経費精算システムとは?
更新:2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することができます。 洗濯・理容業界においても、特有の経費が発生します。例えば、消耗品の購入、社員の研修費用、出張費用などが挙げられます。これらの経費を効率的に管理するために、経費精算システムは非常に有効です。
導入メリット
経費精算処理の効率化
申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。洗濯・理容業においては、多くのスタッフが現場での業務に集中しているため、デジタルツールを活用することでオフィスに戻らずに経費申請ができ、効率が大幅に向上します。例えば、交通費の経路検索や定期区間の自動計算などの機能は、頻繁に移動が多い業界にとって非常に便利です。
不正、ミスの防止
従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。洗濯・理容業では、複数の店舗やスタッフがいることが多く、経費の申請が煩雑になりがちです。システムを利用することで、経費の内容や金額が正確に管理され、不正やミスを未然に防ぐことができます。
経費の利用状況の改善
経費の情報をシステムで管理することで、各店舗や部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。例えば、各店舗ごとに消耗品の使用状況を分析し、無駄を省く取り組みが可能です。これにより、コスト削減だけでなく、経費の透明性も向上します。
導入注意点
会計ソフトとの連携
経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。洗濯・理容業界に特化した会計ソフトとの連携が重要であり、どのソフトが最適かを事前に確認することが必要です。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさも重要です。特に洗濯理容業では、ITに不慣れなスタッフもいるかもしれません。そのため、直感的で使いやすいUIを持つシステムを選ぶことが重要です。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書からを経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。洗濯・理容業界では、現場での業務が多いため、スマホアプリでの取り込みが特に便利です。 アプリスキャン スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、オフィス以外でも領収書を取り込めます。 スキャナー 専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 転記代行 AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100%近い非常に高い精度で、転記されます。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。カードリーダー取り込みや、スマホアプリでの取り込みがあります。洗濯・理容業界では、スタッフが頻繁に移動するため、この機能は非常に役立ちます。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。洗濯・理容業界では、消耗品や備品の購入が多いため、この機能が非常に便利です。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。洗濯・理容業界でも、タクシー手配やホテル手配などの履歴を取り込めると、作業効率化が図れます。 タクシー手配 タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ホテル手配 ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 航空券手配 航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 新幹線手配 新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 レンタカー手配 レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 Amazon手配 Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。洗濯・理容業界に特化した会計ソフトとの連携がスムーズであることを確認しましょう。 CSV連携 経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 システム開発によるシステム連携 システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります
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