教育、学習支援向けの文書管理システム

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文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。教育機関では主に汎用タイプが適していますが、特定の研究契約や協定書の管理が必要な場合には契約書管理特化タイプも検討すると良いでしょう。

文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。 複合機からの自動登録 複合機でスキャンした教材や提出物を自動登録することができます。紙の文書や紙でのやりとりが多い教育機関におすすめです。 特定のフォルダからの自動登録 自動登録用のフォルダを作成し、登録したいファイルを自動登録用のフォルダに移動すると、文書管理システムに登録できます。デジタル教材やオンライン提出物が多い教育機関におすすめです。 書類の自動仕分け 登録する書類の内容を読み取って自動で仕分けします。適格請求書を判断して仕分ける製品もあります。特定のフォーマットがパターン化されている教育機関におすすめです。

文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。自社に必要な機能を備えた製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 全文検索 サムネイル表示 ランキング表示 検索条件に合う文書の自動通知

文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。教育機関では、授業計画やカリキュラムの更新、試験問題の管理などに役立ちます。 アラート設定 期限が近づいている書類を通知します。 自動破棄 教育機関として保管期限を過ぎた資料や試験問題を自動破棄します。 自動更新 契約書などの期限を規定の更新頻度で自動更新します。