合議承認設定対応のワークフローシステム(シェア上位)
ワークフローシステムとは?
更新:2024年10月30日
ワークフローシステムは、企業内での届出申請、承認、決済を電子化し、効率化するためのツールです。これにより、申請や承認の手続きが簡素化され、ペーパーレス化、リモートワークの促進、内部統制の強化が可能になります。特に「合議承認設定機能」を持つワークフローシステムは、複数の承認者が関与する合議制の承認フローを設定できるため、重要な意思決定において透明性と信頼性を確保できます。申請書の電子化、承認ルートの設定、文書の自動仕分けと保管などが主な機能であり、スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、場所を問わず利用できます。
導入メリット
申請、承認の手間削減
ペーパーレス化により申請書の印刷や郵送が不要となり、システム上で承認者や関係者の回覧が自動化されるため、提出手間が削減されます。「合議承認設定機能」により、複数の承認者が関与する場合でも効率的に承認プロセスが進行します。
決裁スピードの向上
スマートフォンやタブレットでの申請、承認が可能で、外出中でも業務が進行できるため、決裁までが迅速化します。合議承認設定機能を活用することで、重要な意思決定をスムーズに進めることができ、承認のための出社や承認者の来社待ちの時間もなくなります。
内部統制の強化
社内の権限規定などに従って承認経路が作成されるため、適切な承認経路で承認することができます。合議承認設定機能により、複数の承認者の合議に基づく決定が可能となり、文書の改ざん防止や規定外の申請、承認を防ぎ、内部統制が強化されます。
導入注意点
申請書、承認ルートの整理
ワークフローシステムは、申請書の項目や承認経路の複雑さが製品ごとに異なります。そのため、必要な申請書と設定したい承認経路の条件は事前に整理しておきましょう。特に合議承認設定機能を有効に活用するためには、承認経路の事前整理と見直しが重要です。見直しでは、承認経路が過剰なケースが多いため、簡素化の観点で見直しを行うことが推奨されます。
システム連携の制限
ワークフローシステムと外部システムと連携できない場合、それぞれのシステムからの転記など非効率な重複入力が発生する恐れがあります。例えば、人事システムと連携できない場合、従業員マスタのダブルメンテが必要になります。他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。特に合議承認設定機能を活用する場合、連携によって承認者情報が自動的に反映されることが重要です。
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ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
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ワークフローシステムのタイプで選ぶ
ワークフローシステムは、以下の3つのタイプに別れます。用途、目的に応じて自社に合ったタイプを検討しましょう。 ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。特化している分、他のタイプに比べると高機能で、複雑な承認フローや柔軟な権限管理に対応しています。合議承認設定機能を必要とする企業には特におすすめです。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。特化型の製品と比べて、社内ポータル上でワークフローにアクセスできるメリットがあります。このタイプでも合議承認設定機能を持つ製品があるため、導入コストを抑えつつ承認プロセスを改善したい場合に適しています。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。コスト面で優位ですが、合議承認設定機能を持つ製品は限られるため、慎重に選定する必要があります。
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承認フローの複雑さで選ぶ
設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なります。例えば、フローの分岐条件を申請書や申請金額で分岐させたり、申請者の所属や役職に応じて承認フローを自動分岐させる機能があります。合議承認設定機能を活用することで、複数承認者の合議に基づく意思決定が可能です。自社に必要なフローと初期設定コストのバランスが重要です。
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申請書の作成方法で選ぶ
ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートやtext・数値・日付等の入力項目や表示専用項目等の部品(モジュール)の組み合わせを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する2つの方法に大別されます。合議承認設定機能を活用する場合、複数の承認者が参照しやすい申請書の設計が重要です。
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内部統制に関する機能から選ぶ
組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。合議承認設定機能を活用することで、組織変更や人事異動に伴う承認経路、承認者、権限委譲のメンテナンスの手間を削減することができます。組織の規模が大きい企業や、組織の過渡期で人員の増減や組織の改変が多い企業には特に適しています。
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他のカテゴリの製品との連携から選ぶ
ワークフローは重要な意思決定の際に必要になるため、多くの製品カテゴリが候補にあがります。代表的なものは以下です。これらのカテゴリの自社の製品との連携に対応していることを確認しましょう。 人事システム 人事システムと連携することで、人事システムの組織、従業員情報を用いてワークフローシステムの設定を行うことができます。合議承認設定機能を活用する場合でも、承認者情報が自動的に反映されるため、初期設定コストや管理コストを抑えることができます。 メールソフト、ビジネスチャットツール メールソフトまたはビジネスチャットと連携することで、承認プロセスの通知を自動で連絡することができます。合議承認設定機能を利用している場合でも、承認し忘れなどを防ぐことができます。 電子契約システム 電子契約ソフトと連携することで、契約締結に関する社内の承認プロセスを電子化することができます。ワークフローシステムで申請、申請内容のチェック、承認とそれらの証跡管理を行い、合議承認設定機能を活用することで、多数の関係者が関与するプロセスを効率的に管理できます
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