文書管理システムとは？
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。特に医療や福祉の分野では、患者の診療記録やケアプラン、関連法規に基づく各種報告書など、機密性の高い文書が多く存在します。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。これにより、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができ、業務効率を大幅に向上させることができます。 医療や福祉の現場では、法的要件を満たすための厳格な文書管理が求められます。文書管理システムはこれに対応するため、法的要件を満たす機能を備えていることが多いです。対して、ナレッジマネジメントシステムはカジュアルな情報共有を重視するため、医療や福祉の厳格な要件には必ずしも対応していないことが多いです。FitGapの文書管理システム診断を活用することで、医療や福祉の現場に最適なシステムを選びやすくなります。
医療、福祉向けの文書管理システム（シェア上位）
文書管理システムとは？
更新：2025年06月19日
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。特に医療や福祉の分野では、患者の診療記録やケアプラン、関連法規に基づく各種報告書など、機密性の高い文書が多く存在します。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。これにより、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができ、業務効率を大幅に向上させることができます。 医療や福祉の現場では、法的要件を満たすための厳格な文書管理が求められます。文書管理システムはこれに対応するため、法的要件を満たす機能を備えていることが多いです。対して、ナレッジマネジメントシステムはカジュアルな情報共有を重視するため、医療や福祉の厳格な要件には必ずしも対応していないことが多いです。FitGapの文書管理システム診断を活用することで、医療や福祉の現場に最適なシステムを選びやすくなります。
導入メリット
検索性の向上
文書管理システムの検索機能により、必要な文書を素早く探し出せるため、診療やケアの対応が迅速になり、患者や利用者の満足度向上に繋がります。
内部統制、情報セキュリティの強化
医療や福祉の分野では、個人情報保護が特に重要です。文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができ、タイムスタンプ機能や版管理機能により、文書の完全性を高めることができます。これにより、法的要件を満たしつつ、内部統制の強化に貢献します。
ペーパレス化
紙文書のペーパーレス化により、物理的な保管スペースの削減が可能です。これにより、医療施設や福祉施設の運営コストを削減し、環境にも優しい運営が実現します。
導入注意点
文書の管理のルール整備
医療や福祉の現場では、文書管理の運用ルールを詳細に整備することが重要です。例えば、診療記録やケアプランなどの重要文書の管理ルールを事前に決めておかなければ、不要なデータ容量や管理コストが発生するおそれがあります。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
文書管理システムには、患者情報や機密性の高い福祉関連文書が保管されます。運営会社のセキュリティ体制は特に重要であり、情報セキュリティ規格の取得状況やデータセンターの所在地、バックアップの状況などを確認しておくことが必須です。
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文書管理システムの選び方
1
汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ
診療記録やケアプランのような医療・福祉特有の文書管理に対応できる汎用タイプ、または契約書の管理に特化したタイプを選びます。医療や福祉の現場では多種多様な文書が存在するため、汎用タイプの方が適している場合が多いです。
2
書類の登録機能から選ぶ
・複合機からの自動登録 診療記録や各種報告書を複合機でスキャンして自動登録できる機能は、紙の文書が多い医療や福祉の現場に特に有用です。 ・特定のフォルダからの自動登録 文書データでの取り扱いが多い病院や福祉施設では、特定のフォルダからの自動登録機能が役立ちます。 ・書類の自動仕分け 診療記録やケアプランなど、特定のフォーマットを持つ文書を自動で仕分ける機能は、業務効率を大幅に向上させます。
3
書類の閲覧、検索機能から選ぶ
全文検索やサムネイル表示など、文書の内容を迅速に把握できる機能は、医療や福祉の現場での迅速な対応に寄与します。
4
書類の期限管理機能から選ぶ
アラート設定や自動破棄、自動更新などの期限管理機能は、法的要件を満たしつつ、文書管理の効率化を図るために重要です。
5
権限管理、セキュリティ要件から選ぶ
医療や福祉の現場では、個人情報保護が特に重要です。閲覧、編集、ダウンロードの制限やパスワード設定、透かし文字の表示、ログ管理などのセキュリティ機能を備えた製品を選ぶことが不可欠です。 これらのポイントを考慮して、自社に最適な文書管理システムを選びましょう。医療・福祉の現場において、文書管理システムの効果を最大限に引き出すためには、適切なシステム選定が重要です
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