承認者による申請の修正機能対応のワークフローシステム

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ワークフローシステムは、以下の3つのタイプに別れます。用途、目的に応じて自社に合ったタイプを検討しましょう。 ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。特化している分、他のタイプに比べると高機能で、複雑な承認フローや柔軟な権限管理に対応しています。「承認者による申請の修正機能」が充実している場合が多く、特に詳細な修正が必要な場合に有効です。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。特化型の製品と比べて、社内ポータル上でワークフローにアクセスできるメリットがあります。「承認者による申請の修正機能」が必要な場合は、機能の有無を確認することが重要です。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。コスト面で優位ですので、小規模な企業や特定の業務でしか承認が必要ない企業に適しています。「承認者による申請の修正機能」を必要とする場合は、対応しているかどうかを確認しましょう。

設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なります。例えば、フローの分岐条件を申請書や申請金額で分岐させたり、申請者の所属や役職に応じて承認フローを自動分岐させる機能があります。複雑な承認フローを必要とする場合、「承認者による申請の修正機能」を持つ製品を選ぶことで、申請内容の精度を高めつつ、効率的な承認プロセスを実現できます。

ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートやtext・数値・日付等の入力項目や表示専用項目等の部品(モジュール)の組み合わせを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する2つの方法に大別されます。申請書の作成方法や修正のしやすさ、「承認者による申請の修正機能」の対応状況などを考慮して選びましょう。

組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。承認フロー、承認者などの自動設定に利用したり、権限移譲を階層で整理することができます。組織変更や人事異動に伴う承認経路、承認者、権限委譲のメンテナンスの手間を削減するため、「承認者による申請の修正機能」を持つ製品を選ぶことで、さらに柔軟な運用が可能となります。