経費精算システムとは?
更新:2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。公衆浴場業においても、これにより経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することができます。特に、頻繁に発生する小口現金の管理や、従業員による日常的な出費の精算がスムーズになる点が大きなメリットです。
導入メリット
経費精算処理の効率化
申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。公衆浴場業では、従業員がシフト制で働くことが多いため、時間と場所を選ばずに経費申請ができることは大きなメリットです。申請者は空いた時間に外出先からも申請することができ、承認者も承認のために出社する必要がありません。さらに、交通費の経路検索や定期区間の自動控除など、煩雑な料金計算を自動で行う機能もあります。
不正、ミスの防止
従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。公衆浴場業では、小口現金の取り扱いが頻繁に発生しますが、システムを利用することでこれらの管理を一元化し、不正やミスのリスクを大幅に減少させることが可能です。
経費の利用状況の改善
経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。例えば、お湯の供給や設備のメンテナンス費用の比率が高い場合、その傾向をシステム上で把握し、適切なコスト削減の施策を検討することができます。
導入注意点
会計ソフトとの連携
経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。公衆浴場業においても、日々の経費管理を効率化するために、自社の会計ソフトとの連携対応と連携方法を確認することをおすすめします。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさも重要です。公衆浴場業では、シフト制の従業員が多いため、導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらい、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインを整備することも重要です。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書から経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。公衆浴場業では、日々の小口現金の管理が重要なため、領収書の取り込み機能が充実したシステムを選ぶと効果的です。 アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、オフィス以外でも領収書を取り込めます。 スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100%近い非常に高い精度で転記されます。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。公衆浴場業の従業員が公共交通機関を利用する場合、カードリーダー取り込みやスマホアプリでの取り込みを活用すると、交通費のデータを入力する手間が削減できます。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。カードでの支払いが多い場合におすすめです。公衆浴場業での買い出しや設備の購入などに活用できます。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。公衆浴場業では、タクシーやレンタカーの利用、消耗品の購入などの取引履歴をシステムに取り込むことで、作業効率化、ミス防止、不正防止などのメリットがあります。 タクシー手配:タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 ホテル手配:ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 航空券手配:航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 新幹線手配:新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 レンタカー手配:レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 Amazon手配:Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。連携方式は以下の2通りです。 CSV連携:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 システム開発によるシステム連携:システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります
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