物品管理システムの比較表を作成！おすすめや選び方も解説

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日々の業務において、物品の利用状況を正確に記録することは重要ですが、手作業での記録は時間がかかり、業務効率を下げてしまいます。例えば、「急いでいるから後で記録しよう」と思っても、忙しさのあまり忘れてしまうことがあります。また、紙の台帳での管理は、記入ミスや記入漏れのリスクが高く、後から使用履歴を確認する際にも手間がかかります。

特に大規模な職場では、「誰が」「いつ」「どの物品を」使用しているのかを把握することが難しくなります。例えば、部署間で共有しているプロジェクターなどの備品が、予約なしで使用されたり、返却場所が不明確だったりすると、次に使用したい人が探し回ることになってしまいます。また、故障や破損が発生した際の原因究明も困難になります。

企業の規模によって必要な機能やシステムの規模は異なります。小規模企業では、初期投資を抑えつつ、日常の在庫管理を効率化するために、クラウドベースのシンプルな在庫管理システムがおすすめです。一方、大規模企業では、多拠点での統合管理や複雑な在庫管理が求められるため、ERP統合型の高度な在庫管理システムが適しています。

物品の管理方法には、RFIDタグや、バーコード・QRコード、カラーバーコードなどがあります。自社に合った管理が実現できる製品を選びましょう。 ・RFIDタグでの管理 通信距離が長く、同時に複数の物品をスキャンできます。ただし、バーコードやQRコードでの管理と比較すると、導入コストが高くなる場合が一般的です。大量の物品を扱う業界や、迅速な管理が求められる場面で有効です。 ・バーコード・QRコードでの管理 低コストで導入できるため、初期投資を抑えたい場合に適しています。一方で、1点ずつ読み取る必要があるため、読み取りに時間を要します。中小規模の企業や、特定の物品を管理する際に向いています。 ・カラーバーコードでの管理 電波干渉がないため、医療機関や精密機器を扱う場面での使用に適しています。特に、正確なデータ読み取りが求められる環境で活用されることが多いです。

機能面にも焦点を当てることで、業務効率が変わってきます。例えば、以下のような便利機能が備わっているかどうかを確認するとよいでしょう。 ・持ち出し・返却管理 物品の持ち出しや返却を管理する機能が備わっていると、企業の資産を適切に追跡でき、無駄な損失を防げます。ラベルをスキャンすることで、誰がいつ何を持ち出したかを記録し、管理を効率化します。 ・予約管理 貸出の予約をシステム上で受け付け、カレンダー表示ができると、利用者から管理者への問い合わせを減らせます。貸出可能数や予約期間などのルールを設定できる機能があれば、よりスムーズな運用が可能です。 ・使用（有効）期限管理 特に食品や薬品など、期限が重要な物品において、使用期限を管理する機能は重要です。期限切れの物品に対してアラートを表示することで、廃棄や交換が必要なタイミングを逃さずに済みます。

システムを導入した後のサポート体制は重要です。システムのトラブル時や、機能に関する質問に対して迅速に対応してくれるサポートがあると、安心してシステムを利用できます。サポートの内容や対応時間を事前に確認しましょう。