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承認の取り消し機能対応のワークフローシステム

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承認の取り消し機能対応のワークフローシステムを比較したい

あなたにおすすめ

スマホで申請や承認を行いたい

ワークフローシステムに人事データを取り込みたい

社内での申請、承認を電子化したい

ワークフローを利用して内部統制を強化したい

ワークフローシステムとは?

ワークフローシステムは、企業内での届出申請、承認、決済を電子化し、効率化するためのツールです。これにより、申請や承認の手続きが簡素化され、ペーパーレス化、リモートワークの促進、内部統制の強化が可能になります。特に、承認の取り消し機能を持つワークフローシステムは、誤った承認を迅速に訂正できるため、正確な業務運営をサポートします。申請書の電子化、承認ルートの設定、文書の自動仕分けと保管などが主な機能です。スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、場所を問わず利用できます。

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承認の取り消し機能対応のワークフローシステム(シェア上位)

X-point Cloud
X-point Cloud
株式会社エイトレッドが提供するクラウド型ワークフローシステムです。直感的な操作性と紙のようなフォーム画面で誰にでも使いやすく、専門知識なしで申請書や承認ルートをドラッグ&ドロップで設定できます。スムーズな電子化を実現し、継続利用率99%以上という高い顧客満足度を誇ります。国内SaaS型ワークフロー市場で12年連続シェアNo.1の実績があり、中小企業を中心に幅広い企業で利用されています。手頃なコストで必要な部門から段階的に導入を拡大できる柔軟性も備えています。カスタマーサクセスを重視した手厚いサポート体制で導入後の定着も支援されます。1ユーザーあたり数百円から利用できる手軽さも魅力で、中小企業の間で特に高い支持を得ています。国内SaaS型ワークフロー市場で12年連続シェアNo.1という実績が信頼性を裏付けています。
コスト
月額523
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
147サービス中2
事業規模
中小企業 13
中堅企業 54
大企業 33
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。Garoonは300名以上の大規模組織を念頭に置いて設計されており、スケーラビリティや管理機能、カスタマイズ性に優れるエンタープライズ向け製品です。クラウドサービスとして利用できるほか、自社サーバーに設置して運用することも可能で、セキュリティポリシーに応じた柔軟な導入が行えます。組織階層が複雑な企業でも運用しやすいよう、アクセス権限の細かな設定や多言語対応など大企業ニーズに応える機能を網羅しています。また、既存システムとのデータ連携や他サービスとの統合もしやすく、企業全体の情報基盤として信頼性が高い点も魅力です。数百名規模から数万名の大企業まで対応可能で、大規模でも安定動作するため、成長に合わせて長期利用できるグループウェアとなっています。大企業向けグループウェアの定番として国内の多くの有名企業で採用されており、エンタープライズIT環境に適したソリューションです。
コスト
月額911
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
147サービス中3
事業規模
中小企業 19
中堅企業 41
大企業 40
メリット・注意点
仕様・機能
rakumo株式会社が提供するワークフローシステムです。Google Workspaceと密接に連携し、社内の申請・承認フローをGoogle上でシームレスに電子化できます。Googleドライブへの稟議書保存やカレンダー予定との連動など、日常使いのツールと直結した利便性の高さが魅力です。電子契約サービスとも連携し、テレワーク環境下でも紙書類への押印を必要としないスムーズな承認を実現します。Google環境を活用する中小企業から大企業まで幅広く導入されており、馴染みあるクラウドツールで社内手続きを効率化したい企業に最適です。Google Workspaceを利用している企業にとっては、既存の業務環境にスムーズに統合できる点が大きなメリットです。シンプルで馴染みやすい画面により社内展開が容易で、クラウドの利点を活かした迅速なワークフロー改革を実現します。
コスト
月額330
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
147サービス中8
事業規模
中小企業 22
中堅企業 41
大企業 37
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社ネオジャパンが提供するグループウェアです。直感的で使いやすいインターフェースと25以上の豊富な標準機能を備え、ポータルや掲示板、スケジュール管理など社内コミュニケーションを円滑にします。ノーコードで自社専用のアプリを作成できる柔軟性も持ち、業務改善を強力に支援します。クラウド版とオンプレミス版の両方が提供されており、社内ポリシーや規模に応じて最適な導入形態を選択することができます。リーズナブルな価格(月額400円/ユーザー〜)で導入しやすく、国内最大級の導入実績を誇ります。自治体や官公庁にも採用されるほどセキュリティへの配慮と信頼性が高く、中小企業の初めてのグループウェア導入にも適した製品です。大企業まで幅広い規模で利用されており、国産ならではの手厚いサポートも魅力です。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
147サービス中9
事業規模
中小企業 24
中堅企業 56
大企業 20
メリット・注意点
仕様・機能
日本電気株式会社(NEC)が提供するワークフローシステムです。国内市場でトップクラスの導入実績を持ち、他の基幹業務システムとの優れた連携性を備えています。ユーザー自身で自社の申請フローを簡単かつ低コストで構築できる使いやすさも魅力です。スマートデバイス対応により場所を選ばず承認処理が可能で、DX推進に貢献します。累計1800社以上の導入実績があり、中堅企業から大企業まで幅広く利用されています。ワークフロー市場で10年連続国内シェアNo.1の実績があり、その信頼性と安定性は折り紙付きです。また、ユーザー企業からの要望を反映した継続的なアップデートにより、最新の業務ニーズにも対応し続けています。クラウドサービスとしての提供にも対応しており、自社でサーバーを用意せずに利用することも可能です。モバイルからの承認にも対応しており、テレワーク環境でもスムーズに業務を進められます。
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
147サービス中13
事業規模
中小企業 7
中堅企業 34
大企業 59
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
147サービス中23
事業規模
中小企業 22
中堅企業 22
大企業 56
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社チームスピリットが提供する勤怠管理システムです。クラウド上で勤怠管理とプロジェクト別の工数管理を一体化し、社員の日々の勤務状況や作業時間をまとめて可視化します。従業員が自ら打刻や各種申請を行えるセルフサービス型で、スマートフォンからでも利用できるためリモートワーク環境にも対応し、管理部門と現場双方の負担を軽減します。経費精算や申請ワークフロー機能も統合されているため、複数のツールを使わずにバックオフィス業務を効率化できる点が強みです。フレックスタイムや裁量労働制など多様な勤務形態にも対応し、働き方改革を後押しします。中堅企業から大企業まで幅広い規模で導入されており、既に数千社の実績があります。Salesforce基盤を活用した高い拡張性と他システムとの連携性により、成長志向の企業にも最適で、リアルタイムに集計されるデータを経営に活用することができます。
コスト
月額330
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
147サービス中24
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
J-MOTTOは、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供するクラウド型グループウェアです。1ユーザーあたり月額220円(税込)という低コストで、スケジュール管理、設備予約、掲示板、ワークフロー申請、勤怠管理など全26種類にも及ぶ機能を標準提供します。自社サーバーや専用ソフトの用意が不要で、初期費用もゼロのため、グループウェアを手軽に導入したい企業に最適です。スマートフォンやタブレットからも直感的に操作できる見やすい画面デザインで、ITに詳しくない方でも安心して利用できます。約20年以上にわたり中堅・中小企業を中心に4,000社以上で導入された実績があり、安定したサービス運用と丁寧なサポート体制も魅力です。まずは小規模チームからグループウェアを試してみたい場合にもピッタリの入門サービスと言えます。
コスト
月額110
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
147サービス中32
事業規模
中小企業 52
中堅企業 42
大企業 6
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
147サービス中36
事業規模
中小企業 6
中堅企業 25
大企業 69
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額330
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
147サービス中41
事業規模
中小企業 15
中堅企業 38
大企業 47
メリット・注意点
仕様・機能

