文書管理システムとは？
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。特に士業（弁護士、会計士など）やコンサルティング業界においては、クライアントの機密情報や契約書などの重要文書を効率的に管理するためのツールとして非常に有用です。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。これにより、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。士業やコンサルティング業務においては、厳格な法的要件を満たすための文書管理が求められるため、特に文書管理システムの選定が重要です。 似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがあり、ナレッジを共有するためには文書を保管する必要があります。そのため、明確な線引は難しいです。文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向があるのに対し、ナレッジマネジメントシステムはカジュアルで情報共有のしやすさを重視する傾向にあります。FitGapの文書管理システム診断では、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。
士業、コンサルティング向けの文書管理システム（シェア上位）
文書管理システムとは？
更新：2024年12月09日
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。特に士業（弁護士、会計士など）やコンサルティング業界においては、クライアントの機密情報や契約書などの重要文書を効率的に管理するためのツールとして非常に有用です。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。これにより、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。士業やコンサルティング業務においては、厳格な法的要件を満たすための文書管理が求められるため、特に文書管理システムの選定が重要です。 似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがあり、ナレッジを共有するためには文書を保管する必要があります。そのため、明確な線引は難しいです。文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向があるのに対し、ナレッジマネジメントシステムはカジュアルで情報共有のしやすさを重視する傾向にあります。FitGapの文書管理システム診断では、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。
導入メリット
検索性の向上
文書管理システムによって、文書の格納場所が整理されたり、文書の検索機能により必要な文書を素早く探し出せるため、業務の生産性向上が期待できます。士業やコンサルティング業務では、素早く必要な情報を探し出すことがクライアントへの迅速な対応につながります。
内部統制、情報セキュリティの強化
文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、文書の機密性、可用性が高くなります。また、タイムスタンプ機能や版管理機能などにより、文書の情報の完全性を高めることができます。士業やコンサルティング業務では、クライアントの機密情報を扱うため、これらの機能は特に重要です。文書管理システムを導入することで、情報セキュリティ、ひいては内部統制の強化につながります。
ペーパレス化
文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。士業やコンサルティング業務では、大量の書類を扱うことが多いため、ペーパーレス化による効率化は大きなメリットとなります。
導入注意点
文書の管理のルール整備
文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。運用ルールは、詳細になるほど、初期設定の工数や利用者の負担は多くなる傾向にあるため、現場負担を加味した上で策定すべきです。特に士業やコンサルティング業務では、法的要件やクライアントの要望に応じた厳格な管理が求められるため、管理対象のドキュメントを事前に決めておかないと、不要なデータ容量や管理コストが発生するおそれがあります。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
文書管理システムには、契約書や帳票などの機密性の高い文書が保管されており、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。士業やコンサルティング業務では、クライアントの信頼が非常に重要であり、文書管理システム内のファイルの漏洩は、取引先からの信用、社会的信用を失う可能性があり、経営に致命的なダメージを与えるおそれがあります。情報セキュリティ規格の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況などを確認しましょう。
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文書管理システムの選び方
1
汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ
文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。士業やコンサルティング業務では、契約書やクライアントとの合意書などの管理が重要なため、契約書の管理に特化したタイプが適している場合があります。契約書の管理に特化したタイプは契約書ライフサイクル管理ソフトともいわれ、契約期限の管理、改竄防止機能などを備えています。
2
書類の登録機能から選ぶ
文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。 複合機からの自動登録 複合機でスキャンした書類や、FAXで送られてきた書類を自動登録することができます。紙の文書や紙でのやりとりが多い士業やコンサルティング企業におすすめです。 特定のフォルダからの自動登録 自動登録用のフォルダを作成し、登録したいファイルを自動登録用のフォルダに移動すると、文書管理システムに登録できます。文書データでの取り扱いが多い士業やコンサルティング企業におすすめです。 書類の自動仕分け 登録する書類の内容を読み取って自動で仕分けします。適格請求書を判断して仕分ける製品もあります。読み取る書類のフォーマットがパターン化されている士業やコンサルティング企業におすすめです。
3
書類の閲覧、検索機能から選ぶ
文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。自社に必要な機能を備えた製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 全文検索 サムネイル表示 ランキング表示 検索条件に合う文書の自動通知
4
書類の期限管理機能から選ぶ
文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。士業やコンサルティング業務では、契約書や重要書類の期限管理が重要です。書類の期限を管理する機能を備えた製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 アラート設定：期限が近づいている書類を通知します。 自動破棄：会社法などに定められる帳簿保存期間の要件などで、文書を自動破棄します。会計帳簿の保管を考えている企業におすすめです。 自動更新：契約書などの期限を規定の更新頻度で自動更新します。契約の見直しを頻繁に行わない場合におすすめです。
5
権限管理、セキュリティ要件から選ぶ
文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能は特に重要です。士業やコンサルティング業務では、クライアントの情報を厳格に管理するため、これらの機能が欠かせません。要件を満たす製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 閲覧、編集、ダウンロードの制限 印刷の制限 削除権限 パスワード設定 透かし文字の表示 ログ管理 タイムスタンプ 電子帳簿保存法対応 士業やコンサルティング業務においては、クライアントの信頼を守るために、文書管理システムの選定と運用が非常に重要です。適切なシステムを導入し、効率的かつ安全に文書を管理することで、業務の生産性向上とクライアント満足度の向上が期待できます
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