経費精算システムとは?
更新:2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。家事サービス業においても、従業員が支払った交通費、道具代、消耗品費などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。経費精算システムの導入により、家事サービス業でも経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することができます。
導入メリット
経費精算処理の効率化
家事サービス業の従業員は、現場に出向くことが多く、移動時間が長い場合もあります。経費精算システムを導入することで、従業員は空いた時間にスマートフォンなどから経費申請を行えます。承認者も現場にいながら承認作業ができるため、出社の必要がなくなります。交通費の経路検索や消耗品の購入履歴の照会など、複雑な作業もシステムが自動で行ってくれるため、時間の短縮が可能です。
不正、ミスの防止
家事サービス業では、現金を扱う機会が多く、経費の不正やミスが発生しやすい環境です。経費精算システムを使うことで、従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力し、承認者がそれを確認することで、不正やミスを防止できます。例えば、消耗品の購入に過剰な金額を設定しようとした場合、システムが自動的に警告を出すため、承認者が不正を発見しやすくなります。
経費の利用状況の改善
家事サービス業では、各スタッフの経費利用状況を把握することが大切です。経費精算システムを導入することで、各スタッフの交通費や消耗品費などの経費状況をリアルタイムで把握でき、効率的なコスト削減のための分析が可能です。どのスタッフがどのような経費を使っているのかを詳細に把握することで、無駄な経費の削減や、効率的な経費管理が実現できます。
導入注意点
会計ソフトとの連携
家事サービス業では、経費精算システムと会計ソフトの連携が重要です。経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことで、手動での入力ミスを防ぎ、業務効率を向上させます。自社の会計ソフトとの連携対応を事前に確認し、スムーズな導入を目指しましょう。
自社の社員に合わせたUIの選択
家事サービス業のスタッフは現場で働くことが多いため、システムの使いやすさが特に重要です。導入前のデモを実施し、様々な年代のスタッフに使ってもらい、使いやすさや問い合わせの頻度を確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインをしっかり整備することも重要です。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
家事サービス業では、現場で発生する領収書の取り込みが頻繁に行われます。以下の取り込み機能を活用することで、領収書の転記作業を効率化できます。 ・アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。現場でも手軽に取り込めるため便利です。 ・スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合はこちらが効率的です。 ・転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。高精度で転記されるため、ミスを防げます。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
家事サービス業の従業員は、公共交通機関を利用することが多いため、交通系ICカードの取り込み機能は非常に便利です。これにより、交通費の入力が簡単になり、不正の防止にもつながります。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
家事サービス業では、コーポレートカードを利用して消耗品や道具を購入することがあります。カード連携機能を持つソフトを選ぶことで、カード使用履歴を自動的に取り込み、申請フォームを簡単に入力できます。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと各種取引を結びつけることで、経費精算に必要な入力を省略できます。家事サービス業では以下の取引履歴の連携が役立ちます。 ・タクシー手配:タクシーの手配履歴を取り込みます。 ・消耗品購入:消耗品の購入履歴を取り込みます。 ・オンラインショップ手配:オンラインショップでの購入履歴を取り込みます。
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは会計ソフトとの連携が前提です。以下の連携方式を確認しましょう。 ・CSV連携:CSV形式でデータを取り出し、会計ソフトに取り込みます。 ・システム開発によるシステム連携:システム開発により、経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。特定の製品同士の連携機能がある場合は、利用者によるシステム開発が不要です
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