経費精算システムとは?
更新:2024年10月30日
公園・遊園地などの施設を運営する企業や団体においても、経費精算システムは非常に重要なツールです。経費精算システムとは、従業員が支払った経費を管理するためのシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、設備のメンテナンス費用などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。特に公園・遊園地では、施設のメンテナンスやイベント運営にかかる多様な経費が発生するため、経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、業務効率を向上させることができます。
導入メリット
経費精算処理の効率化
公園・遊園地の運営では、多くの従業員が現場で働いており、オフィス外での経費申請が頻繁に発生します。経費精算システムを導入することで、申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。申請者は、時間と場所を選ばずに外出先からも申請でき、承認者も出社することなく承認作業が行えます。交通費の経路検索、交通費計算、申請内容と照合する一連の作業時間が短縮され、例えば定期区間の定期自動控除など、煩雑な料金計算も自動で行うことができます。
不正、ミスの防止
公園・遊園地の運営においても、従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。例えば、従業員が不正に高額な経費を精算しようとした場合、承認者がシステム上でそれを発見し、不正を防止できます。このようなシステムの導入は、透明性の高い運営に寄与します。
経費の利用状況の改善
経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。例えば、交通費の比率が高い運営部門や、設備メンテナンス費用が多い部門など、部門ごとの経費の傾向をシステム上で把握できます。そして、これらのデータをもとに、部門ごとにコスト削減の取り組みを進めることができます。
導入注意点
会計ソフトとの連携
経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。公園・遊園地の運営においても、自社の会計ソフトとの連携対応と連携方法を確認することをおすすめします。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、使いやすさが特に重要です。導入前のデモなどで、現場スタッフや管理者など様々な役職の従業員に試用してもらい、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書から経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。公園・遊園地の運営では、多くの領収書が発生するため、大きな時間節約になります。 ・アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、現場でも領収書を取り込めます。 ・スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 ・転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。カードリーダー取り込みや、スマホアプリでの取り込みがあります。公園・遊園地の従業員が頻繁に外出する場合、この機能は非常に便利です。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。施設運営において、カードでの支払いが多い場合におすすめです。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。公園・遊園地の運営では、タクシーやホテル、新幹線などの手配が頻繁に発生するため、これらの機能があると非常に便利です。 ・タクシー手配:タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 ・ホテル手配:ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 ・航空券手配:航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 ・新幹線手配:新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 ・レンタカー手配:レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 ・Amazon手配:Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。連携方式は以下の2通りです。 ・CSV連携:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。 ・システム開発によるシステム連携:システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。公園・遊園地の運営においても、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります
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