合議承認設定対応のワークフローシステム

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ワークフローシステムは、以下の3つのタイプに別れます。用途、目的に応じて自社に合ったタイプを検討しましょう。 ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。特化している分、他のタイプに比べると高機能で、複雑な承認フローや柔軟な権限管理に対応しています。合議承認設定機能を必要とする企業には特におすすめです。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。特化型の製品と比べて、社内ポータル上でワークフローにアクセスできるメリットがあります。このタイプでも合議承認設定機能を持つ製品があるため、導入コストを抑えつつ承認プロセスを改善したい場合に適しています。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。コスト面で優位ですが、合議承認設定機能を持つ製品は限られるため、慎重に選定する必要があります。

設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なります。例えば、フローの分岐条件を申請書や申請金額で分岐させたり、申請者の所属や役職に応じて承認フローを自動分岐させる機能があります。合議承認設定機能を活用することで、複数承認者の合議に基づく意思決定が可能です。自社に必要なフローと初期設定コストのバランスが重要です。

ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートやtext・数値・日付等の入力項目や表示専用項目等の部品(モジュール)の組み合わせを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する2つの方法に大別されます。合議承認設定機能を活用する場合、複数の承認者が参照しやすい申請書の設計が重要です。

組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。合議承認設定機能を活用することで、組織変更や人事異動に伴う承認経路、承認者、権限委譲のメンテナンスの手間を削減することができます。組織の規模が大きい企業や、組織の過渡期で人員の増減や組織の改変が多い企業には特に適しています。