文書管理システムとは？
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。教育機関や学習支援の場においては、教材、講義資料、学生の提出物、評価レポートなど多岐にわたる文書が生成されます。これらの文書を効率的に管理するために文書管理システムが活用されます。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。教育現場では、ナレッジマネジメントツールも重要ですが、文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向があるため、適切な情報管理が求められます。FitGapの文書管理システム診断では、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。
教育、学習支援向けの文書管理システム（シェア上位）
文書管理システムとは？
更新：2024年11月21日
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。教育機関や学習支援の場においては、教材、講義資料、学生の提出物、評価レポートなど多岐にわたる文書が生成されます。これらの文書を効率的に管理するために文書管理システムが活用されます。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。教育現場では、ナレッジマネジメントツールも重要ですが、文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向があるため、適切な情報管理が求められます。FitGapの文書管理システム診断では、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。
導入メリット
検索性の向上
文書管理システムによって、教材や学習資料の格納場所が整理され、検索機能を活用することで必要な資料を素早く探し出せるため、教育現場での資料準備や学習支援の効率が向上します。これにより、教職員や学生の生産性向上が期待できます。
内部統制、情報セキュリティの強化
文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、学生の個人情報や試験問題などの機密性が高い文書の保護が可能です。また、タイムスタンプ機能や版管理機能により、文書の情報の完全性を高めることができます。文書管理システムを導入することで、教育機関全体の情報セキュリティ、ひいては内部統制の強化につながります。
ペーパレス化
文書管理システムを導入することで、学生の提出物や評価レポートなどの紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。これにより、環境負荷の軽減にも寄与します。
導入注意点
文書の管理のルール整備
文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。特に教育現場では、教材や試験問題、評価レポートなど多岐にわたる文書が存在するため、これらを効率的に管理するためのルールが必要です。詳細な運用ルールは、初期設定の工数や利用者の負担を増加させる可能性があるため、現場負担を加味した上で策定すべきです。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
文書管理システムには、学生の個人情報や成績データ、試験問題などの機密性の高い文書が保管されます。これらのデータの漏洩は教育機関の信用を失う可能性があるため、運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。情報セキュリティ規格の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況などを確認しましょう。
かんたんな質問に答えてぴったりの文書管理システムをチェック
文書管理システムの選び方
1
汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ
文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。教育機関では主に汎用タイプが適していますが、特定の研究契約や協定書の管理が必要な場合には契約書管理特化タイプも検討すると良いでしょう。
2
書類の登録機能から選ぶ
文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。 複合機からの自動登録 複合機でスキャンした教材や提出物を自動登録することができます。紙の文書や紙でのやりとりが多い教育機関におすすめです。 特定のフォルダからの自動登録 自動登録用のフォルダを作成し、登録したいファイルを自動登録用のフォルダに移動すると、文書管理システムに登録できます。デジタル教材やオンライン提出物が多い教育機関におすすめです。 書類の自動仕分け 登録する書類の内容を読み取って自動で仕分けします。適格請求書を判断して仕分ける製品もあります。特定のフォーマットがパターン化されている教育機関におすすめです。
3
書類の閲覧、検索機能から選ぶ
文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。自社に必要な機能を備えた製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 全文検索 サムネイル表示 ランキング表示 検索条件に合う文書の自動通知
4
書類の期限管理機能から選ぶ
文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。教育機関では、授業計画やカリキュラムの更新、試験問題の管理などに役立ちます。 アラート設定 期限が近づいている書類を通知します。 自動破棄 教育機関として保管期限を過ぎた資料や試験問題を自動破棄します。 自動更新 契約書などの期限を規定の更新頻度で自動更新します。
5
権限管理、セキュリティ要件から選ぶ
文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能は特に重要です。要件を満たす製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 閲覧、編集、ダウンロードの制限 印刷の制限 削除権限 パスワード設定 透かし文字の表示 ログ管理 タイムスタンプ 電子帳簿保存法対
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