物品管理システムとは？
物品管理システムは、企業や組織が所有する物品や備品を効率的に管理するシステムです。所在や使用状況の管理を行える機能が備わっており、物品や備品に、バーコード・RFIDタグ・ビーコンなどの管理タグをつけることで、情報収集を効率化します。例えば、社内で保管している図書にバーコードをつけて貸し出し管理をしたり、工場内の機具にRFIDタグをつけて所在管理をしたりすることが可能です。社内備品の効率的な管理をサポートします。
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物品管理システムとは？
更新：2025年06月19日
物品管理システムは、企業や組織が所有する物品や備品を効率的に管理するシステムです。所在や使用状況の管理を行える機能が備わっており、物品や備品に、バーコード・RFIDタグ・ビーコンなどの管理タグをつけることで、情報収集を効率化します。例えば、社内で保管している図書にバーコードをつけて貸し出し管理をしたり、工場内の機具にRFIDタグをつけて所在管理をしたりすることが可能です。社内備品の効率的な管理をサポートします。
物品管理に関する課題
物品管理に課題を感じている企業や組織は多いです。ここでは、多くの企業が抱える物品管理に関する課題をピックアップして紹介します。
1
利用記録を正確に管理できない
日々の業務において、物品の利用状況を正確に記録することは重要ですが、手作業での記録は時間がかかり、業務効率を下げてしまいます。例えば、「急いでいるから後で記録しよう」と思っても、忙しさのあまり忘れてしまうことがあります。また、紙の台帳での管理は、記入ミスや記入漏れのリスクが高く、後から使用履歴を確認する際にも手間がかかります。
2
物品の所在追跡と責任所在が曖昧になる
特に大規模な職場では、「誰が」「いつ」「どの物品を」使用しているのかを把握することが難しくなります。例えば、部署間で共有しているプロジェクターなどの備品が、予約なしで使用されたり、返却場所が不明確だったりすると、次に使用したい人が探し回ることになってしまいます。また、故障や破損が発生した際の原因究明も困難になります。
3
紛失や破損の把握が難しい
使用頻度の低い物品は、紛失に気づくまでに時間がかかることが多いです。また、複数の部署で共有している物品は「他の部署が使用中」と思い込んでしまい、実際は紛失していても発見が遅れがちです。軽微な破損は、「まだ使える」という判断で報告されないことも多く、定期的なメンテナンスも漏れがちになります。結果として、物品の劣化が進み、重大な破損につながるケースも発生します。
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物品管理システムの機能
続いて、物品管理システムの基本機能と、特定のシステムに付属している機能を整理して紹介します。
1
物品管理システムの基本機能
・台帳管理
備品の一覧台帳を作成できる（自社の要件に応じて管理項目をカスタマイズできる製品もある）
・在庫数の管理
手作業もしくは管理タグ読み取りにより、社内にある在庫数を管理する
・貸し出し管理
物品の持ち出し・返却を正確に記録し、物品の使用者・所在・返却日などを管理する
・棚卸管理
バーコードやQRコードなどの管理タグを付与し、棚卸業務を効率化する
2
特定の物品管理システムに付属している機能
・RFID対応
RFID技術で物品を非接触で高速に管理する
・アラート通知
在庫不足や過剰在庫などの重要なイベントをアラートで通知する
・自動発注
在庫が設定水準を下回ると自動で発注を行う
・モバイルアクセス
スマートフォンやタブレットからアクセスできる
・ユーザー管理
アクセス権限を設定し、複数のユーザーを効率的に管理する
・メンテナンス管理
メンテナンスが必要な物品に対して点検記録を残せる（保守期限が過ぎたものに対してアラートを出す製品もある）
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物品管理システムの導入メリット
上記で紹介した機能を踏まえ、物品管理システムを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
在庫数を正確に把握できる
在庫状況をリアルタイムで正確に把握できます。特に複数拠点で管理している場合は、在庫の総数を把握することは困難です。在庫数を統合的に管理することで、在庫の過不足を防ぎ、全体的なコスト効率を向上できます。また、Excelなどを用いた手動管理によるヒューマンエラーもなくなります。
棚卸業務が効率化する
在庫の入出庫や棚卸作業を効率化し、従業員の作業時間を短縮します。バーコードやRFID技術の活用により、手作業での在庫チェックが自動化され、作業の迅速化と負担軽減につながります。また、情報がデータ化され、簡単に検索・共有できるため、社内での情報共有もしやすくなります。
透明性が向上する
在庫の流れを詳細に追跡できるため、透明性が向上します。物品の入手時期や消費個数、利用日時、利用者などが一覧で表示され、従業員による物品の持ち帰りや私的利用など、利用目的などが疑わしい場合に検知が可能です。
物品管理システムを導入する際の注意点
物品管理システムの導入にはメリットがある一方で、しっかりと事前に確認しないといけないこともあります。
システムの要件定義を明確にする
物品管理システムの導入で重要なのが要件定義です。具体的な機能をリストアップし、実現可能性をベンダーと検討しましょう。例えば、在庫のリアルタイム更新や複数拠点間での在庫管理機能が挙げられます。曖昧な点があると、後のコスト増やプロジェクトの遅延につながるため、現状の課題と必要な機能を関係者でしっかり協議することが大切です。