ワークフローシステムとは?

更新:2024年10月30日

ワークフローシステムは、企業内での届出申請、承認、決済を電子化し、効率化するためのツールです。これにより、申請や承認の手続きが簡素化され、ペーパーレス化、リモートワークの促進、内部統制の強化が可能になります。特に、承認の取り消し機能を持つワークフローシステムは、誤った承認を迅速に訂正できるため、正確な業務運営をサポートします。申請書の電子化、承認ルートの設定、文書の自動仕分けと保管などが主な機能です。スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、場所を問わず利用できます。

pros

導入メリット

申請、承認の手間削減

ペーパーレス化により申請書の印刷や郵送が不要となり、システム上で承認者や関係者の回覧が自動化されるため、提出手間が削減されます。特に承認の取り消し機能により、誤った申請や不適切な承認を迅速に取り消すことができ、再度正確な手続きが行えます。

決裁スピードの向上

スマートフォンやタブレットでの申請、承認が可能で、外出中でも業務が進行できるため、決裁までが迅速化します。承認のための出社や承認者の来社待ちの時間もなくなり、さらに承認の取り消し機能があることで、誤った承認が発生した場合でも即座に訂正が可能です。

内部統制の強化

社内の権限規定などに従って承認経路が作成されるため、適切な承認経路で承認することができます。文書の改ざん防止や規定外の申請、承認を防ぎ、内部統制が強化されます。承認の取り消し機能により、不正や誤りに対する迅速な対応が可能となり、より厳密な内部統制を実現します。

cons

導入注意点

申請書、承認ルートの整理

ワークフローシステムは、申請書の項目や承認経路の複雑さが製品ごとに異なります。そのため、必要な申請書と設定したい承認経路の条件は事前に整理しておきましょう。特に承認の取り消し機能を活用するためには、取り消しが発生しやすいポイントをあらかじめ把握しておくことが重要です。承認経路が過剰なケースが多いため、簡素化の観点で見直しを行うことが推奨されます。

