文書管理システムとは？
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。広告や芸術業界では、クリエイティブなプロジェクトやキャンペーンに関連するドキュメントが多数存在し、それらを効率よく管理するために文書管理システムが役立ちます。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。これにより、プロジェクトの進行状況や各バージョンのデザイン案、広告素材などを一元管理することができます。広告や芸術の分野では、ナレッジマネジメントツールも頻繁に使われますが、文書管理システムは法的要件を満たす厳格な取り扱いが可能で、ナレッジマネジメントシステムはカジュアルな情報共有を重視する傾向があります。FitGapの文書管理システム診断では、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきか、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。
広告、芸術向けの文書管理システム（シェア上位）
文書管理システムとは？
更新：2025年05月13日
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。広告や芸術業界では、クリエイティブなプロジェクトやキャンペーンに関連するドキュメントが多数存在し、それらを効率よく管理するために文書管理システムが役立ちます。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。これにより、プロジェクトの進行状況や各バージョンのデザイン案、広告素材などを一元管理することができます。広告や芸術の分野では、ナレッジマネジメントツールも頻繁に使われますが、文書管理システムは法的要件を満たす厳格な取り扱いが可能で、ナレッジマネジメントシステムはカジュアルな情報共有を重視する傾向があります。FitGapの文書管理システム診断では、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきか、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。
導入メリット
検索性の向上
文書管理システムによって、広告キャンペーンの資料や芸術プロジェクトに関連するドキュメントの格納場所が整理され、文書の検索機能により必要な資料やデザイン案を素早く探し出せるため、クリエイティブな作業の生産性向上が期待できます。
内部統制、情報セキュリティの強化
文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、機密性の高い広告戦略や芸術作品のデザイン案などの情報を安全に保護します。また、タイムスタンプ機能や版管理機能により、ドキュメントの完全性が高まります。これにより、情報セキュリティが向上し、内部統制の強化につながります。
ペーパレス化
文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、広告や芸術のプロジェクト管理における紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。
導入注意点
文書の管理のルール整備
文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。特に広告キャンペーンの資料や芸術プロジェクトのデザイン案など、管理対象のドキュメントを事前に決めておかないと、不要なデータ容量や管理コストが発生するおそれがあります。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
文書管理システムには、機密性の高い広告戦略やデザイン案などが保管されているため、運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。文書管理システム内のファイルの漏洩は、クリエイティブな業界での信用を失うリスクが高く、経営にも致命的なダメージを与える可能性があります。情報セキュリティ規格の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況などを確認しましょう。
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文書管理システムの選び方
1
汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ
文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。広告や芸術業界では、プロジェクトの契約書や著作権管理に特化したタイプも有用です。
2
書類の登録機能から選ぶ
文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。 ・複合機からの自動登録 複合機でスキャンした書類や、FAXで送られてきた書類を自動登録することができます。広告や芸術のプロジェクトでは、紙のドキュメントも多く、この機能は非常に便利です。 ・特定のフォルダからの自動登録 自動登録用のフォルダを作成し、登録したいファイルを自動登録用のフォルダに移動すると、文書管理システムに登録できます。デジタルデータのやり取りが多い広告や芸術の業界に適しています。 ・書類の自動仕分け 登録する書類の内容を読み取って自動で仕分けします。広告キャンペーンの資料や芸術プロジェクトのドキュメントは、フォーマットがパターン化されている場合が多く、この機能が役立ちます。
3
書類の閲覧、検索機能から選ぶ
文書管理システムは、書類の検索や内容の把握を簡単にするために以下の機能を備えています。自社に必要な機能を備えた製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 ・全文検索 ・サムネイル表示 ・ランキング表示 ・検索条件に合う文書の自動通知
4
書類の期限管理機能から選ぶ
文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。広告キャンペーンのスケジュール管理や芸術プロジェクトの進行管理に役立ちます。 ・アラート設定：期限が近づいている書類を通知します。 ・自動破棄：不要になった文書を自動で破棄します。 ・自動更新：契約書などの期限を規定の更新頻度で自動更新します。
5
権限管理、セキュリティ要件から選ぶ
文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能は特に重要です。要件を満たす製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 ・閲覧、編集、ダウンロードの制限 ・印刷の制限 ・削除権限 ・パスワード設定 ・透かし文字の表示 ・ログ管理 ・タイムスタンプ ・電子帳簿保存法対
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