文書管理システムとは？
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。建設業や不動産業においては、プロジェクト関連の図面、契約書、許認可書類など大量の文書が日々生成されます。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。これにより、例えば建設プロジェクトの進行状況や不動産取引の履歴を容易に追跡することができます。文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがあり、ナレッジを共有するためには文書を保管する必要があるため明確な線引は難しいです。文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向がありますが、建設業や不動産業では特に重要です。FitGapの文書管理システム診断では、自社の業界に特化した最適な製品を選ぶための簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。
建設、不動産向けの文書管理システム（シェア上位）
文書管理システムとは？
更新：2025年06月19日
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。建設業や不動産業においては、プロジェクト関連の図面、契約書、許認可書類など大量の文書が日々生成されます。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。これにより、例えば建設プロジェクトの進行状況や不動産取引の履歴を容易に追跡することができます。文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがあり、ナレッジを共有するためには文書を保管する必要があるため明確な線引は難しいです。文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向がありますが、建設業や不動産業では特に重要です。FitGapの文書管理システム診断では、自社の業界に特化した最適な製品を選ぶための簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。
導入メリット
検索性の向上
文書管理システムによって、文書の格納場所が整理され、必要な文書を素早く検索できるため、業務の生産性向上が期待できます。建設業では、プロジェクト管理や工程管理、不動産業では契約書や物件情報の管理が効率化されます。
内部統制、情報セキュリティの強化
文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、文書の機密性、可用性が高くなります。また、タイムスタンプ機能や版管理機能などにより、文書の情報の完全性を高めることができます。建設業ではプロジェクトの進行状況や変更履歴、不動産業では契約書や顧客情報の管理が強化され、情報セキュリティ、ひいては内部統制の強化につながります。
ペーパレス化
文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。建設業や不動産業では、現場での紙ベースの書類が多いため、ペーパーレス化による業務効率の向上が期待されます。
導入注意点
文書の管理のルール整備
文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。建設業や不動産業では、プロジェクトごとに異なる文書が生成されるため、運用ルールの策定が特に重要です。管理対象のドキュメントを事前に決めておかないと、不要なデータ容量や管理コストが発生するおそれがあります。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
文書管理システムには、契約書や帳票などの機密性の高い文書が保管されており、他のカテゴリの製品に比べても運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。建設業や不動産業では、プロジェクトや取引先の情報が漏洩すると大きなダメージを受けるため、情報セキュリティ規格の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況などを確認しましょう。
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文書管理システムの選び方
1
汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ
文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。建設業や不動産業では契約書の管理が重要なため、契約書管理特化タイプも検討する価値があります。
2
書類の登録機能から選ぶ
文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。 複合機からの自動登録: 建設現場や不動産の現地調査などでスキャンした書類を自動登録することができます。 特定のフォルダからの自動登録: プロジェクトごとにフォルダを設定し、自動で登録することができます。 書類の自動仕分け: 登録する書類の内容を読み取って自動で仕分けします。
3
書類の閲覧、検索機能から選ぶ
文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。建設業や不動産業では大量の書類が発生するため、これらの機能は特に重要です。 全文検索 サムネイル表示 ランキング表示 検索条件に合う文書の自動通知
4
書類の期限管理機能から選ぶ
文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。建設業や不動産業では、契約書や許認可書類の期限管理が重要です。 アラート設定: 期限が近づいている書類を通知します。 自動破棄: 会社法などに定められる帳簿保存期間の要件などで、文書を自動破棄します。 自動更新: 契約書などの期限を規定の更新頻度で自動更新します。
5
権限管理、セキュリティ要件から選ぶ
文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能は特に重要です。建設業や不動産業では、プロジェクトや取引先の情報が多いため、これらの機能を確認しましょう。 閲覧、編集、ダウンロードの制限 印刷の制限 削除権限 パスワード設定 透かし文字の表示 ログ管理 タイムスタンプ 電子帳簿保存法対
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