回覧機能対応のワークフローシステム

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ワークフローシステムは、以下の3つのタイプに別れます。用途、目的に応じて自社に合ったタイプを検討しましょう。 ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。特化している分、他のタイプに比べると高機能で、複雑な承認フローや柔軟な権限管理に対応しています。多くの製品が回覧機能を備えており、特に回覧機能を重視する企業には最適です。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。このタイプも回覧機能を持つ製品が多く、社内ポータル上で回覧機能を含めたワークフローにアクセスできるメリットがあります。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。回覧機能がシンプルであっても、特定の業務でしか承認が必要ない企業にはおすすめです。

設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なります。回覧機能を重視する場合、複雑な承認フローや広範な関係者への回覧が可能な製品を選ぶことが重要です。

ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートやtext・数値・日付等の入力項目や表示専用項目等の部品(モジュール)の組み合わせを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する2つの方法に大別されます。回覧機能を活用する際には、回覧対象者が必要な情報を迅速かつ正確に受け取れるよう、見やすく使いやすい申請書の作成が求められます。

組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。回覧機能を利用することで、組織変更や人事異動に伴う回覧対象者の変更も容易に行えます。