申請の閲覧権限設定対応のワークフローシステム

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ワークフローシステムは、以下の3つのタイプに別れます。用途、目的に応じて自社に合ったタイプを検討しましょう。 ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。特化している分、他のタイプに比べると高機能で、複雑な承認フローや柔軟な権限管理に対応しています。申請の閲覧権限設定も詳細に行えるため、情報管理の精度が高まります。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。特化型の製品と比べて、社内ポータル上でワークフローにアクセスできるメリットがあります。閲覧権限設定も一元管理できるため、管理が容易です。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。コスト面で優位ですが、閲覧権限設定の詳細度は製品によるため、必要な機能が含まれているか確認しましょう。

設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なります。特に、申請の閲覧権限設定がどの程度細かくできるかを確認することが重要です。複雑な承認フローを設定する企業は、細かな閲覧権限設定が可能な製品を選ぶと良いでしょう。

ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートやtext・数値・日付等の入力項目や表示専用項目等の部品(モジュール)の組み合わせを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する2つの方法に大別されます。閲覧権限設定がどの程度簡単に行えるかも考慮に入れると良いでしょう。

組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。これにより、申請の閲覧権限設定も組織単位で行いやすくなります。組織の規模が大きい企業、組織の過渡期で人員の増減や組織の改変が多い企業には特に適しています。