文書管理システムとは？
更新：2024年11月21日
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。特にITやインターネット業界においては、文書のデジタル化とクラウドストレージの利用が主流となっており、文書管理システムはこれらの業界での業務効率化に大きく貢献します。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。IT、インターネットの分野では、リモートワークや分散チームでの業務が増えているため、クラウドベースの文書管理システムが特に重要です。文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがありますが、IT業界ではこれらのツールの統合利用が一般的です。文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向があるのに対し、ナレッジマネジメントシステムはカジュアルで情報共有のしやすさを重視する傾向にあります。FitGapの文書管理システム診断では、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。
導入メリット
検索性の向上
文書管理システムによって、文書の格納場所が整理されたり、文書の検索機能により必要な文書を素早く探し出せるため、IT、インターネット業界における業務の生産性向上が期待できます。特に、プロジェクト管理やデータ分析においては迅速な情報アクセスが不可欠です。
内部統制、情報セキュリティの強化
文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、文書の機密性、可用性が高くなります。IT、インターネット業界では、特にデータの取り扱いが厳重に管理されるため、タイムスタンプ機能や版管理機能などにより、文書の情報の完全性を高めることができます。文書管理システムを導入することで情報セキュリティ、ひいては内部統制の強化につながり、法令遵守やデータ保護の観点からも有利です。
ペーパレス化
文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。IT、インターネット業界では、環境への配慮やコスト削減の観点からペーパレス化が進んでおり、クラウドサービスとの相性も良いです。
導入注意点
文書の管理のルール整備
文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。特にIT、インターネット業界では、プロジェクトごとやチームごとに文書の管理ルールが異なる場合があるため、統一したルールを策定することが重要です。運用ルールは、詳細になるほど、初期設定の工数や利用者の負担は多くなる傾向にあるため、現場負担を加味した上で策定すべきです。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
文書管理システムには、契約書や帳票などの機密性の高い文書が保管されており、特にIT、インターネット業界では、運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。文書管理システム内のファイルの漏洩は、取引先からの信用、社会的信用を失う可能性があり、経営に致命的なダメージを与えるおそれがあります。情報セキュリティ規格の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況などを確認しましょう。
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文書管理システムの選び方
文書管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
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汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ
文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。特にIT、インターネット業界では、プロジェクト契約や外部委託契約が多いため、契約書管理特化タイプのシステムも有効です。
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書類の登録機能から選ぶ
文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。 ・複合機からの自動登録 複合機でスキャンした書類や、FAXで送られてきた書類を自動登録することができます。紙の文書や紙でのやりとりが多い企業におすすめです。 ・特定のフォルダからの自動登録 自動登録用のフォルダを作成し、登録したいファイルを自動登録用のフォルダに移動すると、文書管理システムに登録できます。IT、インターネット業界では、デジタルデータの取り扱いが一般的であるため、この機能は非常に有用です。 ・書類の自動仕分け 登録する書類の内容を読み取って自動で仕分けします。適格請求書を判断して仕分ける製品もあります。読み取る書類のフォーマットがパターン化されている企業におすすめです。
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書類の閲覧、検索機能から選ぶ
文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。自社に必要な機能を備えた製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 ・全文検索 ・サムネイル表示 ・ランキング表示 ・検索条件に合う文書の自動通知
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書類の期限管理機能から選ぶ
文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。IT、インターネット業界では、プロジェクトの進行管理や契約管理において期限の管理が重要です。書類の期限を管理する機能を備えた製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 ・アラート設定：期限が近づいている書類を通知します。 ・自動破棄：会社法などに定められる帳簿保存期間の要件などで、文書を自動破棄します。会計帳簿の保管を考えている企業におすすめです。 ・自動更新：契約書などの期限を規定の更新頻度で自動更新します。契約の見直しを頻繁に行わない場合におすすめです。
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権限管理、セキュリティ要件から選ぶ
文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能は特に重要です。特にIT、インターネット業界では、データセキュリティが非常に重要視されるため、これらの機能を備えた製品を選ぶことが求められます。要件を満たす製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 ・閲覧、編集、ダウンロードの制限 ・印刷の制限 ・削除権限 ・パスワード設定 ・透かし文字の表示 ・ログ管理 ・タイムスタンプ ・電子帳簿保存法対
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