文書管理システムとは？
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。電気、ガス、水道業界においては、大量の技術文書、契約書、規制文書などを効率的に管理する必要があります。そのため、文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。これにより、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。 似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがありますが、文書管理システムは法的要件や規制を満たすことが重視される傾向があり、特に電気、ガス、水道のような規制の多い業界においては重要です。ナレッジマネジメントシステムは情報共有のしやすさを重視しますが、電気、ガス、水道業界では特に法的に厳格な取り扱いが必要となります。
電気、ガス、水道向けの文書管理システム（シェア上位）
文書管理システムとは？
更新：2024年12月10日
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。電気、ガス、水道業界においては、大量の技術文書、契約書、規制文書などを効率的に管理する必要があります。そのため、文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。これにより、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。 似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがありますが、文書管理システムは法的要件や規制を満たすことが重視される傾向があり、特に電気、ガス、水道のような規制の多い業界においては重要です。ナレッジマネジメントシステムは情報共有のしやすさを重視しますが、電気、ガス、水道業界では特に法的に厳格な取り扱いが必要となります。
導入メリット
検索性の向上
文書管理システムによって、文書の格納場所が整理され、技術文書や契約書などの重要な文書を素早く検索できるため、電気、ガス、水道業界における業務の生産性向上が期待できます。
内部統制、情報セキュリティの強化
電気、ガス、水道業界では、機密文書や規制文書のセキュリティが特に重要です。文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができ、タイムスタンプ機能や版管理機能により、文書の情報の完全性を確保します。これにより、情報セキュリティ、ひいては内部統制の強化につながります。
ペーパレス化
電気、ガス、水道業界も、ペーパーレス化が求められています。文書管理システムを導入することで、紙文書の保管スペースや管理の負担を削減し、環境負荷の低減にも寄与します。
導入注意点
文書の管理のルール整備
文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。電気、ガス、水道業界では特に、技術文書や規制文書の管理が重要であり、適切なルールを設定することが求められます。管理対象の文書を事前に決めておかないと、不要なデータ容量や管理コストが発生する恐れがあります。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
文書管理システムには、電気、ガス、水道業界において特に機密性の高い文書が保管されます。そのため、システムの運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。情報セキュリティ規格の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況などを確認しましょう。
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文書管理システムの選び方
1
汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ
文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。電気、ガス、水道業界では契約書管理特化タイプが、契約期限の管理や改竄防止機能などの点で有利です。
2
書類の登録機能から選ぶ
電気、ガス、水道業界では、以下のような書類の登録機能が重要です。 複合機からの自動登録：紙の文書や紙でのやり取りが多い企業におすすめ。 特定のフォルダからの自動登録：文書データでの取り扱いが多い企業におすすめ。 書類の自動仕分け：読み取る書類のフォーマットがパターン化されている企業におすすめ。
3
書類の閲覧、検索機能から選ぶ
電気、ガス、水道業界では、以下の機能を持つ文書管理システムが特に役立ちます。 全文検索 サムネイル表示 ランキング表示 検索条件に合う文書の自動通知
4
書類の期限管理機能から選ぶ
電気、ガス、水道業界では、以下の期限管理機能が重要です。 アラート設定：期限が近づいている書類を通知。 自動破棄：帳簿保存期間の要件などに対応。 自動更新：契約書などの期限を規定の更新頻度で自動更新。
5
権限管理、セキュリティ要件から選ぶ
電気、ガス、水道業界では、機密性の高い情報を扱うため、以下の権限やセキュリティ機能が特に重要です。 閲覧、編集、ダウンロードの制限 印刷の制限 削除権限 パスワード設定 透かし文字の表示 ログ管理 タイムスタンプ 電子帳簿保存法対応 以上のポイントを考慮して、電気、ガス、水道業界に最適な文書管理システムを選定することが重要です
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