管理対象物に合わせてタグを選択する
自社の管理対象物に合わせて、バーコード・RFIDタグ・ビーコンなどの管理タグを決める必要があります。例えば、サイズの小さな資産が複数ある場合は、複数の資産を一括で管理できるRFID、医療機関や精密機器を扱う場面では、電波干渉のないカラーバーコードの使用がおすすめです。
持ち出し・返却時のルールを周知する
持ち出し時や返却時のルールが徹底されていないと、物品や備品の利用状況を把握できません。また、ルールが複雑では周知に時間がかかります。そのため、業務フローを明確にして、フローに沿ったルールを設定できる製品を選びましょう。例えば、工場内の備品管理であれば、工場内にゲートを設置し、ゲート通過時に管理タグが反応して自動で持ち出し記録が取れる製品などがあります。
リースやレンタル品の管理を徹底する
リースやレンタル品の管理には、一般的な物品管理に加えて、予約受付やレンタルスケジュールの管理、在庫数の正確な管理などが求められます。特に有償でリースやレンタルを行う場合は、物品管理システムではなく、機能が充実している販売管理システムや在庫管理システムの導入をおすすめします。
固定資産の管理を徹底する
固定資産とは、会社が長期にわたって保有するものや、1年を超えて現金化・費用化される資産を指します。具体的には、土地や建物、機械などの有形固定資産や、特許権や商標権などの無形固定資産などです。固定資産は、減価償却費の計算や、固定資産税の会計処理など、一般的な物品や備品管理とは異なる業務が発生するため、物品管理システムでは対応できません。固定資産管理に特化したシステムを導入するようにしましょう。
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物品管理システムの料金相場
物品管理システムの料金相場は、機能や導入規模に応じて異なります。小規模ビジネス向けのクラウド型システムは、月額数千円で、基本的な在庫管理を提供します。大企業向けのカスタマイズ可能なオンプレミス型システムは、問い合わせが必要な場合が多いです。ほとんどの場合で詳細な価格は公開されていませんが、導入費用だけで数百万円以上になることもあります。
物品管理システムの選び方
物品管理システムを選ぶ際には、企業の特性やニーズに応じた適切なシステムを選ぶことが重要です。以下のポイントを考慮し、自社に最適なシステムを選びましょう。
1
企業規模
企業の規模によって必要な機能やシステムの規模は異なります。小規模企業では、初期投資を抑えつつ、日常の在庫管理を効率化するために、クラウドベースのシンプルな在庫管理システムがおすすめです。一方、大規模企業では、多拠点での統合管理や複雑な在庫管理が求められるため、ERP統合型の高度な在庫管理システムが適しています。
2
管理方法
物品の管理方法には、RFIDタグや、バーコード・QRコード、カラーバーコードなどがあります。自社に合った管理が実現できる製品を選びましょう。
・RFIDタグでの管理
通信距離が長く、同時に複数の物品をスキャンできます。ただし、バーコードやQRコードでの管理と比較すると、導入コストが高くなる場合が一般的です。大量の物品を扱う業界や、迅速な管理が求められる場面で有効です。
・バーコード・QRコードでの管理
低コストで導入できるため、初期投資を抑えたい場合に適しています。一方で、1点ずつ読み取る必要があるため、読み取りに時間を要します。中小規模の企業や、特定の物品を管理する際に向いています。
・カラーバーコードでの管理
電波干渉がないため、医療機関や精密機器を扱う場面での使用に適しています。特に、正確なデータ読み取りが求められる環境で活用されることが多いです。
3
便利機能
機能面にも焦点を当てることで、業務効率が変わってきます。例えば、以下のような便利機能が備わっているかどうかを確認するとよいでしょう。
・持ち出し・返却管理
物品の持ち出しや返却を管理する機能が備わっていると、企業の資産を適切に追跡でき、無駄な損失を防げます。ラベルをスキャンすることで、誰がいつ何を持ち出したかを記録し、管理を効率化します。
・予約管理
貸出の予約をシステム上で受け付け、カレンダー表示ができると、利用者から管理者への問い合わせを減らせます。貸出可能数や予約期間などのルールを設定できる機能があれば、よりスムーズな運用が可能です。
・使用（有効）期限管理
特に食品や薬品など、期限が重要な物品において、使用期限を管理する機能は重要です。期限切れの物品に対してアラートを表示することで、廃棄や交換が必要なタイミングを逃さずに済みます。
4
サポート体制
システムを導入した後のサポート体制は重要です。システムのトラブル時や、機能に関する質問に対して迅速に対応してくれるサポートがあると、安心してシステムを利用できます。サポートの内容や対応時間を事前に確認しましょう。
5
セキュリティ・データ保護
データ漏洩防止やアクセス管理の重要性を考慮し、適切なセキュリティ対策が施されているシステムを選びましょう。
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物品管理システム選びに迷った場合は？
物品管理システムを導入することで、在庫数を正確に把握でき、透明性の向上につながります。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。
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