスチャットと連携することで、承認プロセスの通知を自動で連絡することができます。承認し忘れなどを防ぐことができます。「承認者による申請の修正機能」による変更通知も自動で行えると、さらに便利です。 電子契約システム 電子契約ソフトと連携することで、契約締結に関する社内の承認プロセスを電子化することができます。ワークフローシステムで申請、申請内容のチェック、承認とそれらの証跡管理を行い、承認後の契約書を電子契約システムに自動でアップロードし、契約の締結後に社内承認の関係者にメールで通知することができます。社内承認から契約締結までのフローを電子化することで、工数削減、不正防止に繋がります。「承認者による申請の修正機能」がある場合、契約書の内容修正も迅速に行えます
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