システム連携の制限

ワークフローシステムと外部システムと連携できない場合、それぞれのシステムからの転記など非効率な重複入力が発生する恐れがあります。例えば、人事システムと連携できない場合、従業員マスタのダブルメンテが必要になります。他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。承認の取り消し機能が他システムと連携している場合、取り消し後のデータ整合性も確認する必要があります。

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ワークフローシステムの選び方

1

ワークフローシステムのタイプで選ぶ

ワークフローシステムは、以下の3つのタイプに別れます。用途、目的に応じて自社に合ったタイプを検討しましょう。 ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。特化している分、他のタイプに比べると高機能で、複雑な承認フローや柔軟な権限管理に対応しています。また、ハンコ文化や申請書のフォーマットの変更が難しいなどの日本独自の商習慣に対応している製品が多い傾向にあります。特に承認の取り消し機能が充実している製品が多く、誤った承認に対する迅速な対応が可能です。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。ワークフロー専用タイプの小規模から中規模向け製品程度の機能を備えている傾向にあります。特化型の製品と比べて、社内ポータル上でワークフローにアクセスできるメリットがあります。また、承認の取り消し機能が搭載されていることが多く、利便性が高いです。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。ワークフロー専用タイプやグループウェアの機能タイプに比べると、機能面ではミニマルな傾向にありますが、コスト面で優位です。承認の取り消し機能がシンプルながらも有効に機能する場合が多いです。

2

承認フローの複雑さで選ぶ

設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なります。例えば、フローの分岐条件を申請書や申請金額で分岐させたり、申請者の所属や役職に応じて承認フローを自動分岐させる機能があります。また、承認者を複数指定して、全員の承認(AND承認)、任意の一名の承認(OR承認)、一定以上の承認(多数決、議決承認)などの複雑な承認方法を設定できる製品もあります。承認の取り消し機能がどの程度柔軟に対応できるかも確認しましょう。初期設定コストは、ワークフローの使用頻度が高い企業や、企業規模が大きい企業ほど、回収しやすくなります。自社に必要なフローと初期設定コストのバランスが重要です。

3

申請書の作成方法で選ぶ

ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートやtext・数値・日付等の入力項目や表示専用項目等の部品(モジュール)の組み合わせを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する2つの方法に大別されます。また、後者の方法はエクセルで作成した申請書をCSV形式で取り込んで利用するタイプと、専用の申請書作成ツールでデザインやレイアウトなどを自由に作成できるタイプに別れます。承認の取り消し機能がどのように反映されるかもチェックポイントです。 規定のテンプレートやモジュールの組み合わせを利用する方法は、申請書作成のハードルやスピードが最も早いメリットがあります。申請書の見た目にこだわりがなく、必要な項目を残しつつ申請書の作成を合理化したい企業、既存の申請書がなく様々な申請書を1から作る企業などに適しています。 別のツールで作成するタイプは、商習慣や関係者のITリテラシーなどが原因で、申請書の見た目が変わると、取引先との調整や社内からの問い合わせが頻発する懸念がある企業に適しています。

4

内部統制に関する機能から選ぶ

組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。承認フロー、承認者などの自動設定に利用したり、権限移譲を階層で整理することができます。組織管理機能により、組織変更や人事異動に伴う承認経路、承認者、権限委譲のメンテナンスの手間を削減することができます。組織の規模が大きい企業、組織の過渡期で人員の増減や組織の改変が多い企業には特に適しています。承認の取り消し機能が組織管理とどのように連動するかも確認しましょう。

5

他のカテゴリの製品との連携から選ぶ

ワークフローは重要な意思決定の際に必要になるため、多くの製品カテゴリが候補にあがります。代表的なものは以下です。これらのカテゴリの自社の製品との連携に対応していることを確認しましょう。 人事システム 人事システムと連携することで、人事システムの組織、従業員情報を用いてワークフローシステムの設定を行うことができます。また、組織再編や異動が合った際にも、人事システムのメンテナンスだけで済みます。初期設定コストや管理コストを抑えることができるため、人事システムとの連携も検討しましょう。承認の取り消し機能が人事情報と連携している場合、迅速な訂正が可能です。 メールソフト、ビジネスチャットツール メールソフトまたはビジネスチャットと連携することで、承認プロセスの通知を自動で連絡することができます。承認し忘れなどを防ぐことができます。また、承認の取り消し通知もこれらのツールで行うことができるため、関係者全員に迅速に情報が共有されます。 電子契約システム 電子契約ソフトと連携することで、契約締結に関する社内の承認プロセスを電子化することができます。ワークフローシステムで申請、申請内容のチェック、承認とそれらの証跡管理を行い、承認後の契約書を電子契約システムに自動でアップロードし、契約の締結後に社内承認の関係者にメールで通知することができます。社内承認から契約締結までのフローを電子化することで、工数削減、不正防止に繋がります。承認の取り消し機能が電子契約のステータスにも反映されることを確認しましょう。 キーワード 「ワークフローシステム 承認の取り消し機能

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